生產(chǎn)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)管理檔案工作，確保生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料得到妥善保管、有效利用，為公司生產(chǎn)運(yùn)營、決策支持、質(zhì)量追溯等提供堅(jiān)實(shí)保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)管理活動(dòng)的部門、車間及相關(guān)人員。涵蓋從原材料采購、生產(chǎn)計(jì)劃制定、生產(chǎn)過程控制、質(zhì)量檢驗(yàn)到產(chǎn)品交付等整個(gè)生產(chǎn)流程中產(chǎn)生的各類文件檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映生產(chǎn)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理生產(chǎn)管理過程中的各類文件，確保檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等符合規(guī)范要求。4.及時(shí)性原則：文件形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，避免延誤導(dǎo)致檔案缺失或信息失真。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司生產(chǎn)管理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃生產(chǎn)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.定期對(duì)生產(chǎn)管理檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。5.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，提升其專業(yè)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)管理文件材料的形成、積累和初步整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，做好生產(chǎn)管理檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案保管規(guī)定，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)任務(wù)通知單，生產(chǎn)調(diào)度指令等。2.物料管理類：原材料采購合同、訂單，物料入庫單、出庫單，庫存盤點(diǎn)記錄等。3.生產(chǎn)過程記錄類：生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程，設(shè)備運(yùn)行記錄，生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表、月報(bào)表，質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，不合格品處理記錄等。4.人員管理類：員工考勤記錄，培訓(xùn)記錄，績效考評(píng)記錄等。5.設(shè)備管理類：設(shè)備臺(tái)賬，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、記錄，設(shè)備維修記錄，設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件等。6.安全生產(chǎn)類：安全管理制度，安全檢查記錄，事故報(bào)告及處理文件等。7.其他相關(guān)類：與生產(chǎn)管理有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知，對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，技術(shù)改造文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件形成后及時(shí)收集，不得積壓或丟失。2.收集的文件應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為生產(chǎn)計(jì)劃、物料管理、生產(chǎn)過程、人員管理、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的文件材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照整理要求進(jìn)行再次核對(duì)和完善，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）保管期限根據(jù)生產(chǎn)管理檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三種。1.永久保管：涉及公司重大生產(chǎn)決策、長期發(fā)展規(guī)劃、重要技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)證書等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的檔案。2.長期保管：生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備臺(tái)賬、主要生產(chǎn)工藝文件等對(duì)公司生產(chǎn)運(yùn)營有較長時(shí)間參考價(jià)值的檔案。3.短期保管：一般性的生產(chǎn)記錄、臨時(shí)性的通知等保存期限較短的檔案。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。2.檔案應(yīng)分類存放于專用的檔案柜架上，排列整齊有序，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改或泄露。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司生產(chǎn)管理檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不對(duì)外借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，按照查閱權(quán)限履行審批手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無問題，辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.復(fù)制的檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的生產(chǎn)管理檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的生產(chǎn)管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司生產(chǎn)運(yùn)營提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等基本信息，以及文件內(nèi)容的電子化存儲(chǔ)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并能對(duì)借閱期限進(jìn)行提醒和控制。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和密碼管理制度，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)檔案數(shù)