學(xué)校檔案資料制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密工作，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露，確保檔案資料的安全。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案資料的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案資料管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)全校各部門、各單位的檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.開發(fā)利用檔案資料信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料服務(wù)。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案資料。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案資料的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期對(duì)本部門、本單位的檔案資料進(jìn)行整理、分類、編目，并向?qū)W校檔案管理部門移交。3.積極配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案資料的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作，提供有關(guān)檔案資料的利用情況和信息。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料的質(zhì)量。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類原則學(xué)校檔案資料按照其形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、人事、學(xué)生等九大類。（二）分類方法1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織的各類文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信等。2.行政類：包括學(xué)校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料等。4.科研類：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定等資料。5.基建類：包含學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件資料。6.設(shè)備類：有關(guān)學(xué)校教學(xué)、科研、行政等設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等記錄。7.財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案資料。8.人事類：教職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。9.學(xué)生類：學(xué)生的學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲檔案、畢業(yè)檔案等。（三）編號(hào)規(guī)則1.每大類檔案資料按照其形成時(shí)間順序進(jìn)行流水編號(hào)。2.編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，格式為：大類代碼小類代碼流水號(hào)。例如：教學(xué)類JX01001，表示教學(xué)類中的教學(xué)計(jì)劃小類的第1份檔案資料。四、檔案資料的收集與歸檔（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的重要文件、著作、論文、成果等。3.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中形成的各類學(xué)籍檔案、成績(jī)冊(cè)、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門、本單位形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案資料，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位檔案資料收集責(zé)任人對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類、編號(hào)。2.填寫檔案資料歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門，一份留存本部門、本單位備查。3.將整理好的檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)。五、檔案資料的整理與編目（一）整理要求1.遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)，剔除重復(fù)、無效的文件資料。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的質(zhì)量。（二）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案資料目錄，包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、責(zé)任者、保管期限等。2.編寫檔案資料的卷內(nèi)目錄，逐份登記每份文件資料的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。3.編制檔案資料的備考表，注明檔案資料的整理情況、缺損情況、保管期限變更等信息。（三）編目方法1.目錄編制應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行，確保目錄的準(zhǔn)確性和便捷性。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)按照文件資料的排列順序依次填寫，不得遺漏。3.備考表應(yīng)置于卷末，與卷內(nèi)文件資料一并裝訂。六、檔案資料的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.根據(jù)檔案資料的保管期限和重要程度，采取不同的保管方式，如永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管等。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案資料的安全。（三）保護(hù)措施1.建立檔案資料保護(hù)制度，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案資料的安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命。七、檔案資料的利用與借閱（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、利用相關(guān)檔案資料。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱、利用學(xué)校有關(guān)檔案資料。3.個(gè)人因特殊原因，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱本人的人事檔案等相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。2.如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.利用檔案資料時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損。（三）借閱手續(xù)1.校內(nèi)各部門、各單位借閱檔案資料，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)本部門、本單位負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。2.外單位借閱檔案資料，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.個(gè)人借閱檔案資料，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。4.借閱檔案資料應(yīng)嚴(yán)格按照審批期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案資料的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案資料的保管期限規(guī)定，劃分永久、長(zhǎng)期、短期保管期限。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案資料，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案資料鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。2.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫檔案資料銷毀清單，一式兩份，一份隨銷毀檔案資料一同銷毀，一份留存檔案管理部門備查。3.檔案資料銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案資料徹底銷毀，防止失密。九、檔案資料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.檔案資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要