項目檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于項目檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目檔案的保管工作，包括但不限于工程項目、科研項目、營銷項目等各類項目從立項到結(jié)束全過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)項目檔案的集中統(tǒng)一管理，確保項目檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則項目檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映項目建設(shè)和管理的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.便于利用原則項目檔案的保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供有力支持。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保項目檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、項目檔案的歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.項目前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。項目規(guī)劃、設(shè)計方案、圖紙等資料。項目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。2.項目實施過程文件項目施工過程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。項目質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量驗收記錄、質(zhì)量事故處理文件等。項目進度管理文件，如項目進度計劃、進度報表、進度調(diào)整記錄等。項目安全管理文件，如安全管理制度文件、安全檢查記錄、安全事故處理文件等。項目物資管理文件，如物資采購合同、物資出入庫記錄、物資盤點報告等。項目成本管理文件，如項目預(yù)算、成本核算報表、成本控制措施等。項目會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、往來函件等文件。3.項目竣工驗收文件項目竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。項目竣工圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)圖紙。項目竣工決算報告、審計報告等。項目質(zhì)量保修書、使用說明書等文件。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)分類整理，按照項目檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔文件應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等。4.歸檔文件應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的檔號和目錄，檔號應(yīng)按照公司檔案分類編號規(guī)則編制，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。5.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，與紙質(zhì)文件的檔號相對應(yīng)，同時應(yīng)注明文件的版本號、密級等信息。三、項目檔案的整理與分類（一）整理原則項目檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.工程項目檔案工程前期文件工程設(shè)計文件工程施工文件工程監(jiān)理文件工程竣工驗收文件工程聲像檔案工程電子檔案2.科研項目檔案科研項目立項文件科研項目研究過程文件科研項目試驗報告科研項目成果鑒定文件科研項目知識產(chǎn)權(quán)文件科研項目聲像檔案科研項目電子檔案3.營銷項目檔案營銷項目策劃文件營銷項目市場調(diào)研文件營銷項目宣傳推廣文件營銷項目銷售合同文件營銷項目客戶資料文件營銷項目聲像檔案營銷項目電子檔案（三）整理步驟及要求1.收集項目檔案材料，對收集到的文件材料進行審核，確保其齊全完整、真實有效。2.對審核后的文件材料進行分類，按照分類方法將文件材料歸入相應(yīng)的類別中。3.對每一類文件材料進行編號，編號應(yīng)按照公司檔案分類編號規(guī)則編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.對編號后的文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。5.編制項目檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者、檔號等信息，目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊。6.對項目檔案進行編目，編目應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等信息，編目應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于檢索和利用。四、項目檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，保證檔案庫房的溫濕度適宜，環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)載體進行保管，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，便于查閱和利用。2.電子檔案應(yīng)采用電子載體進行保管，電子檔案應(yīng)按照分類編號順序存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等載體進行保管，聲像檔案應(yīng)按照分類編號順序存儲，并注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，便于查閱和利用。（三）保管期限1.項目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)項目的性質(zhì)、規(guī)模、重要程度等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目竣工驗收報告、項目竣工決算報告、審計報告等重要文件。長期保管期限為10年至50年，主要包括項目施工過程中的各類技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件、進度管理文件、安全管理文件、物資管理文件、成本管理文件等。短期保管期限為1年至10年，主要包括項目會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、往來函件等一般性文件。2.項目檔案的保管期限應(yīng)在檔案整理時確定，并在檔案目錄和編目中注明。保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對項目檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，對借閱的檔案進行登記和跟蹤，確保檔案按時歸還。借閱檔案時，應(yīng)要求借閱人填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或銷毀檔案。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。同時，應(yīng)定期對檔案存儲設(shè)備進行維護和檢查，確保檔案存儲設(shè)備的正常運行。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，對檔案的內(nèi)容和信息進行嚴(yán)格保密。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對外提供或公布檔案的內(nèi)容和信息。五、項目檔案的利用（一）利用原則項目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案的利用符合公司的利益和法律法規(guī)的要求。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱項目檔案的，可按照檔案借閱制度的規(guī)定進行借閱。2.公司外部單位因工作需要查閱項目檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及項目檔案的訴訟、仲裁等法律事務(wù)，需要查閱項目檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用方式1.查閱利用：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用人的需求，提供相應(yīng)的項目檔案供其查閱。查閱時，利用人應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)印利用：利用人因工作需要復(fù)印項目檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)印費用。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實性和有效性。3.借閱利用：公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱項目檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，應(yīng)將借閱的檔案交給借閱人，并在檔案借閱登記簿上登記。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)歸還借閱的檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（四）利用要求1.利用人應(yīng)愛護項目檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.利用人查閱項目檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需帶出檔案庫房查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及項目檔案的機密信息，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自對外泄露檔案的內(nèi)容和信息。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則項目檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對項目檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，是否存在缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：檢查檔案的內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確，是否存在虛假、錯誤等情況。3.檔案的系統(tǒng)性：檢查檔案是否按照項目檔案的形成規(guī)律和特點進行分類整理，是否保持文件之間的有機聯(lián)系。4.檔案的保管價值：根據(jù)項目的性質(zhì)、規(guī)模、重要程度等因素，評估檔案的保管價值，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對項目檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保