安全檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全管理，規(guī)范安全檔案工作，確保安全管理工作有章可循、有據(jù)可查，有效預(yù)防和減少安全事故，保障公司員工生命財(cái)產(chǎn)安全和公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本安全檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門、車間、班組及相關(guān)人員在安全管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安全檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋安全管理工作的各個(gè)方面，包括但不限于安全規(guī)劃、制度建設(shè)、教育培訓(xùn)、檢查整改、事故處理等，保證檔案資料的全面完整。3.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、安全敏感信息等的安全檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、安全檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.安全管理文件類：包括國(guó)家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、公司安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.安全規(guī)劃與計(jì)劃類：公司年度安全工作計(jì)劃、安全目標(biāo)責(zé)任書、安全專項(xiàng)規(guī)劃等。3.安全教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷、培訓(xùn)效果評(píng)估等。4.安全檢查與隱患排查類：安全檢查表、隱患排查記錄、整改通知書、整改報(bào)告等。5.安全設(shè)施與設(shè)備類：安全設(shè)施設(shè)計(jì)資料、設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。6.職業(yè)健康管理類：?jiǎn)T工職業(yè)健康檔案、職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告、防護(hù)用品發(fā)放記錄等。7.事故管理類：事故報(bào)告、事故調(diào)查處理文件、事故統(tǒng)計(jì)分析資料等。8.其他安全相關(guān)類：安全會(huì)議記錄、安全活動(dòng)記錄、安全獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等。（二）編號(hào)安全檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，類別代碼按照上述分類分別用兩位字母表示（如：AG安全管理文件類），流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)。例如：23AG001，表示2023年形成的第一份安全管理文件類檔案。三、安全檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、車間、班組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全檔案資料的收集工作，確保本部門安全管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、記錄等及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.安全管理部門定期對(duì)各部門的安全檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)于重要的安全文件和記錄，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行收集。3.外部獲取的與安全管理相關(guān)的文件、資料，如法律法規(guī)更新文件、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等，由安全管理部門統(tǒng)一收集，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。（二）整理1.收集到的安全檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，去除重復(fù)、無效的文件。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期、填寫文件標(biāo)題、注明來源等基本信息，并確保字跡清晰、內(nèi)容完整。3.對(duì)于紙張較大或較多的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和保管。4.電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中，確保文件的可讀性和可檢索性。四、安全檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的安全檔案資料應(yīng)定期歸檔，歸檔時(shí)間為每季度末。各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本季度收集整理好的安全檔案移交至安全管理部門。2.安全管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，確保歸檔檔案的質(zhì)量。審核無誤后，將檔案存入專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.對(duì)于跨年度的安全檔案，應(yīng)在次年歸檔時(shí)進(jìn)行集中整理和歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（二）保管1.安全檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案柜應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和存放范圍。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防意外事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.安全管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般來說，安全管理文件類、安全規(guī)劃與計(jì)劃類、事故管理類等檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；安全教育培訓(xùn)類、安全檢查與隱患排查類、安全設(shè)施與設(shè)備類、職業(yè)健康管理類等檔案保存期限不少于[X]年；其他安全相關(guān)類檔案保存期限不少于[X]年。期滿后，經(jīng)安全管理部門審核批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀處理。五、安全檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全檔案時(shí)，應(yīng)填寫《安全檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門辦理查閱手續(xù)。2.安全管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱安全檔案的，應(yīng)填寫《安全檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的審批情況，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員在《安全檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自復(fù)印、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)另行填寫《安全檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向安全管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、安全檔案的信息化管理（一）建立安全檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立安全檔案管理系統(tǒng)，將各類安全檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。安全檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱管理等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行操作和使用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安全管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等操作。2.定期對(duì)安全檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化應(yīng)用1.利用安全檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)安全檔案的快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能。各部門和相關(guān)人員可通過系統(tǒng)查詢所需的安全檔案資料，安全管理部門可根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理工作的統(tǒng)計(jì)分析，為公司安全決策提供依據(jù)。2.通過安全檔案管理系統(tǒng)，對(duì)安全檔案的借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和管理。檔案管理人員可隨時(shí)掌握檔案的借閱狀態(tài)，提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。七、安全檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.安全管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的安全檔案進(jìn)行鑒定，成立由安全管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值，確定檔案是否需要銷毀。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的安全檔案，應(yīng)填寫《安全檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、銷毀原因等信息，并經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行