函授學員檔案制度一、總則（一）目的為加強函授學員檔案管理，確保學員檔案的完整性、準確性和安全性，為教學管理、學員服務(wù)及相關(guān)決策提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的所有函授教育項目的學員檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學員的學習情況、個人信息等，嚴禁虛假信息錄入。2.完整性原則：涵蓋學員從報名到畢業(yè)全過程的各類資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學員個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范流程。二、檔案內(nèi)容（一）報名資料1.報名登記表：學員填寫的個人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號、聯(lián)系方式、報考專業(yè)等。2.學歷證明材料：如畢業(yè)證書、學位證書復印件等，以證明學員的學歷層次。3.身份證復印件：確保清晰可辨，用于核實學員身份。（二）學習過程資料1.課程學習記錄：包括學員每學期的課程成績、考勤情況等。成績記錄應(yīng)準確無誤，注明考試時間、課程名稱、成績等信息；考勤記錄應(yīng)詳細記錄學員的出勤、請假等情況。2.作業(yè)及考試答卷：保存學員提交的各類作業(yè)及考試答卷，作為評估學員學習成果的重要依據(jù)。3.學習反饋與評價：收集學員對教學內(nèi)容、教學方法、教師授課等方面的反饋意見，以及教師對學員學習表現(xiàn)的評價。（三）學籍變動資料1.轉(zhuǎn)專業(yè)申請及審批材料：學員因特殊原因申請轉(zhuǎn)專業(yè)時，提交的轉(zhuǎn)專業(yè)申請及學校審批通過的相關(guān)文件。2.休學、復學申請及審批材料：記錄學員休學、復學的原因、時間及審批過程。3.退學申請及審批材料：學員退學申請及學校批準退學的相關(guān)手續(xù)。（四）畢業(yè)相關(guān)資料1.畢業(yè)論文（設(shè)計）：學員撰寫的畢業(yè)論文（設(shè)計）及指導教師評語、評審意見等。2.畢業(yè)鑒定：對學員在校期間的綜合表現(xiàn)進行鑒定，包括思想政治、學習成績、社會實踐等方面。3.畢業(yè)證書及學位證書領(lǐng)取記錄：記錄學員領(lǐng)取畢業(yè)證書和學位證書的時間、方式等信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.在學員報名時，由招生部門負責收集學員的報名資料，并進行初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.將審核通過的報名資料移交至檔案管理部門，檔案管理人員按照檔案編號規(guī)則為學員建立個人檔案，并進行編號登記。3.在學員入學后，教學部門應(yīng)及時將學員的課程學習記錄、作業(yè)及考試答卷等資料移交至檔案管理部門，確保檔案資料的及時更新。（二）資料收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責資料的收集工作，確保資料按時、準確提交。2.收集的資料應(yīng)統(tǒng)一格式、規(guī)范填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整。3.對于電子資料，應(yīng)進行備份存儲，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類整理。2.同一類別的資料應(yīng)集中放置，便于查找和管理。3.對每份資料進行編號標識，確保檔案資料的唯一性和可追溯性。（二）歸檔方法1.將整理好的檔案資料按照年度、學期進行分類裝訂，每冊檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案內(nèi)容、頁碼等信息。2.建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，方便查詢和檢索。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的準確性和完整性。五、檔案保管與存儲（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，確保檔案資料不受損壞。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存儲索引，方便快速定位和查找所需檔案。六、檔案借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案時，需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門借閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案時，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.借閱申請人填寫借閱申請表，提交至所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表交至檔案管理部門。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相應(yīng)檔案，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱時間、借閱人、檔案內(nèi)容等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)進行認真核對，確保檔案資料完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）使用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織辦公區(qū)域。2.如需復印檔案資料，必須經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復印，復印份數(shù)應(yīng)嚴格按照申請要求執(zhí)行。3.檔案使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，不得長期占用。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案管理工作中，涉及學員個人隱私的信息應(yīng)嚴格保密，如身份證號、家庭住址、聯(lián)系方式等。3.對檔案保管室等重要場所應(yīng)加強安全防范，限制無關(guān)人員進入。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全設(shè)施建設(shè)，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.制定檔案安全應(yīng)急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時，應(yīng)及時采取措施，保護檔案資料的安全，并及時向上級報告。八、檔案期限與銷毀（一）檔案期限1.函授學員檔案應(yīng)長期保存，以滿足教學管理、學員查詢及相關(guān)部門審查等需要。2.對于已畢業(yè)學員的檔案，在其畢業(yè)后至少保存[X]年，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的學歷認證、復查等情況。（二）銷毀程序1.當檔案保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀檔案時,由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批同意后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行清點核對。3.銷毀小組應(yīng)采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。5.銷毀工作完成后，《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀記錄》等相關(guān)資料