檔案基本業(yè)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司檔案。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。4.組織開展檔案的查閱、借閱、利用等工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。5.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.積極配合綜合管理部門開展檔案的查閱、借閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞丟失。4.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。8.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、變更登記申請(qǐng)書等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)章制度等。4.公司黨群工作中形成的文件材料,如黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)活動(dòng)等方面的文件。5.公司員工人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.公司資產(chǎn)設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。8.公司市場(chǎng)營(yíng)銷檔案,包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的及時(shí)收集和整理。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，編制檔案目錄一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等核心文件，涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)的文件，以及具有歷史查考價(jià)值的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告等，以及行政管理活動(dòng)中形成的重要文件等。4.短期保管的檔案期限為5年至15年，主要包括一般性的文件材料，如日常工作中的通知、請(qǐng)示、批復(fù)等。（四）保管措施1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或查閱申請(qǐng)函，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部門。3.綜合管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還綜合管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部門。3.綜合管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門說(shuō)明情況，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等特征，結(jié)合公司的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。對(duì)保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，也可予以銷毀。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.檔案鑒定工作小組編制檔案鑒定報(bào)告，注明鑒定的檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案鑒定工作小組組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況記錄在檔案銷毀臺(tái)賬上。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2..檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案