檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準確性和安全性，提高檔案文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案文件的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文件由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案文件的來源、內(nèi)容、形式等因素進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案文件的安全保密，防止檔案文件的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案文件的利用需求，提供便捷的利用服務(wù)。二、檔案文件管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案文件管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案文件的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責(zé)對公司各部門檔案文件管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負責(zé)檔案文件管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和管理。5.負責(zé)檔案文件信息化建設(shè)，推進檔案文件數(shù)字化管理。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案文件的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.負責(zé)建立本部門檔案文件管理臺賬，記錄檔案文件的形成、保管和利用情況。3.負責(zé)配合綜合管理部門做好檔案文件的鑒定、銷毀等工作。4.負責(zé)本部門檔案文件的安全保密工作，確保檔案文件的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案文件管理的法律法規(guī)和公司檔案文件管理制度。2.負責(zé)檔案文件的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等。3.負責(zé)檔案文件的信息化管理工作，確保檔案文件信息的準確、完整和安全。4.負責(zé)對檔案文件進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.負責(zé)檔案文件的鑒定和銷毀工作，確保檔案文件的真實性和完整性。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.公司的財務(wù)檔案、審計檔案、統(tǒng)計檔案等。5.公司的工程檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等。6.其他具有保存價值的檔案文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案文件的收集工作，確保檔案文件的及時、完整收集。2.檔案文件的收集應(yīng)遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏、篡改或偽造檔案文件。3.對于重要的檔案文件，應(yīng)及時進行備份，確保檔案文件的安全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案文件的管理效率。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案文件的來源、內(nèi)容、形式等因素進行分類，如分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類等。2.編號：對每一類檔案文件進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案文件目錄，包括檔案文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案文件進行裝訂，確保檔案文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案文件的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案文件整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對于重要的檔案文件或緊急事項形成的檔案文件，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案文件應(yīng)符合整理要求，做到分類準確、編號清晰、編目完整、裝訂整齊。2.歸檔的檔案文件應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。移交清單應(yīng)包括檔案文件的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息。3.綜合管理部門應(yīng)及時對歸檔的檔案文件進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行整改。（三）保管期限1.檔案文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案文件包括公司的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)、財務(wù)決算、審計報告、重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案文件包括公司的一般性規(guī)章制度、年度計劃、統(tǒng)計報表、人事檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案文件包括公司的臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)文件等，保管期限為1年至10年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案文件應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.電子檔案文件應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案文件，應(yīng)采用多種保管方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存，以確保檔案文件的安全。（五）保管期限的鑒定與調(diào)整1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案文件的保管期限進行鑒定，根據(jù)檔案文件的實際價值和利用情況，確定檔案文件的保管期限是否需要調(diào)整。2.檔案文件保管期限的鑒定應(yīng)成立專門的鑒定小組，由綜合管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案文件管理制度，對檔案文件進行認真審查和分析，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定需要調(diào)整保管期限的檔案文件，應(yīng)及時進行調(diào)整，并在檔案文件目錄和相關(guān)系統(tǒng)中進行標注。五、檔案文件的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案文件。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案文件，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案文件。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案文件，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱日期、借閱人、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：員工如需復(fù)制檔案文件，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案文件應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用審批1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案文件，由所在部門負責(zé)人審批。2.公司外部單位查閱、借閱公司檔案文件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國家有關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案文件利用登記制度，對檔案文件的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用日期、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、審批情況、歸還日期等信息。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案文件利用情況的監(jiān)督檢查，確保檔案文件的安全和合理利用。2.對于違反檔案文件管理制度，擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案文件或泄露檔案文件內(nèi)容的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.檔案文件的鑒定工作由綜合管理部門負責(zé)組織，成立專門的鑒定小組。鑒定小組由綜合管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案文件管理制度，對檔案文件進行認真審查和分析，確定檔案文件的存毀價值。（二）鑒定標準1.鑒定檔案文件的存毀價值，應(yīng)根據(jù)檔案文件的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素進行綜合判斷。2.對于已失去保存價值的檔案文件，應(yīng)予以銷毀；對于仍有保存價值的檔案文件，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案文件，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案文件的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)鑒定小組組長審核簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案文件的銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案文件應(yīng)在檔案文件目錄和相關(guān)系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的電子化管理，提高檔案文件的管理效率和利用水平。2.利用信息化技術(shù)，對檔案文件進行分類、編號、編目、存儲、檢索、利用等管理，實現(xiàn)檔案文件管理的自動化和智能化。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案文件數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案文件進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲在檔案文件管理信息系統(tǒng)中。數(shù)字化處理應(yīng)確保電子文件與紙質(zhì)文件一致，并符合國家有關(guān)標準和規(guī)范。2.檔案文件管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案文件管理信息系統(tǒng)，包括檔案文件錄入、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能模塊。檔案文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡便、功能完善等特點，滿足公司檔案文件管理的需要。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立檔案文件管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用全量備份和增量備份相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。同時，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握