檔案查詢調(diào)取制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織檔案的查詢與調(diào)取工作，確保檔案信息的安全與合理使用，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案查詢與調(diào)取工作的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢調(diào)取工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及機(jī)密、敏感的檔案嚴(yán)格保密。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員和部門對(duì)檔案查詢調(diào)取的權(quán)限范圍，杜絕越權(quán)操作。4.規(guī)范流程原則：制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案查詢調(diào)取流程，確保工作有序進(jìn)行。二、檔案定義與分類（一）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料、人事檔案等。（二）檔案分類1.行政檔案：涵蓋公司/組織的行政管理文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織具體業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：員工個(gè)人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等相關(guān)資料。5.其他檔案：如法務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、企業(yè)文化建設(shè)檔案等。三、檔案查詢（一）查詢主體1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，各部門員工可申請(qǐng)查詢與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案。上級(jí)主管部門有權(quán)查詢下屬部門的相關(guān)檔案，以進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和決策。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法依規(guī)履行職責(zé)，需要查詢公司/組織檔案的，應(yīng)按照法定程序提出申請(qǐng)。因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、評(píng)估等正當(dāng)理由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，外部合作機(jī)構(gòu)或相關(guān)人員可在授權(quán)范圍內(nèi)查詢特定檔案。（二）查詢申請(qǐng)1.內(nèi)部人員申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查詢目的、所需檔案的具體內(nèi)容或范圍、查詢時(shí)間等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)查詢的必要性和合理性。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人申請(qǐng)?zhí)峤徽降牟樵兩暾?qǐng)函，注明查詢機(jī)構(gòu)或個(gè)人的名稱、聯(lián)系方式、查詢事由、所需檔案清單等。附上相關(guān)證明文件，如司法機(jī)關(guān)的協(xié)助查詢通知書、行政機(jī)關(guān)的調(diào)查令、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。（三）查詢審批1.內(nèi)部申請(qǐng)審批申請(qǐng)表提交至檔案管理部門后，檔案管理人員進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，申請(qǐng)查詢的檔案是否屬于其權(quán)限范圍。對(duì)于涉及重要、敏感檔案或跨部門查詢的申請(qǐng)，需提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門方可受理查詢申請(qǐng)。2.外部申請(qǐng)審批檔案管理部門收到外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人的查詢申請(qǐng)函及相關(guān)證明文件后，進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于符合法律法規(guī)要求且查詢事由合理的申請(qǐng)，報(bào)公司/組織法定代表人或主要負(fù)責(zé)人審批。審批同意后，方可安排查詢工作，并告知外部申請(qǐng)方查詢的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等相關(guān)事宜。（四）查詢方式1.現(xiàn)場查詢：申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱所需檔案。檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查詢工作順利進(jìn)行。2.復(fù)制查詢：對(duì)于申請(qǐng)人需要復(fù)制的檔案內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印、掃描等操作，并確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“與原件核對(duì)無誤”字樣。3.電子查詢：對(duì)于已實(shí)現(xiàn)電子化管理的檔案，經(jīng)審批同意后，申請(qǐng)人可通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查詢。檔案管理部門應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和安全措施，保障電子檔案查詢的安全與準(zhǔn)確。（五）查詢記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查詢進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查詢申請(qǐng)人的姓名/名稱、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容、查詢方式、審批情況等信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。查詢記錄作為檔案管理工作的重要資料，可用于追溯查詢行為、監(jiān)督檔案使用情況以及應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問題。四、檔案調(diào)?。ㄒ唬┱{(diào)取主體檔案調(diào)取原則上僅限公司/組織內(nèi)部因工作需要且經(jīng)嚴(yán)格審批的人員。特殊情況下，外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人如需調(diào)取檔案，必須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)。（二）調(diào)取申請(qǐng)1.內(nèi)部人員申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案調(diào)取申請(qǐng)表》，除詳細(xì)說明調(diào)取目的、所需檔案清單、調(diào)取時(shí)間外，還需注明檔案的使用期限、歸還方式及預(yù)期用途等。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)依次審核簽字，確保調(diào)取申請(qǐng)的必要性、合理性及安全性。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人申請(qǐng)?zhí)峤徽降恼{(diào)取申請(qǐng)函，明確調(diào)取機(jī)構(gòu)或個(gè)人的詳細(xì)信息、調(diào)取事由、所需檔案清單、調(diào)取期限、歸還方式及保密承諾等內(nèi)容。附上充分的證明文件，如司法機(jī)關(guān)的調(diào)取令、行政機(jī)關(guān)的正式公文、具有法律效力的合作協(xié)議等，以證明調(diào)取的合法性和正當(dāng)性。（三）調(diào)取審批1.內(nèi)部申請(qǐng)審批申請(qǐng)表提交至檔案管理部門后，檔案管理人員進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)信息的完整性、準(zhǔn)確性以及與檔案管理規(guī)定的相符性。對(duì)于涉及重要、核心檔案或可能對(duì)公司/組織產(chǎn)生重大影響的調(diào)取申請(qǐng)，需提交公司/組織主要負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理檔案調(diào)取手續(xù)。2.外部申請(qǐng)審批檔案管理部門收到外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人的調(diào)取申請(qǐng)函及相關(guān)證明文件后，進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的審核。對(duì)于符合法律法規(guī)要求且調(diào)取事由充分合理的申請(qǐng)，報(bào)公司/組織法定代表人審批。審批同意后，方可安排檔案調(diào)取工作，并與外部申請(qǐng)方簽訂詳細(xì)的檔案調(diào)取協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、檔案保管責(zé)任、保密要求及違約責(zé)任等事項(xiàng)。（四）調(diào)取流程1.檔案準(zhǔn)備檔案管理部門根據(jù)審批通過的調(diào)取申請(qǐng)，確定所需調(diào)取的檔案清單，并對(duì)檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。將擬調(diào)取的檔案進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中損壞或丟失。對(duì)于重要、機(jī)密檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送等特殊保護(hù)措施。2.交接手續(xù)在檔案調(diào)出前，檔案管理人員與調(diào)取人共同辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、版本、狀態(tài)等信息。交接雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任。檔案管理人員需向調(diào)取人告知檔案的保管要求、使用期限、歸還時(shí)間及注意事項(xiàng)等。3.運(yùn)輸與保管內(nèi)部調(diào)取人負(fù)責(zé)將調(diào)取的檔案安全運(yùn)輸至使用地點(diǎn)，并按照規(guī)定的保管要求進(jìn)行妥善保管。在檔案使用期間，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案被篡改、泄露或丟失。對(duì)于外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人調(diào)取的檔案，公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況要求其提供必要的檔案保管條件證明，或安排專人進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案在調(diào)取期間得到妥善保管。（五）歸還與核銷1.歸還要求調(diào)取人應(yīng)在規(guī)定的使用期限屆滿后及時(shí)歸還調(diào)取的檔案。如需延長使用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得有任何涂改、損壞或丟失。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求調(diào)取人說明情況并采取相應(yīng)措施。2.核銷手續(xù)檔案歸還后，檔案管理人員與調(diào)取人再次辦理檔案交接手續(xù)，在《檔案交接清單》上注明檔案已歸還，并雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門對(duì)已歸還的檔案進(jìn)行核銷登記，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案狀態(tài)準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，對(duì)檔案調(diào)取過程中的相關(guān)記錄進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。五、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案存儲(chǔ)安全檔案管理部門應(yīng)配備安全可靠的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，如專用檔案庫房、文件柜、存儲(chǔ)服務(wù)器等，并確保其具備防火、防潮、防蟲、防盜及防磁等功能。定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其性能良好，能夠有效保護(hù)檔案的安全。2.電子檔案安全對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)等安全措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或丟失。建立健全電子檔案的管理制度，規(guī)范電子檔案的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸、使用及銷毀等流程，確保電子檔案的安全性和完整性。3.人員安全管理加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高其安全防范能力，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故。嚴(yán)格限制檔案管理部門工作人員的訪問權(quán)限，明確其工作職責(zé)和操作范圍，避免無關(guān)人員接觸檔案信息。（二）保密措施1.保密制度建設(shè)制定完善的檔案保密制度，明確檔案保密工作的責(zé)任主體、保密范圍、保密措施及違規(guī)處理辦法等內(nèi)容。對(duì)涉及機(jī)密、敏感的檔案進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱人員范圍、設(shè)置專門的查閱場所、實(shí)行雙人查閱制度等。2.人員保密管理與檔案管理部門工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。對(duì)接觸重要檔案的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的保密教育和培訓(xùn)，定期組織保密知識(shí)考核，提高其保密技能和防范意識(shí)。3.保密監(jiān)督與檢查建立檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，采取措施防止類似問題再次發(fā)生，確保檔案信息的安全保密。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查詢或調(diào)取檔案：未按照本制度規(guī)定的申請(qǐng)、審批程序，擅自查詢或調(diào)取公司/組織檔案的行為。2.越權(quán)查詢或調(diào)取檔案：超越規(guī)定的權(quán)限范圍，查詢或調(diào)取不屬于其工作職責(zé)或?qū)徟秶鷥?nèi)檔案的行為。3.泄露檔案信息：將檔案信息泄露給無關(guān)人員或違反保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息被公開、傳播或利用的行為。4.篡改、偽造檔案：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造，以達(dá)到不正當(dāng)目的的行為。5.未按規(guī)定歸還或保管檔案：未在規(guī)定期限內(nèi)歸還調(diào)取的檔案，或在檔案保管期間未按照要求妥善保管，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息泄露的行為。（二）處理措施1.內(nèi)部警告與批評(píng)：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予違規(guī)人員內(nèi)部警告，責(zé)令其作出書面檢討，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對(duì)違規(guī)人員給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、工資等。3.行政處分：對(duì)于情節(jié)較為嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予違規(guī)人員行政處分，如降職、撤職、辭退等。4.法律責(zé)任追究：對(duì)于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，如承擔(dān)民事賠償責(zé)任、接受行政處罰或刑事處罰等。（三）申訴與復(fù)查1.違規(guī)人員如對(duì)處理結(jié)果不服，可在規(guī)定期限內(nèi)向公司/組織提出申訴。申訴應(yīng)提交書面申請(qǐng)，說明申訴理由和事實(shí)依據(jù)。2.公司/組織收到申訴申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查工作由專門的部門或人員負(fù)責(zé)，對(duì)違規(guī)行為的事實(shí)、證據(jù)及處理結(jié)果進(jìn)行全面審查。3.復(fù)查結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知申訴人。如復(fù)查后維持原處理結(jié)果，申訴人應(yīng)接受處理；如復(fù)查后發(fā)