科技檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門在科技活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術(shù)合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、設(shè)備儀器檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則科技檔案應(yīng)如實(shí)反映公司科技活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的服務(wù)效能。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保科技檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司各類科技檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門科技檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)歸檔工作進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。4.組織開展科技檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)公司科技檔案信息化建設(shè)，建立和完善科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的科技檔案移交檔案管理部門歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.積極支持和配合檔案管理部門開展工作，提供必要的條件和保障。三、科技檔案的形成與積累（一）科技項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，制定項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃，明確項(xiàng)目檔案的收集范圍、整理要求和保管期限等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，并定期移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查項(xiàng)目檔案的形成情況，對(duì)不符合要求的及時(shí)進(jìn)行整改。4.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面整理和自查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（二）產(chǎn)品研發(fā)檔案1.產(chǎn)品研發(fā)部門應(yīng)建立產(chǎn)品研發(fā)檔案管理制度，明確檔案的形成、積累和整理要求。2.在產(chǎn)品研發(fā)過程中，各階段形成的文件材料，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)等，應(yīng)及時(shí)收集、整理，并移交檔案管理人員。3.產(chǎn)品研發(fā)完成后，應(yīng)將完整的產(chǎn)品研發(fā)檔案移交檔案管理部門歸檔。（三）技術(shù)合同檔案1.技術(shù)合同簽訂部門應(yīng)在合同簽訂后，及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.技術(shù)合同履行過程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料，也應(yīng)及時(shí)歸檔。3.技術(shù)合同履行完畢后，合同簽訂部門應(yīng)將合同檔案移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。（四）知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理，包括專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和管理。3.加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密管理，防止知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的泄露。（五）設(shè)備儀器檔案1.設(shè)備儀器采購(gòu)部門應(yīng)在設(shè)備儀器到貨后，及時(shí)收集設(shè)備儀器的隨機(jī)文件，如產(chǎn)品說明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，并移交檔案管理人員。2.設(shè)備儀器安裝調(diào)試過程中形成的安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料，也應(yīng)及時(shí)歸檔。3.設(shè)備儀器使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)備儀器運(yùn)行過程中形成的維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等文件材料的收集和整理，并定期移交檔案管理部門。四、科技檔案的整理（一）整理原則科技檔案應(yīng)按照科技活動(dòng)的規(guī)律和檔案的自然形成規(guī)律進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照科技項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、設(shè)備儀器等類別進(jìn)行分類。2.在每一大類下，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如科技項(xiàng)目可分為國(guó)家級(jí)項(xiàng)目、省部級(jí)項(xiàng)目、企業(yè)自主研發(fā)項(xiàng)目等；產(chǎn)品研發(fā)可分為新產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品改進(jìn)等。（三）編號(hào)規(guī)則1.科技檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)可采用分類編號(hào)法，即按照分類體系進(jìn)行編號(hào)，如“KJ01001”表示科技項(xiàng)目類中的第1個(gè)項(xiàng)目。3.編號(hào)應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號(hào)等要素，如“2023KJ001”表示2023年形成并歸檔的第1個(gè)科技項(xiàng)目檔案。（四）裝訂要求1.科技檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件材料的整齊和牢固。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意文件材料的順序，確保頁(yè)碼連續(xù)，不得缺頁(yè)、倒頁(yè)。（五）編目要求1.科技檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檢索工具。3.電子檔案應(yīng)建立電子目錄，目錄格式應(yīng)符合檔案管理軟件的要求。五、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.科技檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.科技檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重大科技項(xiàng)目檔案、重要技術(shù)合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年以上；短期保管的檔案一般為10年以下。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.清點(diǎn)和檢查應(yīng)包括檔案的實(shí)體數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)介質(zhì)等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面的清查，編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行總結(jié)和分析。六、科技檔案的利用（一）利用原則1.科技檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門和員工提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的科技檔案。2.公司員工因工作需要，可查閱、借閱與本人工作相關(guān)的科技檔案。3.外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)科技檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）利用程序1.查閱、借閱科技檔案應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請(qǐng)表》或《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的、利用期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.利用檔案過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立科技檔案利用登記制度，并對(duì)利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號(hào)、利用期限、歸還日期等內(nèi)容。3.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.科技檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員共同參與。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)科技檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案的利用前景進(jìn)行評(píng)估。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等確定其存毀。2.綜合評(píng)估法綜合考慮檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審