電大站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電大站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在電大教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電大站全體工作人員及與電大站相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指電大站在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則電大站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映電大站各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理電大站在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、電大站商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置電大站設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定電大站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管電大站各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為電大站的教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。7.對(duì)電大站各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類電大站檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。2.行政管理類包括電大站行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面形成的檔案。3.教學(xué)管理類包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生學(xué)籍管理、考試管理等方面形成的檔案。4.學(xué)生工作類包括學(xué)生思想政治教育、學(xué)生日常管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)等方面形成的檔案。5.科研工作類包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果鑒定、科研論文發(fā)表、科研著作出版等方面形成的檔案。6.招生工作類包括招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、招生錄取等方面形成的檔案。7.繼續(xù)教育類包括繼續(xù)教育項(xiàng)目申報(bào)、教學(xué)組織、學(xué)員管理等方面形成的檔案。8.教材資料類包括教材編寫、教材選用、教學(xué)參考資料等方面形成的檔案。9.設(shè)備資產(chǎn)類包括教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等方面形成的檔案。10.聲像檔案類包括電大站各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。11.電子檔案類包括以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)格式為大類代碼+二級(jí)類代碼+流水號(hào)。例如，教學(xué)管理類檔案編號(hào)為JXGL+01+001，其中JXGL為教學(xué)管理類大類代碼，01為二級(jí)類代碼（假設(shè)課程建設(shè)為二級(jí)類），001為流水號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集電大站在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案，包括上級(jí)文件下發(fā)、對(duì)外交流合作、重要會(huì)議記錄、教學(xué)成果、科研成果等。3.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保聲像資料的完整性和準(zhǔn)確性。拍攝的照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物主題等信息；錄像、錄音資料應(yīng)標(biāo)注錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子檔案的可讀性和可利用性。電子檔案形成部門應(yīng)定期將電子檔案?jìng)浞荩⒁平恢翙n案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類體系和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行排列、編號(hào)、編目等工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊或褪色不清的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或補(bǔ)字處理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等處理，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。4.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類存放檔案；檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。同一類檔案應(yīng)按照保管期限、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，便于查找和利用。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映電大站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)電大站有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：電大站制定的重要規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。電大站召開的重要會(huì)議文件、記錄等。電大站的機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件。電大站的教學(xué)、科研、管理等方面的重要成果材料。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于電大站主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映電大站一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)電大站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括：電大站一般性的規(guī)章制度、工作計(jì)劃和總結(jié)等。電大站召開的一般性會(huì)議文件、記錄等。電大站的教學(xué)、科研、管理等方面的一般成果材料。電大站與外單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等。3.短期保管的檔案凡是反映電大站短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)電大站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括：電大站臨時(shí)性的工作計(jì)劃和總結(jié)等。電大站召開的臨時(shí)性會(huì)議文件、記錄等。電大站一般性的業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。（五）檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)霉變檔案進(jìn)行消毒處理等。同時(shí)，應(yīng)做好檢查記錄，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)電大站主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱手續(xù)1.電大站內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上登記查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損檔案。（二）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上登記借閱人員姓名企業(yè)名稱、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案編號(hào)等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，辦理延期手續(xù)。（三）查閱借閱限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、電大站商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)經(jīng)電大站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類保管期限、查閱人次、借閱人次等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)一式兩份，一份報(bào)電大站主管領(lǐng)導(dǎo)，一份由檔案管理部門留存歸檔。九、檔案信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)電大站應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程納入信息系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理和