學(xué)校檔案職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校檔案管理部門歸口管理全校檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則。全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、學(xué)校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱和利用，為學(xué)校各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門、各單位的檔案工作。3.集中管理學(xué)校各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和開發(fā)利用等工作。（二）具體業(yè)務(wù)職責(zé)1.文件材料收集與整理及時收集學(xué)校各部門、各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案鑒定與保管定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全與完整。建立健全檔案保管制度，對檔案的出入庫、借閱、歸還等進行嚴(yán)格登記，定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符。3.檔案統(tǒng)計與編研建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為學(xué)校檔案工作決策提供依據(jù)。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。4.檔案利用服務(wù)制定檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、程序和要求。熱情接待檔案利用者，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案，做好檔案查閱利用登記工作，對利用效果進行跟蹤反饋。根據(jù)學(xué)校工作需要，積極開展檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案利用效率。三、各部門、各單位檔案工作職責(zé)（一）明確專人負(fù)責(zé)各部門、各單位應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并配備一名檔案兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作。（二）收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，對收集到的文件材料進行初步分類整理，做到分類合理、排列有序，并及時移交學(xué)校檔案管理部門。（三）日常保管職責(zé)1.做好本部門、本單位檔案的日常保管工作，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時向?qū)W校檔案管理部門報告，并采取相應(yīng)措施進行處理。（四）協(xié)助利用職責(zé)積極協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案利用線索和相關(guān)信息。四、檔案管理人員職責(zé)（一）基本素質(zhì)要求1.熱愛檔案工作，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.掌握一定的計算機知識和信息技術(shù)，能夠熟練運用檔案管理軟件進行檔案管理工作。（二）具體工作職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等具體工作，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務(wù)水平。4.保守檔案機密，維護檔案安全，不得擅自泄露檔案內(nèi)容或違規(guī)處理檔案。5.完成學(xué)校檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。五、文件材料歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、黨員名冊、黨組織建設(shè)材料等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作的各類文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、機構(gòu)設(shè)置與人員編制材料、行政事務(wù)處理文件等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料、教學(xué)改革文件等。4.科學(xué)研究類：科研項目申報書、研究報告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料、科研獎勵材料等。5.學(xué)生管理類：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲材料、畢業(yè)登記表等。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、財務(wù)審計報告等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)管理文件、物資采購與管理文件、后勤服務(wù)保障文件等。8.外事工作類：外事活動文件、國際合作與交流協(xié)議、師生出國（境）審批材料等。9.聲像檔案類：學(xué)校重大活動、重要會議、教學(xué)科研成果等形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。10.電子檔案類：學(xué)校各部門、各單位形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、教學(xué)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、科研管理系統(tǒng)中的信息等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：保管期限為30年的檔案：重要的教學(xué)、科研、管理文件材料，涉及學(xué)校重大權(quán)益的文件材料，具有一定歷史價值的文件材料等。保管期限為10年的檔案：一般性的教學(xué)、科研、管理文件材料，在一定時期內(nèi)有查考利用價值的文件材料等。具體檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況確定，并在檔案整理過程中予以標(biāo)注。六、檔案整理與分類編號（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。1.年度分類：將檔案按其形成年度進行劃分。2.機構(gòu)（問題）分類：按學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)或問題性質(zhì)進行分類。3.保管期限分類：根據(jù)檔案保管期限的不同進行分類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。2.編號結(jié)構(gòu)為：全宗號年度保管期限流水號。全宗號：學(xué)校檔案全宗號由上級檔案行政管理部門賦予。年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。保管期限：分別用“永久”“30年”“10年”表示。流水號：按照檔案整理順序依次編寫，從“0001”開始。例如：某份檔案的編號為：1232022永久0010，表示該檔案屬于學(xué)校全宗號為123的檔案，形成于2022年，保管期限為永久，流水號為0010。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)填寫案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，便于查閱。七、檔案保管與保護（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）檔案裝具要求1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、案卷號、題名等信息。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.采用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案進行保護，如對重要檔案進行數(shù)字化備份，建立檔案信息安全防護體系，防止檔案信息泄露和損壞。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案在借閱過程中受到損壞或丟失。八、檔案利用與借閱（一）利用范圍學(xué)校檔案主要供本校教職員工、學(xué)生在教學(xué)、科研、管理等工作中查閱利用。外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱程序1.本校人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，還需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在閱覽室或指定地點供查閱利用者查閱。查閱利用者應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.如需借閱檔案，查閱利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。3.檔案查閱利用情況應(yīng)進行登記，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用效果進行跟蹤反饋，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，確定檔案的保管期限和價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期將已滿保管期限的檔案清理出來，列出清單，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對提交鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。（