學(xué)校檔案制度歌一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌，特制定本檔案制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生。3.檔案定義學(xué)校檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、黨群工作等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校的教育教學(xué)、行政管理、科學(xué)研究等提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動(dòng)。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與學(xué)校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。學(xué)校制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)等教學(xué)檔案。學(xué)校的科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、獲獎(jiǎng)證書等科研檔案。學(xué)校的招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、錄取通知書、學(xué)生學(xué)籍檔案等學(xué)生管理檔案。學(xué)校的教職工人事檔案（包括履歷表、工資表、考核表、獎(jiǎng)懲記錄等）。學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案（包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）。學(xué)校的基建檔案（包括規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）。學(xué)校的設(shè)備檔案（包括設(shè)備購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書、維修記錄等）。學(xué)校的外事檔案（包括出國(guó)考察報(bào)告、接待外賓記錄等）。學(xué)校的聲像檔案（包括照片、錄音、錄像等）。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.歸檔要求各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)將本部門、本年級(jí)組、本班級(jí)產(chǎn)生的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，制成材料和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行編目和裝訂，編目應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，裝訂應(yīng)牢固、整齊。各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度形成的檔案移交學(xué)校檔案管理室集中統(tǒng)一管理。四、檔案的整理與分類1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。年度分類：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類：將檔案按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。保管期限分類：將檔案按其保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映學(xué)校一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映學(xué)校局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.具體分類方案黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢監(jiān)察工作等方面的文件材料。行政管理類：包括學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。教育教學(xué)類：包括教學(xué)管理、課程建設(shè)、教材編寫、教學(xué)研究、學(xué)生管理等方面的文件材料?？茖W(xué)研究類：包括科研項(xiàng)目管理、科研成果推廣、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料?；窘ㄔO(shè)類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等方面的文件材料。儀器設(shè)備類：包括儀器設(shè)備購(gòu)置、使用、維修、報(bào)廢等方面的文件材料。學(xué)生管理類：包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、畢業(yè)等方面的文件材料。聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等方面的文件材料。實(shí)物檔案類：包括學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等方面的文件材料。五、檔案的編目與編號(hào)1.編目要求編制檔案目錄是檔案管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制。檔案目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，簡(jiǎn)明扼要，能夠反映文件材料的主題和主要內(nèi)容。年度應(yīng)填寫文件材料形成的年度，采用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限應(yīng)填寫永久、長(zhǎng)期、短期。密級(jí)應(yīng)填寫絕密、機(jī)密、秘密。頁(yè)數(shù)應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)。備注應(yīng)填寫需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。2.編號(hào)方法檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)：是指學(xué)校檔案管理部門給學(xué)校確定的代號(hào)，用于區(qū)分不同學(xué)校的檔案。目錄號(hào)：是指檔案管理部門為便于管理和查找檔案，對(duì)檔案目錄編制的代號(hào)。案卷號(hào)：是指檔案管理部門對(duì)每一案卷編制的順序號(hào)，用于區(qū)分同一全宗內(nèi)不同的案卷。六、檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所學(xué)校檔案管理室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固、安全，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。檔案架、檔案柜應(yīng)符合檔案保管要求，排列整齊，便于檔案的存放和查找。溫濕度計(jì)應(yīng)定期檢查和記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度保持在[具體溫度范圍]，濕度保持在[具體濕度范圍]。滅火器應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好，能夠正常使用。防蟲藥應(yīng)定期更換，防止蟲害對(duì)檔案的損害。吸塵器應(yīng)定期清理，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生。3.保管措施檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。檔案應(yīng)排列整齊，存放有序，不得隨意堆放。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。七、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限本校教職員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。外單位人員查閱本校檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理室查閱。學(xué)生查閱本人學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在班級(jí)班主任簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.查閱程序查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理室。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理室的規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。3.利用方式檔案管理室應(yīng)積極為學(xué)校的教育教學(xué)、行政管理、科學(xué)研究等各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、摘錄等。檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)了解檔案利用需求，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，以維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌為宗旨，以檔案的保存價(jià)值為依據(jù)，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。3.鑒定方法檔案鑒定工作應(yīng)采用直接鑒定法，即對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意后，檔案管理室應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、密級(jí)、數(shù)量等內(nèi)容?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)簽字后，由檔案管理室組織實(shí)施銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，