橋隧檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)橋隧檔案管理，規(guī)范橋隧檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保橋隧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司橋隧建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)及管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司從事橋隧建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等相關(guān)工作所形成的各類檔案資料，包括但不限于橋隧規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工過程資料、檢測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、維護(hù)維修記錄、安全檢查報(bào)告等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：橋隧檔案應(yīng)如實(shí)反映橋隧建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)等實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集橋隧從規(guī)劃到報(bào)廢全過程的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照橋隧檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保橋隧檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)橋隧檔案的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善橋隧檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好橋隧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理橋隧檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)橋隧檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。5.定期對(duì)橋隧檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展橋隧檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為公司提供決策支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在橋隧建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中形成的各類文件資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管，配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。3.在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，遵守檔案管理流程，保證檔案資料的質(zhì)量和完整性。三、檔案收集（一）收集范圍1.橋隧規(guī)劃階段：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等。2.橋隧設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.橋隧施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工過程記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表、工程照片及影像資料等。4.橋隧驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.橋隧運(yùn)營階段：日常巡查記錄、定期檢測(cè)報(bào)告、特殊檢查報(bào)告、養(yǎng)護(hù)維修計(jì)劃及記錄、安全檢查報(bào)告、突發(fā)事件應(yīng)急處置記錄等。6.橋隧維護(hù)階段：維護(hù)方案、維護(hù)施工資料、維護(hù)效果評(píng)估報(bào)告等。7.其他與橋隧相關(guān)的文件資料，如科研成果、技術(shù)總結(jié)、專家咨詢意見等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在橋隧工作中形成的各類文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫或打印，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。3.對(duì)收集到的零散文件資料，應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照一定的邏輯順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。4.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)文件資料有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于橋隧建設(shè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目前期工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將形成的文件資料移交檔案管理部門；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，每月底前應(yīng)將當(dāng)月形成的文件資料整理移交；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將全部竣工資料移交檔案管理部門。2.對(duì)于橋隧運(yùn)營、維護(hù)工作，各部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的文件資料移交檔案管理部門。3.對(duì)于臨時(shí)性的橋隧相關(guān)工作，在工作結(jié)束后一周內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將形成的文件資料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類原則橋隧檔案按照其形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程驗(yàn)收文件、工程運(yùn)營維護(hù)文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。（二）分類方法1.工程前期文件：按照項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件類型進(jìn)行分類。2.工程設(shè)計(jì)文件：按照初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等階段進(jìn)行分類，每個(gè)階段再按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，如橋梁工程設(shè)計(jì)文件、隧道工程設(shè)計(jì)文件等。3.工程施工文件：按照施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)資料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料等類別進(jìn)行分類，每個(gè)類別下再根據(jù)具體施工內(nèi)容細(xì)分，如基礎(chǔ)施工資料、上部結(jié)構(gòu)施工資料等。4.工程驗(yàn)收文件：按照驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件類型進(jìn)行分類。5.工程運(yùn)營維護(hù)文件：按照日常巡查記錄、定期檢測(cè)報(bào)告、特殊檢查報(bào)告、養(yǎng)護(hù)維修記錄、安全檢查報(bào)告等類別進(jìn)行分類，每個(gè)類別下再根據(jù)橋隧具體部位或檢查項(xiàng)目細(xì)分，如橋梁橋面巡查記錄、隧道襯砌檢測(cè)報(bào)告等。（三）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)橋隧檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，例如：2023QY001，其中“2023”表示年份，“QY”表示橋隧檔案類別代碼（具體代碼根據(jù)分類方法確定），“001”表示流水號(hào)。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于幅面較大的圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂。3.電子檔案應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件名與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，存儲(chǔ)路徑清晰規(guī)范。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的橋隧檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列，存放在檔案密集架上，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，分別存放在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.對(duì)重要的橋隧檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管期限1.橋隧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括橋隧規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重大安全事故處理文件等。3.長期保管的檔案包括工程施工過程中的重要技術(shù)資料、定期檢測(cè)報(bào)告、養(yǎng)護(hù)維修記錄等，保管期限一般為30年。4.短期保管的檔案包括日常巡查記錄、一般性的工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料等，保管期限一般為10年。（四）檔案清查1.定期對(duì)橋隧檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問題及處理意見等。六、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)。3.以服務(wù)公司工作為宗旨，提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)橋隧檔案的需求。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱橋隧檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《橋隧檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：如需借閱橋隧檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《橋隧檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制橋隧檔案的`，復(fù)制人員應(yīng)填寫《橋隧檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立橋隧檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)橋隧檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時(shí)效性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立橋隧檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)橋隧檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等確定其保管期限和是否需要銷毀。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合橋隧建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)等工作的實(shí)際需求，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《橋隧檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱