檔案局約談制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案局的工作秩序，加強對檔案管理相關事項的監(jiān)督與指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保檔案工作依法依規(guī)、科學有序開展，特制定本約談制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局對轄區(qū)內各機關、企事業(yè)單位、社會團體等檔案管理部門及其相關責任人的約談。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：約談活動必須嚴格依據(jù)國家有關檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準以及檔案局制定的各項規(guī)章制度進行。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，全面、準確地了解情況，公正地做出判斷和處理，確保約談結果公平合理。3.教育與督促相結合原則：通過約談，不僅要指出問題，更要幫助被約談對象認識問題、分析原因，督促其采取有效措施加以整改，同時加強對檔案管理知識和法規(guī)的宣傳教育。二、約談主體與對象（一）約談主體檔案局作為本制度的實施主體，負責組織開展約談工作。根據(jù)工作需要，可由檔案局主要領導、分管領導或相關業(yè)務科室負責人擔任約談人。（二）約談對象1.轄區(qū)內各機關、企事業(yè)單位、社會團體等檔案管理部門的負責人。2.涉及檔案管理工作中存在突出問題或違規(guī)行為的具體責任人。三、約談情形（一）檔案管理工作存在重大安全隱患1.檔案保管場所不符合安全標準，如消防設施配備不足、存在漏水漏電等情況，可能導致檔案損毀、丟失。2.檔案存儲設備老化、損壞，未及時進行維護或更新，影響檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。（二）檔案管理工作違反法律法規(guī)或行業(yè)標準1.未按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限進行檔案整理和保管，導致檔案不完整或超期銷毀。2.在檔案數(shù)字化過程中，未遵循相關技術標準和規(guī)范，造成數(shù)字化成果質量不達標。（三）檔案工作年度目標任務未完成1.未按時完成檔案的收集、整理、歸檔工作，影響單位正常業(yè)務開展和檔案信息的有效利用。2.檔案信息化建設進度滯后，未能按照計劃實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的升級或功能完善。（四）檔案管理工作出現(xiàn)重大失誤或造成不良影響1.因檔案管理不善，導致重要檔案信息泄露，給單位或社會帶來負面影響。2.在檔案移交、接收過程中，出現(xiàn)檔案丟失、錯漏等嚴重失誤，影響檔案工作的連續(xù)性和準確性。（五）檔案局認為需要進行約談的其他情形1.接到關于檔案管理問題的投訴舉報，經初步核實需要進一步了解情況。2.檔案管理工作出現(xiàn)新的政策調整或形勢變化，需要對相關單位進行指導和提醒。四、約談程序（一）約談準備1.確定約談對象和主題：根據(jù)日常監(jiān)督檢查、投訴舉報、工作匯報等情況，梳理出需要約談的對象和主要問題，確定約談主題。2.組建約談小組：根據(jù)約談對象和主題，選派熟悉檔案業(yè)務、具有較強溝通協(xié)調能力的人員組成約談小組，一般不少于兩人。3.收集相關資料：約談小組收集與約談主題相關的檔案法律法規(guī)、政策文件、檢查記錄、問題清單等資料，為約談提供充分的依據(jù)。4.制定約談提綱：根據(jù)收集的資料和約談主題，制定詳細的約談提綱，明確約談的目的、內容、方式、步驟等，確保約談工作有序進行。（二）通知約談1.提前發(fā)出通知：約談小組提前[X]個工作日向被約談對象發(fā)出書面約談通知，告知約談的時間、地點、主題、參加人員等信息。2.明確要求：在通知中明確被約談對象需要準備的相關材料，如檔案管理工作情況匯報、存在問題的說明及整改措施等，并要求其按時參加約談。（三）約談實施1.開場介紹：約談開始時，約談人向被約談對象介紹約談的目的、依據(jù)和程序，強調約談的嚴肅性和公正性。2.情況介紹與問題闡述：約談人根據(jù)收集的資料和掌握的情況，向被約談對象介紹檔案管理工作中存在的問題，并出示相關證據(jù)材料，要求被約談對象對問題進行確認和說明。3.原因分析與討論：引導被約談對象對存在的問題進行原因分析，共同探討解決問題的方法和措施。被約談對象應如實陳述情況，不得隱瞞或推諉責任。4.記錄與簽字：約談過程中，安排專人做好記錄，記錄內容包括約談時間、地點、參加人員、約談內容、被約談對象的陳述和表態(tài)等。約談結束后，約談記錄經被約談對象核實無誤后簽字確認。（四）約談結果處理1.提出整改要求：根據(jù)約談情況，約談人向被約談對象提出明確的整改要求，包括整改內容、整改期限、整改責任人等，并形成書面的《約談整改通知書》。2.跟蹤整改落實：檔案局相關業(yè)務科室負責對被約談對象的整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改工作進展情況，督促其按時完成整改任務。3.結果反饋與存檔：被約談對象完成整改后，應及時向檔案局提交整改報告。檔案局對整改情況進行審核驗收，將約談結果及整改情況進行整理歸檔，作為檔案管理工作考核評價的重要依據(jù)。五、約談記錄與檔案管理（一）記錄要求1.約談記錄應使用統(tǒng)一的格式和紙張，確保記錄內容完整、清晰、準確。2.記錄人員應客觀、如實記錄約談過程中雙方的發(fā)言內容，不得隨意增減或歪曲事實。3.對于重要觀點、關鍵數(shù)據(jù)和問題細節(jié)，應詳細記錄，必要時可進行錄音或錄像，作為記錄的補充。（二）檔案整理與保存1.每次約談結束后，約談記錄人員應及時對記錄進行整理，形成完整的約談記錄檔案。2.約談記錄檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善保存。保存期限按照檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。3.約談記錄檔案應便于查閱和使用，如有需要，應及時提供給相關部門或人員進行查閱。六、監(jiān)督與問責（一）監(jiān)督檢查1.檔案局定期對約談制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保約談工作規(guī)范、有序開展。檢查內容包括約談程序是否合規(guī)、約談記錄是否完整、整改措施是否落實等。2.對在約談過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或問題，應及時進行糾正和處理，并將處理結果納入檔案管理工作考核評價體系。（二）問責機制1.對于被約談對象未按照要求進行整改或整改不力的，檔案局將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關規(guī)定對其進行問責。問責方式包括責令作出書