落實(shí)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中涉及檔案查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案信息在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效的支持和服務(wù)。二、檔案查閱的范圍（一）公司/組織文件檔案包括公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、各類報(bào)告等。（二）業(yè)務(wù)檔案涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶資料檔案、項(xiàng)目合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案等各類與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案。（三）其他檔案如榮譽(yù)證書檔案、資質(zhì)證書檔案、審計(jì)檔案等。三、檔案查閱的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：查閱人需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間、預(yù)計(jì)查閱期限等信息。2.提交申請(qǐng)：將填寫完整的申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、查閱時(shí)間是否必要、查閱人員是否具備相應(yīng)權(quán)限等。如審核通過，在申請(qǐng)表上簽署意見并簽字蓋章。2.檔案管理部門審批：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性以及查閱申請(qǐng)的具體情況進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批結(jié)果通知：檔案管理部門將審批結(jié)果及時(shí)通知查閱人。如申請(qǐng)獲批，告知查閱人查閱檔案的具體時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)；如申請(qǐng)未獲批，說明原因。四、檔案查閱的方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，確保查閱過程的順利進(jìn)行。2.復(fù)制查閱：對(duì)于確有必要復(fù)制的檔案資料，查閱人可按照規(guī)定的程序申請(qǐng)復(fù)制。復(fù)制申請(qǐng)需經(jīng)檔案管理部門審批，審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記和編號(hào)。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）查閱場(chǎng)所檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門設(shè)置的專門查閱場(chǎng)所進(jìn)行。查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和條件，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，以確保檔案的安全。同時(shí)，查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、整潔，便于查閱人員集中精力查閱檔案。五、檔案查閱的注意事項(xiàng)（一）查閱紀(jì)律1.遵守時(shí)間：查閱人應(yīng)按照檔案管理部門通知的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)查閱場(chǎng)所，不得遲到或無故缺席。如因特殊情況需要變更查閱時(shí)間，應(yīng)提前與檔案管理部門溝通并獲得批準(zhǔn)。2.保持安靜：在查閱場(chǎng)所內(nèi)，查閱人應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、吵鬧或進(jìn)行其他影響他人查閱的行為。3.愛護(hù)檔案：查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案管理部門提供的工具和材料，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。（二）安全保密要求1.嚴(yán)禁拍照、錄像：未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，查閱人不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、錄像或其他形式的記錄。2.妥善保管查閱資料：查閱人在查閱過程中應(yīng)妥善保管所查閱的檔案資料，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需暫時(shí)離開查閱場(chǎng)所，應(yīng)將檔案資料交還給檔案管理部門指定的工作人員代為保管。3.不得泄露檔案信息：查閱人應(yīng)對(duì)所查閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。如因工作需要確需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并注明檔案來源。六、檔案查閱的登記與記錄（一）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱期限、審批情況等信息。（二）查閱記錄查閱人在查閱檔案過程中，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案查閱記錄單》，詳細(xì)記錄摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、頁碼、日期等信息。查閱記錄單應(yīng)由查閱人簽字確認(rèn)，并交檔案管理部門留存。七常見問題及處理（一）查閱申請(qǐng)被駁回若查閱申請(qǐng)被駁回，查閱人有權(quán)了解駁回原因。檔案管理部門應(yīng)在接到查閱人詢問后的[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，以書面形式詳細(xì)說明駁回理由。查閱人如對(duì)駁回理由有異議，可在收到書面說明后的[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，向檔案管理部門的上級(jí)主管部門提出申訴。上級(jí)主管部門應(yīng)在接到申訴后的[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給查閱人。（二）查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞查閱人在查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)立即停止查閱，并及時(shí)告知檔案管理部門工作人員。檔案管理部門應(yīng)在接到報(bào)告后的[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，對(duì)損壞檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估。如因查閱人的不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如檔案本身存在質(zhì)量問題或其他不可抗力因素導(dǎo)致?lián)p壞，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新歸檔。（三）查閱期限屆滿未歸還檔案查閱期限屆滿后，查閱人應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還給檔案管理部門。如查閱人因特殊原因需要延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說明理由。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。如查閱人未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)發(fā)出催還通知。經(jīng)多次催還仍未歸還的，檔案管理部門有權(quán)采取相應(yīng)措施，如暫停查閱人其他檔案查閱權(quán)限、在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)等，并要求查閱人承擔(dān)由此造成的一切損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)《檔案查閱登記簿》和《檔案查閱記錄單》進(jìn)行核對(duì)，檢查查閱申請(qǐng)、審批、查閱過程及歸還情況等是否符合規(guī)定。同時(shí)，公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督積極接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門以及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問題和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.在查閱過程中違反查閱紀(jì)律，如損壞檔案、泄露檔案信息等。3.未按照規(guī)定的時(shí)間和方式歸還檔案。4.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如罰款等。3.行政處分：對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等行政處分。4.法律責(zé)任：如違規(guī)行為涉嫌違法犯罪，將依法追究