國(guó)稅檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國(guó)稅檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合國(guó)稅工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)稅系統(tǒng)各級(jí)機(jī)關(guān)及所屬單位在稅收征收管理、行政管理、人事管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)稅檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映國(guó)稅工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級(jí)國(guó)稅機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)及所屬單位檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集各類檔案資料，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和歸檔，確保檔案的有序存放和妥善保管。同時(shí)，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作建立健全檔案查閱、借閱制度，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和合理使用。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作做好檔案庫(kù)房、辦公場(chǎng)所及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，確保檔案保管環(huán)境的安全、整潔和適宜。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作積極推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作對(duì)本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.參與檔案管理工作的考核和評(píng)價(jià)協(xié)助有關(guān)部門對(duì)本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征收管理檔案包括稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、稅務(wù)稽查等方面形成的各類文件、報(bào)表、憑證等。2.行政管理檔案包括機(jī)關(guān)公文處理、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.人事管理檔案包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面形成的文件材料。4.其他檔案包括各類專項(xiàng)工作、重大活動(dòng)、重要事件等形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案能夠全面反映工作的真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確性檔案資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)虛假信息和錯(cuò)誤記錄。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、稅收業(yè)務(wù)類、行政管理類、人事管理類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.年度歸檔各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，移交檔案管理部門。2.專項(xiàng)歸檔對(duì)于專項(xiàng)工作、重大活動(dòng)等形成的檔案資料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，移交檔案管理部門。（二）歸檔要求1.質(zhì)量要求歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.手續(xù)要求檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管凡是反映國(guó)稅工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管其他具有一定查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，分別確定為30年或10年保管期限。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。3.檔案保護(hù)措施定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全和完整。4.檔案數(shù)字化管理積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止電子檔案的丟失和損壞。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍國(guó)稅系統(tǒng)內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案資料。外部單位或個(gè)人查閱國(guó)稅檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.填寫申請(qǐng)表查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.審批申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容和目的，決定是否批準(zhǔn)查閱。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)查閱的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱人的姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。4.提供查閱服務(wù)檔案管理人員按照查閱登記的內(nèi)容，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱程序1.填寫借閱申請(qǐng)表因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.審批申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容和目的，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.借閱登記經(jīng)批準(zhǔn)借閱的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人的姓名、單位、借閱日期、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。4.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）利用限制1.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案用于非工作目的。2.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行不得在其他場(chǎng)所擅自查閱、借閱檔案。3.嚴(yán)禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案對(duì)違反規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照本制度規(guī)定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。2.存毀價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。對(duì)仍有一定保存價(jià)值但已不具備繼續(xù)歸檔保管條件的檔案，可進(jìn)行整理編目后單獨(dú)存放，以備查閱。（三）鑒定程序1.初步鑒定檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等情況，對(duì)檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.詳細(xì)鑒定檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定提出存毀意見的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，結(jié)合檔案的歷史背景、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案的存毀價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，形成鑒定報(bào)告。3.審批鑒定報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.監(jiān)銷銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)將銷毀清單、監(jiān)銷記錄等相關(guān)資料歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的國(guó)稅檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為國(guó)稅工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合國(guó)稅檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、查閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全、權(quán)限管理、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定。3.檔案信息資源整合整合國(guó)稅系統(tǒng)內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。同時(shí)，加強(qiáng)與外部相關(guān)部門的信息交流與合作，拓展檔案信息的利用渠道。（三）信息化管理措施1.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案工作的正常開展。3.用戶權(quán)限管理根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確