煤礦檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦各部門(mén)及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等過(guò)程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案受到損壞、丟失、泄露等安全事故。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全防范意識(shí)，建立健全安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，及時(shí)消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各級(jí)部門(mén)和人員在檔案安全管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本煤礦檔案安全管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立健全檔案安全管理工作臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案安全意識(shí)。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的調(diào)查處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。4.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé),嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、借閱登記等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。4.做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度控制、防蟲(chóng)、防火、防盜工作,確保檔案庫(kù)房環(huán)境安全。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查和事故調(diào)查處理工作。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.對(duì)重要檔案和具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子數(shù)據(jù)備份。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和本煤礦的實(shí)際情況，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.整理檔案時(shí)應(yīng)保持文件材料的原有順序，不得隨意打亂或重新組合。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)控設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（四）防蟲(chóng)、防鼠、防塵1.應(yīng)采取有效的防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防塵設(shè)備，如空氣過(guò)濾器等，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，保持庫(kù)房?jī)?nèi)空氣清潔。（五）防火、防盜1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，如紅外線報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭等，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的安全監(jiān)控。3.檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法和防盜報(bào)警裝置的操作流程，掌握基本的安全應(yīng)急知識(shí)。五、檔案利用安全（一）借閱制度1.本煤礦員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，嚴(yán)格審查借閱人的身份和借閱目的，對(duì)符合條件的予以借閱，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（二）查閱制度1.外單位人員查閱本煤礦檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程。3.查閱檔案時(shí)，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的借閱、查閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀安全（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。2.鑒定檔案價(jià)值應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合考慮，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定申請(qǐng)表》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門(mén)提交的鑒定申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》，明確需要銷(xiāo)毀的檔案名稱(chēng)、數(shù)量及銷(xiāo)毀原因等。4.《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)本煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。（四）銷(xiāo)毀要求1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。2.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用符合環(huán)保要求的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀日期和方式等。4.銷(xiāo)毀后的《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.檔案數(shù)字化流程包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。3.掃描檔案應(yīng)選擇分辨率高、色彩還原度好的設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整。4.圖像處理應(yīng)包括圖像去污、裁剪拼接、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。5.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保數(shù)字化檔案與原紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全管理1.檔案數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止數(shù)字化過(guò)程中檔案信息泄露。2.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，熟悉數(shù)字化流程和安全保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議。3.數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的中間數(shù)據(jù)和臨時(shí)文件應(yīng)妥善保管，及時(shí)清理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。八、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急演練1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高全體員工在檔案安全事故發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、被盜、泄密等事故的模擬演練，演練結(jié)束后應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整和完善。（三）事故處置1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行事故調(diào)查和處理。3.對(duì)事故造成的損失進(jìn)行評(píng)估和統(tǒng)計(jì)，采取措施恢復(fù)檔案管理工作的正常秩序。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況、檔案鑒定與銷(xiāo)毀情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)《檔案安全整改通知書(shū)》，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案安全管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)的檔案安全管理工作進(jìn)