醫(yī)院檔案保存制度一、總則（一）目的醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。建立健全醫(yī)院檔案保存制度，旨在確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的保存管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案資料，確保檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等，反映患者的醫(yī)療過程和健康狀況。2.教學(xué)檔案：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、學(xué)生成績、實(shí)習(xí)報(bào)告等，用于醫(yī)院教學(xué)工作的開展和管理。3.科研檔案：包含科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表等，記錄醫(yī)院科研活動的全過程。4.行政管理檔案：涉及醫(yī)院的行政公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，為醫(yī)院行政管理提供依據(jù)。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等，對醫(yī)院設(shè)備的管理和維護(hù)具有重要意義。6.基建檔案：如醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等，反映醫(yī)院基本建設(shè)情況。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，直觀記錄醫(yī)院的重大活動、醫(yī)療場景、專家風(fēng)采等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案分類類別進(jìn)行編號。2.醫(yī)療檔案編號：以“YL”開頭，后面依次為年份、科室代碼、流水號。例如：YL[年份][科室代碼][流水號]。3.教學(xué)檔案編號：以“JX”開頭，后面依次為年份、類別代碼、流水號。例如：JX[年份][類別代碼][流水號]。4.科研檔案編號：以“KY”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目編號、流水號。例如：KY[年份][項(xiàng)目編號][流水號]。5.行政管理檔案編號：以“XG”開頭，后面依次為年份、類別代碼、流水號。例如：XG[年份][類別代碼][流水號]。6.設(shè)備檔案編號：以“SB”開頭，后面依次為年份、設(shè)備型號代碼、流水號。例如：SB[年份][設(shè)備型號代碼][流水號]。7.基建檔案編號：以“JJ”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目代碼、流水號。例如：JJ[年份][項(xiàng)目代碼][流水號]。8.聲像檔案編號：以“SX”開頭，后面依次為年份、拍攝日期、流水號。例如：SX[年份][拍攝日期][流水號]。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門或個人應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓、拖延。3.對于重要的會議、活動、項(xiàng)目等，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄和收集相關(guān)資料，確保檔案的完整性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案按照順序裝入檔案盒或文件夾，并在盒脊或文件夾上標(biāo)注檔案編號、類別、年度等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序排列存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查找和利用。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取異地備份或存儲在多種介質(zhì)上的方式，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及檔案的實(shí)體狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如檔案丟失、損壞的，應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)；檔案編號、目錄等信息有誤的，應(yīng)及時進(jìn)行更正。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并將報(bào)告存檔。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要檔案的查閱，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門審核同意，并報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。摘抄、復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用管理1.醫(yī)院鼓勵各科室、部門充分利用檔案資料，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.對于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不足之處，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)科室、部門溝通協(xié)調(diào)，采取措施加以解決。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家、法律專業(yè)人員等，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.具有重要?dú)v史意義、科研價(jià)值、醫(yī)療參考價(jià)值以及涉及醫(yī)院核心業(yè)務(wù)、機(jī)密信息等的檔案，應(yīng)列為永久保存檔案。3.反映醫(yī)院一定時期工作情況、具有一定查考利用價(jià)值的檔案，可列為長期保存檔案，保存期限一般為15年至50年。4.只在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為短期保存檔案，保存期限一般為5年至15年。5.已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、原保管期限、鑒定后保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，對檔案進(jìn)行調(diào)整和處理。對于需要延長保管期限的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行整理和標(biāo)注；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的數(shù)據(jù)，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、原保管期限、鑒定后保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)銷毀情況。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)院檔案保存制度，制定和完善醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作的組織和實(shí)施。3.對醫(yī)院各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案的安全保存。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。6.定期對醫(yī)院檔案工作進(jìn)行總結(jié)和分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為醫(yī)院發(fā)展提供決策支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案的保管情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)檔案查閱、利用的接待和服務(wù)工作，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，為查閱人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。5.參