檔案利用制度審批一、總則1.目的為了規(guī)范本公司/組織檔案利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，保障公司/組織及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，特制定本檔案利用制度審批文檔。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、員工以及外部單位或個人因工作需要利用本公司/組織檔案的情況。3.基本原則依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理與利用工作合法合規(guī)。安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。合理利用原則：根據(jù)工作實際需要，合理審批檔案利用申請，確保檔案資源得到充分合理利用，提高工作效率。權(quán)責(zé)明確原則：明確檔案利用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保檔案利用工作有序進行，責(zé)任落實到人。二、檔案利用申請1.申請主體本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱、復(fù)印、摘錄檔案的，由所在部門負責(zé)人提出申請。外部單位或個人因工作需要利用本公司/組織檔案的，須通過正式函件向本公司/組織檔案管理部門提出申請。2.申請內(nèi)容申請利用檔案的目的、用途及具體范圍。所需檔案的名稱、類別、數(shù)量及利用方式（查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等）。利用期限（如需借閱）。申請人聯(lián)系方式。3.申請流程內(nèi)部員工申請：填寫《檔案利用申請表》（以下簡稱“申請表”），經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。外部單位或個人申請：將申請函及申請表一并提交至檔案管理部門。檔案管理部門收到申請后，應(yīng)及時進行初審，對于不符合要求的申請，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)通知申請人補充或修改相關(guān)內(nèi)容。三、檔案利用審批1.審批流程檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行詳細審查，重點審核申請利用檔案的目的、用途是否合理，利用范圍是否準(zhǔn)確，利用方式是否恰當(dāng)?shù)取８鶕?jù)檔案的密級、重要程度及利用申請的風(fēng)險評估情況，確定審批層級。一般檔案利用申請由檔案管理部門負責(zé)人審批；涉及重要、機密檔案的利用申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及核心機密檔案的利用申請，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)在申請表上簽署審批意見，明確是否同意申請，并注明利用期限、利用要求等事項。對于同意申請的，應(yīng)加蓋審批專用章。2.審批標(biāo)準(zhǔn)申請利用檔案的目的必須與工作相關(guān)，具有明確的業(yè)務(wù)需求，不得用于個人私利或其他非法目的。利用范圍應(yīng)嚴格限定在申請目的所需的檔案內(nèi)容，不得擅自擴大利用范圍。利用方式應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及利用需求合理選擇，并確保不會對檔案造成損壞或影響其完整性。對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案利用申請，應(yīng)嚴格審查申請人的保密承諾及安全保障措施，確保檔案信息安全。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要利用檔案，無法按照正常審批流程進行的，申請人應(yīng)向檔案管理部門說明情況，檔案管理部門可先提供必要的檔案信息，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。對于重要檔案的利用申請，如審批人認為有必要進一步了解相關(guān)情況或進行實地考察的，可要求申請人提供補充材料或進行面談，以確保利用申請的合理性和安全性。四、檔案利用方式及要求1.查閱申請人憑審批通過后的申請表到檔案管理部門指定地點查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。查閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備，不得擅自攜帶其他設(shè)備進入查閱場所。如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并使用檔案管理部門統(tǒng)一印制的摘錄用紙，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得擅自更改或遺漏。查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)將查閱的檔案歸還原位，由檔案管理人員進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。2.借閱借閱檔案須經(jīng)審批人批準(zhǔn)，并在申請表上注明借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.復(fù)印、摘錄復(fù)印、摘錄檔案應(yīng)經(jīng)審批人批準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)按照審批意見為申請人提供相應(yīng)的服務(wù)。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或斷章取義。復(fù)印、摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的復(fù)印專用章，并注明復(fù)印、摘錄的日期、份數(shù)等信息。對于涉及重要、機密檔案的復(fù)印、摘錄，應(yīng)嚴格控制數(shù)量，并按照保密要求進行管理。五、檔案利用過程中的安全與保密1.安全保障措施檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱、借閱場所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注利用現(xiàn)場情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能出現(xiàn)的安全問題。如遇火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，應(yīng)立即采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，保護檔案安全。2.保密要求申請人在利用檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公場所。如需攜帶檔案外出，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全保密措施。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查檔案利用申請審批流程是否規(guī)范、檔案利用方式是否符合要求、檔案安全與保密措施是否落實等。檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案利用工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供檔案利用情況及相關(guān)資料。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。七、責(zé)任追究1.申請人責(zé)任如申請人違反本制度規(guī)定，擅自擴大利用范圍、轉(zhuǎn)借檔案、泄露檔案信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；如造成檔案損壞、丟失或其他嚴重后果的，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償由此給公司/組織造成的經(jīng)濟損失。2.檔案管理人員責(zé)任檔案管理人員如未按照本制度規(guī)定進行檔案利用審批、監(jiān)督管理，導(dǎo)致檔案信息泄露、利用不當(dāng)?shù)惹闆r發(fā)生的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、調(diào)離崗位等處理；如造成嚴重后果的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.審批人責(zé)任審批人如未認真履行審批職責(zé)，對不符合規(guī)定的檔案利用申請予以批準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息安全受到威