職工檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司職工檔案的移交工作，確保職工檔案的完整、準確、安全，維護職工的合法權益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，反映職工的真實情況。3.及時高效原則：檔案移交應及時進行，確保工作的高效性，不影響職工的正常工作和權益。4.保密安全原則：加強檔案的保密管理，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞和泄露。二、職工檔案的內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容職工檔案應包含以下內(nèi)容：1.履歷材料：個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位、培訓經(jīng)歷等。2.自傳材料：職工個人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、績效評估、任職考察等相關材料。4.學歷學位、培訓材料：學歷證書、培訓結業(yè)證書及相關證明材料。5.政審材料：政治歷史審查相關材料。6.黨團材料：入黨、入團申請書及相關審批材料。7.獎勵材料：獲得的各類獎勵證書及表彰決定。8.處分材料：受到的紀律處分決定及相關材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動記錄、職務任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如勞動合同、離職證明、健康體檢報告等。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，職工檔案分為以下幾類：1.人事檔案：主要記錄職工的基本信息、工作經(jīng)歷、人事任免等情況。2.工資檔案：包含職工工資變動、獎金發(fā)放等相關記錄。3.培訓檔案：存放職工參加各類培訓的資料。4.健康檔案：職工的健康體檢報告等。5.其他專項檔案：如涉及特定項目或事件的專項檔案。三、檔案移交的流程與要求（一）檔案移交準備1.整理檔案：職工所在部門或原檔案管理部門應在檔案移交前，對職工檔案進行全面整理。按照檔案分類標準，將各類材料進行分類、排序、編目，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.核對信息：仔細核對檔案中的各項信息，確保與職工實際情況一致。如有錯誤或遺漏，應及時更正補充。3.編制清單：根據(jù)整理后的檔案內(nèi)容，編制檔案移交清單。清單應詳細列出檔案的類別、名稱、數(shù)量等信息，一式兩份，雙方簽字確認。（二）檔案移交手續(xù)1.確定移交時間：檔案移交部門與接收部門應協(xié)商確定具體的移交時間，并提前通知相關人員做好準備。2.現(xiàn)場移交：在規(guī)定的移交時間，雙方應安排專人進行現(xiàn)場交接。移交人員應將整理好的檔案及清單一并交給接收人員，接收人員對檔案進行清點核對。3.簽字確認：經(jīng)核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認。移交清單作為檔案移交的重要憑證，應妥善保存。（三）特殊情況的處理1.檔案缺失或損壞：如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失或損壞情況，移交部門應及時查找原因，并采取相應的補救措施。對于無法補充或修復的材料，應在移交清單中注明情況，并說明原因。2.職工不同意移交：若職工因特殊原因不同意檔案移交，應做好溝通解釋工作，說明檔案移交的必要性和重要性。如職工仍堅持不同意，應記錄相關情況，并向上級領導匯報。四、檔案接收部門的職責（一）審核檔案1.完整性審核：接收檔案后，應對檔案的完整性進行審核。檢查檔案材料是否齊全，是否符合檔案分類要求，有無缺頁、漏項等情況。2.準確性審核：核對檔案中各項信息的準確性，與職工實際情況進行比對。對于存在疑問的信息，應及時與移交部門溝通核實。3.規(guī)范性審核：審查檔案材料的格式、字體、印章等是否符合規(guī)范要求。確保檔案材料的質(zhì)量和嚴肅性。（二）檔案保管1.安全保管：按照檔案保管的相關規(guī)定，為職工檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境。配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防潮防蟲用品等。2.分類存放：根據(jù)檔案分類標準，對接收的檔案進行分類存放。建立清晰的檔案索引和標識，便于查找和管理。3.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。（三）檔案利用1.提供查閱服務：按照公司規(guī)定，為需要查閱職工檔案的部門或人員提供查閱服務。嚴格履行查閱手續(xù)，登記查閱人員信息、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.限制使用范圍：明確檔案的使用范圍，除法律法規(guī)規(guī)定或公司批準外，不得擅自將檔案提供給無關人員或用于其他非規(guī)定用途。3.做好記錄：對檔案查閱和使用情況進行詳細記錄，以備查詢和追溯。五、檔案移交過程中的保密與安全措施（一）保密措施1.人員保密教育：對參與檔案移交工作的人員進行保密教育，明確保密責任和義務。簽訂保密協(xié)議，要求其嚴格遵守保密規(guī)定。2.檔案信息保密：在檔案移交過程中，對涉及職工個人隱私和敏感信息的內(nèi)容進行嚴格保密。不得擅自泄露檔案信息，確保職工的合法權益不受侵害。3.保密監(jiān)督檢查：加強對檔案移交工作的保密監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正處理。對違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究責任。（二）安全措施1.運輸安全：在檔案移交過程中，采取必要的運輸安全措施，確保檔案不受損壞。如使用專門的檔案運輸箱，避免檔案在運輸過程中受到擠壓、碰撞等。2.存儲安全：檔案接收部門應確保檔案存儲環(huán)境的安全。安裝監(jiān)控設備，防止檔案被盜、被篡改等情況發(fā)生。3.應急處理：制定檔案安全應急預案，針對可能出現(xiàn)的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，明確應急處理流程和責任人員。定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。六、檔案移交的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設立檔案移交監(jiān)督小組，定期對檔案移交工作進行檢查和監(jiān)督。檢查檔案移交流程是否規(guī)范，檔案質(zhì)量是否符合要求，保密安全措施是否落實等。2.職工監(jiān)督：鼓勵職工對檔案移交工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可向監(jiān)督小組或相關部門反映。對職工的監(jiān)督反饋應及時處理，并給予答復。（二）考核辦法1.考核指標：制定檔案移交工作考核指標，包括檔案移交的及時性、準確性、完整性，檔案保管的規(guī)范性、安全性，保密措施的執(zhí)行情況等。2.考核周期：每年度對檔案移交工作進行一次考核。3.結果應用：將考核結果與部門和個人的績效掛鉤。對檔案移交工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人，責令限