檔案局業(yè)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案局的業(yè)務(wù)管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案業(yè)務(wù)工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理流程，提高管理效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露和損毀。二、檔案收集（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)來文、本局發(fā)文、內(nèi)部工作文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的報(bào)表、合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。人事檔案材料，如干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件。財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映本局工作的資料。2.本局工作人員在工作中形成的與工作相關(guān)的個(gè)人材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等，經(jīng)本人同意后可歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的文件材料后，進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)分類原則，對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，確定保管期限。3.按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫盒脊標(biāo)簽，注明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，一般每年至少檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。五、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)查閱，并進(jìn)行登記。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存、銷毀或移交。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.鑒定報(bào)告經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告本局分管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立索引數(shù)據(jù)庫。4.存儲(chǔ)管理：將電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立檔案信息