企業(yè)檔案?jìng)浞葜贫纫?、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案因各種原因丟失、損壞或泄露，特制定本企業(yè)檔案?jìng)浞葜贫取＃ǘ┻m用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中涉及的檔案?jìng)浞莨ぷ鳌＃ㄈ┗驹瓌t1.真實(shí)性原則：備份檔案應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：涵蓋企業(yè)各類(lèi)檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等，確保無(wú)遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障備份檔案的存儲(chǔ)安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)、篡改和丟失。4.及時(shí)性原則：在檔案形成或變更后，及時(shí)進(jìn)行備份操作，保證備份檔案與原始檔案的同步性。二、檔案?jìng)浞莸姆秶c分類(lèi)（一）范圍1.企業(yè)各類(lèi)正式文件，包括但不限于紅頭文件、通知、決議、報(bào)告等。2.合同協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案，包括員工入職資料、考核記錄、薪資檔案、離職手續(xù)等。5.技術(shù)檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售記錄、項(xiàng)目文檔等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）分類(lèi)1.紙質(zhì)檔案?jìng)浞荩簩?duì)于重要的紙質(zhì)文件，通過(guò)掃描或拍照等方式進(jìn)行數(shù)字化備份，形成電子副本。2.電子檔案?jìng)浞荩焊黝?lèi)電子文件，如辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，定期進(jìn)行全量備份，并根據(jù)文件更新頻率進(jìn)行增量備份。3.特殊載體檔案?jìng)浞荩簩?duì)于錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等特殊載體檔案，按照其存儲(chǔ)介質(zhì)的特性進(jìn)行相應(yīng)的備份處理，如定期轉(zhuǎn)錄、復(fù)制等。三、檔案?jìng)浞莸穆氊?zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案?jìng)浞葜贫?，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織實(shí)施檔案?jìng)浞莨ぷ鳎ù_定備份策略、選擇備份設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)、安排備份人員等。3.定期檢查備份檔案的完整性和可用性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)建立檔案?jìng)浞菽夸浐退饕?，便于檔案的查找和利用。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的整理和初步審核，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)應(yīng)備份的檔案提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行備份。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案?jìng)浞莨ぷ鞯南嚓P(guān)檢查和核對(duì)。（三）信息技術(shù)部門(mén)1.提供檔案?jìng)浞菟璧募夹g(shù)支持，包括服務(wù)器配置、存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)、備份軟件安裝與調(diào)試等。2.協(xié)助制定備份方案，確保備份系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.負(fù)責(zé)處理備份過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)故障，保障備份工作的順利進(jìn)行。四、檔案?jìng)浞莸牧鞒蹋ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案?jìng)浞萘鞒?.收集整理：各部門(mén)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，去除無(wú)關(guān)的附件和重復(fù)文件，確保檔案的清晰和完整。2.掃描錄入：檔案管理部門(mén)使用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存的要求。掃描后的圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和命名，確保文件名與原始檔案對(duì)應(yīng)清晰。3.數(shù)據(jù)審核：掃描后的電子文件由檔案管理人員進(jìn)行審核，檢查圖像的清晰度、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于審核不通過(guò)的文件，及時(shí)返回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行重新掃描或補(bǔ)充材料。4.存儲(chǔ)備份：審核通過(guò)的電子檔案存儲(chǔ)到指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份標(biāo)識(shí)。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的環(huán)境中，同時(shí)建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引。（二）電子檔案?jìng)浞萘鞒?.定期備份：信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)預(yù)先制定的備份策略，定期對(duì)企業(yè)服務(wù)器和重要存儲(chǔ)設(shè)備上的電子檔案進(jìn)行全量備份。備份時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)空閑時(shí)段，避免影響正常業(yè)務(wù)運(yùn)行。2.增量備份：在全量備份的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件的更新頻率，每天或每周進(jìn)行增量備份。增量備份只備份自上次全量備份或增量備份以來(lái)發(fā)生變化的文件，以減少備份時(shí)間和存儲(chǔ)空間。3.備份驗(yàn)證：備份完成后，信息技術(shù)部門(mén)使用備份軟件對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)可正?；謴?fù)。驗(yàn)證結(jié)果記錄在案，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。4.異地存儲(chǔ)：為防止本地存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害等不可抗力因素影響，重要的電子檔案?jìng)浞輵?yīng)定期存儲(chǔ)到異地存儲(chǔ)中心。異地存儲(chǔ)中心應(yīng)具備與本地相同的存儲(chǔ)環(huán)境和安全保障措施。（三）特殊載體檔案?jìng)浞萘鞒?.介質(zhì)檢查：對(duì)錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等特殊載體檔案進(jìn)行定期檢查，查看介質(zhì)是否有損壞、變形等情況。2.備份轉(zhuǎn)錄：根據(jù)介質(zhì)的使用期限和存儲(chǔ)狀況，定期進(jìn)行備份轉(zhuǎn)錄。轉(zhuǎn)錄過(guò)程中要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)對(duì)新生成的備份介質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記。3.存儲(chǔ)保管：備份后的特殊載體檔案應(yīng)存放在適宜的環(huán)境中，避免受到磁場(chǎng)、高溫、潮濕等因素的影響。同時(shí)，建立特殊載體檔案的存儲(chǔ)清單和借閱記錄。五、檔案?jìng)浞莸拇鎯?chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇1.根據(jù)檔案的重要性、保存期限和存儲(chǔ)容量需求，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等。2.優(yōu)先選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、存儲(chǔ)容量大的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保能夠滿(mǎn)足企業(yè)檔案?jìng)浞莸拈L(zhǎng)期存儲(chǔ)需求。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.建立專(zhuān)門(mén)的檔案?jìng)浞荽鎯?chǔ)機(jī)房，保持機(jī)房溫度、濕度適宜，溫度一般控制在18℃27℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.機(jī)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防雷、防靜電等安全設(shè)施，配備滅火設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、監(jiān)控系統(tǒng)等。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專(zhuān)用的存儲(chǔ)架或存儲(chǔ)柜中，按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（三）保管期限與銷(xiāo)毀1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的備份保管期限。一般檔案?jìng)浞荼９芷谙逓閇X]年，重要檔案?jìng)浞荼９芷谙逓閇X]年以上。2.超過(guò)保管期限的檔案?jìng)浞荩蓹n案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。3.在銷(xiāo)毀檔案?jìng)浞萸?，?yīng)確保備份數(shù)據(jù)已無(wú)法恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露。銷(xiāo)毀方式可采用物理銷(xiāo)毀（如粉碎存儲(chǔ)介質(zhì)）或數(shù)據(jù)覆蓋等方式。六、檔案?jìng)浞莸幕謴?fù)與利用（一）恢復(fù)流程1.申請(qǐng)恢復(fù)：因工作需要或檔案損壞等原因，需恢復(fù)檔案?jìng)浞輹r(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)檔案?jìng)浞莼謴?fù)申請(qǐng)表，注明恢復(fù)檔案的名稱(chēng)、時(shí)間范圍、恢復(fù)原因等信息，并提交給檔案管理部門(mén)。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門(mén)對(duì)恢復(fù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)?jiān)蚝捅匾?。審核通過(guò)后，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.恢復(fù)操作：信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的恢復(fù)申請(qǐng)，按照備份恢復(fù)流程進(jìn)行操作?；謴?fù)過(guò)程中要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，避免誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.驗(yàn)證確認(rèn)：恢復(fù)完成后，由檔案管理部門(mén)和申請(qǐng)部門(mén)共同對(duì)恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保恢復(fù)的數(shù)據(jù)與原始檔案一致。驗(yàn)證無(wú)誤后，在恢復(fù)申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）利用規(guī)定1.檔案?jìng)浞莸睦脩?yīng)遵循企業(yè)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱人員需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案?jìng)浞輹r(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保借閱人員正確使用檔案。借閱人員不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失檔案?jìng)浞?，如需?fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案?jìng)浞?。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案?jìng)浞莨ぷ鬟M(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、備份及時(shí)性、備份數(shù)據(jù)完整性等。2.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)備份系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保備份設(shè)備和軟件正常工作，及時(shí)處理備份過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案?jìng)浞葜贫鹊膱?zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案?jìng)浞莨ぷ魇欠穹弦?guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）外部審計(jì)1.按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案?jìng)浞莨ぷ鬟M(jìn)行審計(jì)，確保檔案?jìng)浞莨ぷ骱戏ê弦?guī)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)