企業(yè)員工檔案制度一、總則（一）目的為加強公司員工檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護員工合法權益，促進公司人力資源管理的科學化、規(guī)范化、制度化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案內容應真實、準確、完整，如實反映員工的工作經歷、業(yè)績表現、獎懲情況等。2.保密性原則：嚴格保密員工檔案信息，未經授權，不得泄露給任何第三方。3.完整性原則：全面收集員工各類檔案材料，確保檔案內容的完整性。4.動態(tài)管理原則：根據員工工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內容。二、檔案內容（一）個人基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.身份證復印件：提供員工有效身份證件復印件。3.學歷證書復印件：包括最高學歷及相關培訓證書復印件。4.學位證書復印件：如有學位，提供相應學位證書復印件。5.就業(yè)報到證復印件：記錄員工初次就業(yè)情況。（二）入職材料1.入職登記表：詳細記錄員工入職時填寫的各項信息。2.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。3.入職體檢報告：入職時的體檢結果。（三）工作經歷1.工作履歷：按時間順序記錄員工在公司及其他單位的工作經歷，包括起止時間、工作單位、職位、工作職責等。2.離職證明：員工離職時原單位出具的離職證明。（四）培訓與發(fā)展1.培訓記錄：參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關調整記錄。（五）績效考核1.績效考核表：定期評估員工工作業(yè)績的考核記錄。2.績效面談記錄：與員工進行績效面談的相關記錄。（六）獎勵與懲罰1.獎勵記錄：獲得公司或上級單位表彰、獎勵的相關文件及證書復印件。2.懲罰記錄：受到公司或上級單位批評、處罰的相關文件及記錄。（七）薪酬福利1.工資條：每月工資發(fā)放明細。2.福利記錄：享受公司各類福利的相關記錄，如社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（八）其他材料1.員工異動申請：如崗位調動、晉升、降職等申請材料。2.員工健康檔案：定期體檢及健康狀況相關記錄。3.員工職業(yè)資格證書復印件：如專業(yè)技術資格證書、職業(yè)技能等級證書等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門：負責收集員工入職、離職、培訓、績效等相關材料。2.各部門：及時將涉及本部門員工的各類文件、通知等材料移交人力資源部門。3.員工本人：員工應主動提交個人相關材料，并確保材料的真實性和完整性。（二）收集要求1.及時收集：各類檔案材料應在規(guī)定時間內收集齊全，確保檔案信息的時效性。2.審核材料：對收集到的材料進行審核，確保材料真實、有效、完整，不符合要求的材料應及時退回補充或更正。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案內容分類，將個人基本信息、入職材料、工作經歷等各類材料分別整理。2.編號排序：對每份檔案材料進行編號，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.裝訂成冊：將整理好的檔案材料裝訂成冊，確保整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負責員工檔案的集中保管。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房：應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件，確保檔案安全。2.檔案柜：配備專用檔案柜，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.永久保管：涉及員工重大權益、重要業(yè)績等具有長期保存價值的檔案材料。2.定期保管：其他檔案材料根據其重要性和時效性確定保管期限，一般為[X]年。（四）檔案清查1.定期清查：每年定期對員工檔案進行清查，核對檔案數量、內容等是否準確完整。2.不定期清查：根據工作需要或特殊情況，不定期對檔案進行清查，及時發(fā)現和解決問題。五、檔案利用（一）查閱權限1.人力資源部門：可查閱員工檔案的全部內容，用于人力資源管理工作。2.相關部門負責人：在工作需要時，經人力資源部門負責人批準，可查閱本部門員工的檔案部分內容。3.公司領導：根據工作需要，經人力資源部門負責人批準，可查閱員工檔案的相關內容。4.員工本人：可查閱本人檔案，但涉及公司機密等特殊情況的材料除外。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱人填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等。2.審批流程：按照查閱權限，由相應負責人進行審批。3.查閱登記：查閱人在檔案查閱登記簿上進行登記，記錄查閱時間、查閱內容等。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，確保檔案的完整性和保密性。（三）復印與借閱1.復?。阂蚬ぷ餍枰獜陀n案材料的，經人力資源部門負責人批準，由檔案管理人員負責復印，并做好登記。2.借閱：一般不允許借閱員工檔案，特殊情況需借閱的，經公司領導批準，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。六、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.錄入檔案信息：將員工檔案內容錄入電子檔案系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化管理。2.數據維護：定期對電子檔案系統(tǒng)數據進行維護，確保數據的準確性和完整性。（二）權限管理1.系統(tǒng)用戶：根據工作需要，設置不同的系統(tǒng)用戶角色，如人力資源管理人員、部門負責人、員工本人等。2.權限設置：為不同用戶角色設置相應的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全性。（三）數據備份1.定期備份：定期對電子檔案系統(tǒng)數據進行備份，備份數據存儲在安全的介質上。2.異地存儲：重要數據應進行異地存儲，防止數據丟失。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：加強對檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任。2.環(huán)境管理：檔案庫房設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入，確保檔案存放環(huán)境安全。3.信息管理：對檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫房配備防火、防盜設施，定期進行檢查和維護。2.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，確保檔案不受損壞。3.應急處理：制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災等突發(fā)事件，及時采取措施保護檔案安全。八、檔案轉移與銷毀（一）檔案轉移1.員工離職：員工離職時，人力資源部門應及時辦理檔案轉移手續(xù)，將檔案轉移至新的工作單位或相關部門。2.單位變動：公司與其他單位合并、分立等情況下，員工檔案應按照相關規(guī)定進行轉移。（二）檔案銷毀1.銷毀條件：檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，經人力資源部門負責人審核，報公司領導批準后進行銷毀。2.