檔案管理交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間檔案的交接管理工作，包括但不限于文件、合同、報表、記錄等各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)活動的原始記錄。2.完整性原則：確保交接的檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.及時性原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，避免延誤影響工作。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案管理工作的連續(xù)性和可追溯性。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案交接的流程和規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案交接工作。2.組織檔案交接的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。3.審核交接檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，確保符合檔案管理要求。4.負(fù)責(zé)接收和保管各部門移交的檔案，建立健全檔案管理制度。（二）移交部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理、核對本部門的檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.負(fù)責(zé)與接收部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，安排檔案交接的時間和地點(diǎn)。4.向接收部門介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和重要性，協(xié)助接收部門做好檔案的接收和管理工作。（三）接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收移交部門移交的檔案資料，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對。2.按照檔案管理部門的要求，對接收的檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔。3.及時將接收檔案的情況反饋給檔案管理部門和移交部門。4.負(fù)責(zé)對接收檔案的安全保管和利用，確保檔案的保密性和完整性。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交部門在檔案交接前，應(yīng)完成檔案的整理和核對工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.編制檔案移交清單，一式兩份，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息。3.移交部門應(yīng)提前與接收部門溝通協(xié)調(diào)，確定檔案交接的時間、地點(diǎn)和方式。（二）現(xiàn)場交接1.檔案交接時，移交部門和接收部門應(yīng)共同在場，按照檔案移交清單進(jìn)行核對。2.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.對于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，交接過程中應(yīng)采取必要的保密措施。（三）后續(xù)處理1.接收部門應(yīng)及時對接收的檔案進(jìn)行整理、分類和歸檔，確保檔案的有序存放。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對檔案交接過程中出現(xiàn)的爭議或問題，由檔案管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。四、檔案交接的內(nèi)容與要求（一）檔案內(nèi)容1.文件檔案：包括公司的各類文件、通知、報告、決議等。2.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.報表檔案：包括公司的財務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)報表、業(yè)務(wù)報表等。4.記錄檔案：包括公司的會議記錄、活動記錄、工作記錄等。5.其他檔案：包括公司的證照、印章、榮譽(yù)證書等。（二）檔案要求1.檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、美觀。3.檔案應(yīng)注明形成日期、保管期限、密級等信息，并按照分類進(jìn)行編號。4.檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和泄密。五、檔案交接的時間與期限（一）交接時間1.在部門職責(zé)調(diào)整、人員調(diào)動、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，應(yīng)及時進(jìn)行檔案交接。2.檔案交接應(yīng)在規(guī)定的工作日內(nèi)完成，特殊情況需要延長的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）保管期限1.檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司的重要文件、合同、決議等；長期保管的檔案包括公司的一般性文件、報表、記錄等；短期保管的檔案包括公司的臨時性文件、資料等。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接工作的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對檔案交接情況進(jìn)行審計(jì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.檔案交接清單的編制是否準(zhǔn)確、完整。2.檔案的數(shù)量、質(zhì)量是否與交接清單一致。3.檔案的整理、分類和歸檔是否符合要求。4.檔案的保管是否安全、保密。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時通知移交部門和接收部門進(jìn)行整改。2.移交部門和接收部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。3.對違反檔案交接制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案交接的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的檔案。2.公司內(nèi)部尚未公開的文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)對涉及保密的檔案采取必要的保密措施，如密封、加密等。2.在檔案交接過程中，不得向無關(guān)人員透露檔案的內(nèi)容和信息。3.接收部門應(yīng)對接收的保密檔案進(jìn)行單獨(dú)保管，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。（三）責(zé)任追究1.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案交接的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的法律法規(guī)、制度流程、操作規(guī)范等。（二）宣傳工作1.公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理交接制度的宣傳，提高全體員工的檔案管理意識。2.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、培訓(xùn)講座等形式，宣傳檔案管理交接制度