檔案外調(diào)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織檔案外調(diào)工作，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，保障公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，向外部單位或個(gè)人調(diào)取檔案資料的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外調(diào)工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外調(diào)行為合法合規(guī)。2.安全性原則：注重檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案在調(diào)閱過(guò)程中發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況。3.準(zhǔn)確性原則：保證外調(diào)檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與原始檔案一致。4.及時(shí)性原則：外調(diào)工作應(yīng)高效、及時(shí)完成，滿足業(yè)務(wù)需求，避免因檔案延誤影響工作進(jìn)展。二、檔案外調(diào)申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取檔案時(shí)，由該部門指定專人作為申請(qǐng)人，負(fù)責(zé)填寫檔案外調(diào)申請(qǐng)表。（二）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：申請(qǐng)人應(yīng)詳細(xì)填寫檔案外調(diào)申請(qǐng)表，包括外調(diào)單位或個(gè)人信息、外調(diào)目的、所需檔案名稱及內(nèi)容、預(yù)計(jì)調(diào)閱期限等內(nèi)容。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)外調(diào)事項(xiàng)的必要性和真實(shí)性。3.提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的申請(qǐng)表提交至公司/組織檔案管理部門。（三）申請(qǐng)材料要求1.清晰明確：申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得有模糊或歧義之處。2.相關(guān)證明：根據(jù)外調(diào)目的不同，可能需要提供相關(guān)證明材料，如工作聯(lián)系函、合作協(xié)議等，以證明外調(diào)的合法性和必要性。三、檔案外調(diào)審批（一）審批主體公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案外調(diào)申請(qǐng)進(jìn)行審批。（二）審批流程1.初步審核：檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，首先對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、申請(qǐng)材料是否齊全。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)涉及重要檔案、機(jī)密檔案或可能存在風(fēng)險(xiǎn)的外調(diào)申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括外調(diào)單位或個(gè)人的信譽(yù)、資質(zhì)、保密措施等，以及檔案外調(diào)可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。3.審批決定：根據(jù)初步審核和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，檔案管理部門做出審批決定。對(duì)于符合規(guī)定、風(fēng)險(xiǎn)可控的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)，不予批準(zhǔn)，并向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。（三）審批期限檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批期限的，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說(shuō)明原因。四、檔案外調(diào)實(shí)施（一）調(diào)閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱：對(duì)于距離較近、外調(diào)單位或個(gè)人具備檔案保管條件的情況，可安排專人前往現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案。調(diào)閱人員應(yīng)攜帶有效證件，在檔案保管單位或個(gè)人的監(jiān)督下進(jìn)行調(diào)閱，并做好調(diào)閱記錄。2.郵寄調(diào)閱：對(duì)于距離較遠(yuǎn)、不便現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱的情況，可采用郵寄方式調(diào)閱檔案。檔案管理部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的快遞公司，并對(duì)檔案進(jìn)行妥善包裝，確保郵寄過(guò)程中檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)要求收件方在收到檔案后及時(shí)反饋簽收信息。3.電子傳輸：對(duì)于部分允許電子傳輸?shù)臋n案，可通過(guò)加密的電子文件傳輸方式進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱人員應(yīng)確保電子文件傳輸?shù)陌踩?，防止文件被篡改或泄露。同時(shí)，應(yīng)要求接收方在收到電子文件后及時(shí)確認(rèn)，并對(duì)文件進(jìn)行妥善保存。（二）調(diào)閱人員要求1.專人負(fù)責(zé)：檔案外調(diào)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，調(diào)閱人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)定。2.培訓(xùn)教育：調(diào)閱人員應(yīng)接受檔案管理部門的培訓(xùn)教育，了解檔案外調(diào)的流程、要求及注意事項(xiàng)，掌握檔案安全保護(hù)知識(shí)。3.遵守規(guī)定：調(diào)閱人員在調(diào)閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度及檔案保管單位或個(gè)人的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）調(diào)閱記錄1.詳細(xì)記錄：調(diào)閱人員應(yīng)在調(diào)閱過(guò)程中做好調(diào)閱記錄，記錄內(nèi)容包括調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名、調(diào)閱單位或個(gè)人信息、調(diào)閱檔案名稱及數(shù)量、調(diào)閱目的、調(diào)閱期限等。2.簽字確認(rèn)：調(diào)閱記錄應(yīng)由調(diào)閱人員和檔案保管單位或個(gè)人的相關(guān)人員簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.存檔備案：調(diào)閱記錄應(yīng)及時(shí)歸檔保存，作為檔案外調(diào)工作的重要資料備案。五、檔案外調(diào)歸還（一）歸還期限調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱期限內(nèi)歸還所調(diào)閱的檔案。如因特殊情況需要延長(zhǎng)調(diào)閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）歸還方式1.現(xiàn)場(chǎng)歸還：對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱的檔案，調(diào)閱人員應(yīng)在調(diào)閱期限屆滿后，及時(shí)將檔案歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.郵寄歸還：對(duì)于郵寄調(diào)閱的檔案，調(diào)閱人員應(yīng)在調(diào)閱期限屆滿后，按照檔案管理部門指定的方式將檔案寄回。檔案管理部門收到歸還檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，并通知調(diào)閱人員檔案已安全歸還。3.電子確認(rèn)歸還：對(duì)于電子傳輸調(diào)閱的檔案，調(diào)閱人員應(yīng)在調(diào)閱期限屆滿后，通過(guò)加密的電子文件傳輸方式將檔案歸還，并向檔案管理部門發(fā)送歸還確認(rèn)信息。檔案管理部門收到歸還確認(rèn)信息后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，確保電子文件完整無(wú)損、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）逾期處理如調(diào)閱人員未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與調(diào)閱人員聯(lián)系，了解原因，并要求其盡快歸還。如逾期仍未歸還，檔案管理部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，如暫停該部門的檔案外調(diào)申請(qǐng)權(quán)限、追究調(diào)閱人員責(zé)任等，直至檔案安全歸還。六、檔案外調(diào)安全保密（一）安全措施1.檔案包裝：在調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，采用合適的包裝材料進(jìn)行包裝，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.運(yùn)輸安全：對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱或郵寄調(diào)閱的檔案，應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，確保檔案運(yùn)輸過(guò)程中的安全。如采用郵寄方式，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的快遞公司，并要求其提供保險(xiǎn)服務(wù)。3.存儲(chǔ)安全：調(diào)閱人員在調(diào)閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。如檔案需要在調(diào)閱單位或個(gè)人處存放，應(yīng)要求其提供安全的存儲(chǔ)場(chǎng)所，并采取必要的防盜、防火、防潮等措施。（二）保密要求1.保密協(xié)議：在檔案外調(diào)前，檔案管理部門應(yīng)與調(diào)閱單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.人員管理：調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)所調(diào)閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。如因工作需要向其他人員提供檔案信息的，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.監(jiān)督檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案外調(diào)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保調(diào)閱人員遵守保密規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案外調(diào)責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.調(diào)閱人員責(zé)任：調(diào)閱人員在檔案外調(diào)過(guò)程中，如因違反本制度規(guī)定或其他原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理部門責(zé)任：檔案管理部門在檔案外調(diào)審批、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，如因工作失誤或未盡到管理職責(zé)導(dǎo)致檔案外調(diào)出現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.外調(diào)單位或個(gè)人責(zé)任：外調(diào)單位或個(gè)人在檔案調(diào)閱過(guò)程中，如因違反保密協(xié)議或其他規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露等情況發(fā)生的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于造成一定經(jīng)濟(jì)損失的違規(guī)行為，根據(jù)損失情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.行政處分：對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、造成重大損失或影響的違規(guī)行為，給予行政處分，如警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。4.法律責(zé)任