檔案聯(lián)席會(huì)商制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源的有效整合與利用，確保檔案工作與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào)發(fā)展，特制定本檔案聯(lián)席會(huì)商制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則實(shí)行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案管理體制，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.資源整合原則充分整合公司內(nèi)外部檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案利用效率。4.服務(wù)發(fā)展原則檔案管理工作要緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持和保障。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)如下：1.全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和發(fā)展規(guī)劃。2.審議檔案工作年度計(jì)劃、總結(jié)以及重要檔案管理制度。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財(cái)力。（二）檔案管理部門公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理的具體工作。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案資料的完整與準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）各部門檔案管理人員各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司檔案管理部門移交。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理和分類。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理和保管，確保檔案的安全與完整。3.及時(shí)將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的核對(duì)與清點(diǎn)工作。4.配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。三、檔案聯(lián)席會(huì)商機(jī)制（一）會(huì)商召集1.檔案管理部門定期或不定期組織檔案聯(lián)席會(huì)商會(huì)議，原則上每季度至少召開一次。如有重大檔案管理事項(xiàng)或問題，可隨時(shí)召開臨時(shí)會(huì)商會(huì)議。2.會(huì)商會(huì)議由檔案管理部門負(fù)責(zé)人召集并主持，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。（二）會(huì)商內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查各部門對(duì)公司檔案管理制度的貫徹執(zhí)行情況，討論制度執(zhí)行過程中存在的問題及改進(jìn)措施。2.檔案工作年度計(jì)劃與總結(jié)審議檔案工作年度計(jì)劃的合理性和可行性，總結(jié)年度檔案工作完成情況，分析存在的問題，提出下一年度工作目標(biāo)和重點(diǎn)。3.檔案資源整合與利用研究如何進(jìn)一步整合公司內(nèi)外部檔案資源，提高檔案利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。討論檔案利用服務(wù)的方式、渠道和效果，收集用戶反饋意見，改進(jìn)檔案利用工作。4.檔案信息化建設(shè)探討檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況，包括檔案數(shù)字化加工、檔案管理系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)安全等方面的問題。研究如何利用信息技術(shù)提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷查詢、共享和利用。5.重大項(xiàng)目與重要活動(dòng)檔案管理針對(duì)公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作進(jìn)行會(huì)商，明確檔案管理責(zé)任，制定檔案收集、整理和歸檔方案，確保項(xiàng)目和活動(dòng)檔案的完整與準(zhǔn)確。6.檔案安全與保密分析檔案安全管理形勢，研究加強(qiáng)檔案安全防范措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。討論檔案保密制度的執(zhí)行情況，強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，防止檔案信息泄露。（三）會(huì)商程序1.會(huì)前準(zhǔn)備檔案管理部門提前收集各部門在檔案管理工作中存在的問題和建議，并整理形成會(huì)商議題。同時(shí)，通知與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議題，要求與會(huì)人員做好發(fā)言準(zhǔn)備。2.會(huì)議討論會(huì)議主持人介紹會(huì)商議題和目的，各部門參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行發(fā)言，分享經(jīng)驗(yàn)、提出問題、發(fā)表意見和建議。參會(huì)人員應(yīng)充分交流討論，形成共識(shí)。3.決議形成根據(jù)會(huì)議討論情況，對(duì)各項(xiàng)議題進(jìn)行總結(jié)歸納，形成會(huì)商決議。會(huì)商決議應(yīng)明確責(zé)任部門、工作任務(wù)、完成時(shí)間和要求等內(nèi)容。4.會(huì)議記錄與紀(jì)要檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員，并督促各部門按照會(huì)議紀(jì)要要求落實(shí)工作任務(wù)。（四）會(huì)商結(jié)果跟蹤與反饋1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)商決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。2.各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)商決議要求，按時(shí)完成工作任務(wù)，并將工作進(jìn)展情況和結(jié)果及時(shí)反饋給檔案管理部門。3.對(duì)于會(huì)商決議執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，共同研究解決方案，確保會(huì)商決議得到有效落實(shí)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)研發(fā)等方面。2.公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、研究成果、獲獎(jiǎng)材料等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等各類證照文件。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得對(duì)檔案材料進(jìn)行涂改、偽造或擅自銷毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。4.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案材料移交公司檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。3.檔案整理應(yīng)做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，保證兩者內(nèi)容一致、相互對(duì)應(yīng)。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、市場營銷檔案、生產(chǎn)運(yùn)營檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進(jìn)行保管。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，方便快速定位查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于管理和檢索。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。1.永久保管檔案凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。2.定期保管檔案其他具有一定保存價(jià)值，但保管期限不需要永久保存的檔案，列為定期保管。其中，保管期限為30年的檔案，主要是對(duì)公司中長期發(fā)展有重要參考價(jià)值的文件；保管期限為10年的檔案，是在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件。（四）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境等。檢查周期為每季度一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.維護(hù)修復(fù)對(duì)破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.防蟲防霉定期在檔案庫房投放防蟲藥品，防止蟲害對(duì)檔案的破壞。同時(shí)，保持庫房通風(fēng)良好，控制濕度，防止檔案霉變。4.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司整體利益出發(fā)，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源和歷史背景等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估法綜合考慮檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用頻率、完整性等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究、工作等需要，可按照規(guī)定查閱、借閱本人相關(guān)的檔案資料。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案資料，但必須遵守公司檔案管理規(guī)定，履行相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案庫房或通過檔案管理系統(tǒng)查閱檔案資料。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進(jìn)行協(xié)助。2.借閱利用者如需借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。（三）利用服務(wù)1.檔