評(píng)估工作檔案制度總則目的為規(guī)范公司評(píng)估工作檔案管理，確保評(píng)估工作的科學(xué)性、公正性、準(zhǔn)確性，提高公司管理決策的依據(jù)性和有效性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類評(píng)估工作所形成的檔案管理，包括但不限于績(jī)效評(píng)估、項(xiàng)目評(píng)估、崗位評(píng)估等?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映評(píng)估工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集、整理評(píng)估過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，保證檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。檔案內(nèi)容及分類評(píng)估計(jì)劃類1.評(píng)估方案：明確評(píng)估目的、范圍、方法、流程、時(shí)間安排等內(nèi)容的詳細(xì)方案。2.評(píng)估指標(biāo)體系：包括各類評(píng)估所使用的具體指標(biāo)、權(quán)重分配等。評(píng)估實(shí)施類1.評(píng)估通知：向參與評(píng)估的人員或部門發(fā)布的正式通知，告知評(píng)估的相關(guān)信息。2.評(píng)估數(shù)據(jù)收集表：用于記錄評(píng)估過程中所收集的各類數(shù)據(jù)，如績(jī)效數(shù)據(jù)、項(xiàng)目成果數(shù)據(jù)等。3.評(píng)估過程記錄：包括評(píng)估會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)考察記錄、訪談?dòng)涗浀?，反映評(píng)估過程的實(shí)際情況。4.被評(píng)估對(duì)象的自評(píng)報(bào)告：由被評(píng)估對(duì)象提交的對(duì)自身工作表現(xiàn)、項(xiàng)目成果等的自我評(píng)價(jià)報(bào)告。評(píng)估結(jié)果類1.評(píng)估報(bào)告：綜合評(píng)估數(shù)據(jù)和過程記錄，對(duì)評(píng)估對(duì)象進(jìn)行全面分析和評(píng)價(jià)，得出評(píng)估結(jié)果的正式報(bào)告。2.評(píng)估等級(jí)評(píng)定：明確評(píng)估對(duì)象的評(píng)估等級(jí)，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。3.反饋意見：向被評(píng)估對(duì)象反饋評(píng)估結(jié)果及相關(guān)意見和建議的記錄。相關(guān)證明材料類1.業(yè)績(jī)證明材料：如工作成果報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書、客戶反饋等，作為評(píng)估的支撐材料。2.資質(zhì)證明材料：涉及評(píng)估對(duì)象資質(zhì)、能力等方面的證明文件，如學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定和完善公司評(píng)估工作檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和合理性。2.檔案收集與整理：組織開展檔案收集工作，對(duì)各類評(píng)估檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.檔案保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案的保存狀況，采取必要的維護(hù)措施，確保檔案的完整性和可讀性。4.檔案查閱與借閱管理：建立檔案查閱和借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)，確保檔案的合理使用和安全。5.檔案銷毀管理：按照規(guī)定程序?qū)^期、無用的檔案進(jìn)行銷毀處理，確保檔案信息的安全。評(píng)估部門職責(zé)1.檔案資料提供：負(fù)責(zé)及時(shí)向檔案管理部門提供本部門在評(píng)估工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案資料的齊全和完整。2.檔案整理協(xié)助：協(xié)助檔案管理部門對(duì)涉及本部門的評(píng)估檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。被評(píng)估對(duì)象職責(zé)1.材料提交：按照評(píng)估要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提交個(gè)人或部門的相關(guān)評(píng)估材料，如自評(píng)報(bào)告、業(yè)績(jī)證明材料等。2.配合檔案管理：積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的信息和協(xié)助，確保評(píng)估檔案的順利管理。檔案收集與整理收集要求1.及時(shí)收集：評(píng)估工作結(jié)束后，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將各自負(fù)責(zé)的檔案資料提交至檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性。2.全面收集：涵蓋評(píng)估工作全過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，不得遺漏重要信息。整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，如評(píng)估計(jì)劃類、評(píng)估實(shí)施類、評(píng)估結(jié)果類、相關(guān)證明材料類等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號(hào)等進(jìn)行編制。3.裝訂：對(duì)零散的文件資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意文件的順序和頁碼的連續(xù)性。4.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，方便快速查找和使用。檔案保管保管環(huán)境1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.存儲(chǔ)設(shè)備：配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放有序、安全。保管期限1.定期評(píng)估：根據(jù)評(píng)估工作的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。2.具體期限規(guī)定：短期保管期限為[X]年，適用于一般性評(píng)估且對(duì)公司影響較小的檔案；中期保管期限為[X]年，適用于具有一定重要性和參考價(jià)值的評(píng)估檔案；長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策等關(guān)鍵評(píng)估檔案。檔案盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案狀態(tài)良好。2.差異處理：如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量、狀態(tài)等存在差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施，如補(bǔ)充檔案、修復(fù)損壞檔案等。檔案查閱與借閱查閱規(guī)定1.查閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱評(píng)估檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.查閱范圍：檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定查閱范圍，并安排專人協(xié)助查閱。查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱記錄：查閱過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以備查考。借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：因特殊原因需要借閱評(píng)估檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案保密保密措施1.人員管理：對(duì)接觸評(píng)估檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱和借閱場(chǎng)所應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，防止信息泄露。3.技術(shù)手段：采用加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。保密責(zé)任追究1.違規(guī)處理：對(duì)違反檔案保密規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.法律責(zé)任：如因檔案保密問題給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.提高管理效率：利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的快速檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作效率。2.數(shù)據(jù)安全保障：采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將評(píng)估檔案的相關(guān)信息錄入信息化系統(tǒng)，建立電子檔案庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和分析報(bào)告，為公司管理決策提供支持。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期維護(hù)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)信息化系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新：隨著評(píng)估工作的開展和檔案信息的變化，及時(shí)更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。檔案銷毀銷毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀處理。2.檔案失效：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)變更等原因，導(dǎo)致相關(guān)評(píng)估檔案失去效力的，可予以銷毀。銷毀流程1.鑒定申請(qǐng)：檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀鑒定表，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.鑒定審批：組織相關(guān)部門和人員對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行鑒定審批，確保銷毀檔案確實(shí)無保存價(jià)值。3.銷毀