局檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機(jī)關(guān)各部門及下屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋本局工作的各個(gè)方面，避免檔案缺失或遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本局設(shè)立檔案室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，及時(shí)催還到期檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.參與本局重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集整理和歸檔工作。9.定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案工作情況，并接受其監(jiān)督指導(dǎo)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地移交檔案室。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期向檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。4.協(xié)助檔案室開展檔案信息化建設(shè)，提供必要的電子文件和數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、審批文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。4.本局組織的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、發(fā)言稿、活動(dòng)方案、培訓(xùn)教材等。5.本局人員的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的文件。6.本局財(cái)務(wù)檔案材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.本局固定資產(chǎn)檔案材料，如設(shè)備購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)清單等。8.本局對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報(bào)道、交流合作協(xié)議等。9.其他與本局工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求，如紙張應(yīng)使用A4規(guī)格，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容完整。3.對(duì)重要文件材料或成套性文件材料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)收集和整理，確保其系統(tǒng)性和完整性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案可按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案可按照項(xiàng)目類別、階段等進(jìn)行分類；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。文書檔案編號(hào)可采用年度+保管期限+流水號(hào)的方式；科技檔案編號(hào)可根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行編制，如項(xiàng)目代碼+階段代碼+流水號(hào)等。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄文件編號(hào)、題名、日期、頁號(hào)、備注等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管場所建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、除濕機(jī)等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案整理、查閱和日常管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案保管要求1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等，確保各類檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)措施。6.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥，檢查防火設(shè)施設(shè)備，安裝防盜報(bào)警裝置等，確保檔案安全。（三）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)類型等信息，便于識(shí)別和管理。3.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常使用，防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照載體形式進(jìn)行分類保管，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用，并建立相應(yīng)的聲像檔案目錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞本局工作需要，為各項(xiàng)工作提供有力支持，提高檔案的使用價(jià)值。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本局檔案，但需經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要，依法查閱、借閱本局檔案。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱或借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱本局檔案應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序辦理查閱或借閱手續(xù)。4.檔案室對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理，并登記查閱或借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱期限等信息。5.查閱或借閱檔案時(shí)，查閱或借閱人應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.查閱或借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印或摘抄。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、檔案名稱、文號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案查閱、借閱次數(shù)、利用部門分布、利用目的分析等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便更好地滿足檔案利用需求。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本局實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。1.永久保管的檔案反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如本局重要的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、重大項(xiàng)目文件、人事任免文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)確定無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組組長簽字、本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。2.對(duì)銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式等信息。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用和遠(yuǎn)程查詢，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本局重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫中，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）系統(tǒng)使用與