檔案編輯制度管理一、總則（一）目的為加強公司檔案編輯工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案編輯過程中的管理活動，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案編輯應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集公司各類檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。3.準確性原則：對檔案內(nèi)容進行準確記錄和整理，確保檔案信息準確無誤。4.規(guī)范性原則：遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案編輯工作流程和方法。5.保密性原則：對涉及公司機密的檔案資料，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案編輯職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案編輯制度，指導(dǎo)各部門開展檔案編輯工作。2.組織實施檔案收集、整理、分類、編目等工作，建立公司檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案的存儲、保管和利用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案安全。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案的編目、存儲等后續(xù)工作。3.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及本部門的機密檔案資料妥善保管，防止泄密。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案利用申請，經(jīng)批準后查閱、借閱檔案。（三）檔案編輯人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)檔案管理知識和相關(guān)法律法規(guī)，掌握檔案編輯工作技能。2.負責(zé)檔案資料的具體收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密，不得擅自涂改、銷毀檔案。4.積極配合檔案管理部門和其他部門的檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等。3.公司行政管理活動中形成的文件，如工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。4.公司財務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.公司人力資源管理活動中形成的文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。6.公司技術(shù)研發(fā)活動中產(chǎn)生的文件，如技術(shù)方案、研究報告、專利證書等。7.公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動照片等。8.其他與公司經(jīng)營管理相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋公司各項工作的各個環(huán)節(jié)和方面。3.對重要文件資料，應(yīng)收集原件或原始副本，確保檔案的真實性和權(quán)威性。4.收集的檔案資料應(yīng)保持完整，不得擅自剪裁、涂改或損毀。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案資料，應(yīng)在工作完成后及時收集整理。2.對于定期產(chǎn)生的檔案資料，如月度報表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集。3.對于重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料收集齊全并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類、對外宣傳類等類別。每個類別下可進一步細分若干二級類目，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、檔案管理等二級類目。2.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裱糊。按照一定順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。3.編頁號對裝訂成冊的文件材料逐頁編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)在頁面正面的右上角、背面的左上角。頁號應(yīng)連續(xù)編寫，不得漏編、重編。4.編目編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目。目錄應(yīng)打印或手寫清晰、準確，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用等。五、檔案分類（一）分類標準1.年度分類法：根據(jù)文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件歸為一類。2.組織機構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類，將各部門形成的文件歸為相應(yīng)類別。3.問題分類法：根據(jù)文件反映的問題進行分類，將同一問題的文件歸為一類。（二）分類實施1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，選擇合適的分類方法，并制定具體的分類方案。2.在檔案整理過程中，嚴格按照分類方案對檔案進行分類，確保分類準確、規(guī)范。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案數(shù)量的增加，適時對分類方案進行調(diào)整和完善。六、檔案編目（一）編目內(nèi)容1.案卷編目編制案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、密級等內(nèi)容。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。編寫備考表，記錄卷內(nèi)文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。2.文件級編目對每份文件進行編目，包括文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、密級等內(nèi)容。（二）編目要求1.編目應(yīng)準確、完整、清晰，便于檔案的查找和利用。2.編目信息應(yīng)與檔案內(nèi)容一致，不得隨意更改或編造。3.編目完成后，應(yīng)進行認真核對，確保編目質(zhì)量。七、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設(shè)備。檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，便于查找和管理。對珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、防潮、防蟲等。2.電子檔案存儲建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲。對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，確保檔案安全。3.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因合法事由查閱、借閱公司檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用程序1.內(nèi)部利用各部門填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等內(nèi)容。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，批準后提供檔案查閱、借閱服務(wù)。利用人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。2.外部利用外部單位提出檔案利用申請，提交相關(guān)證明材料。申請經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門與外部單位簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。外部單位按照協(xié)議要求查閱、借閱檔案，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（三）利用要求1.利用人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出指定區(qū)域。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。4.檔案利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如利用申請表、利用記錄等，應(yīng)妥善保存。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合公司實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，確保鑒定結(jié)果準確合理。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案編輯人員等組成。2.鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性、準確性。2.檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。3.檔案的密級是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。十、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對公司檔案資料進行保密管理。2.明確檔案保密范圍，包括公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等。3.對涉及保密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。（二）保密措施1.檔案管理部門工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對檔案查閱、借閱人員進行保密教育，要求其遵守保密規(guī)定。3.限制檔案查閱、借閱范圍，嚴格控制知悉檔案內(nèi)容的人員數(shù)量。4.在檔案存儲、傳輸過程中，采取加密、防火墻等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對檔案編輯制度的執(zhí)行情況進行定期審計監(jiān)督。2.檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案編輯工作進行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、分類、編目等工作是否符合制度要求。2.檔案存儲是否安全，環(huán)境是否符合規(guī)定。3.檔案利用是否規(guī)范，手續(xù)是否齊全。4.檔