工商檔案制度一、總則（一）目的為加強公司工商檔案管理，規(guī)范工商檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保工商檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)開展及維護(hù)合法權(quán)益提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)在工商登記注冊、變更、注銷等各類工商事務(wù)處理過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工商檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則歸檔的工商檔案必須是公司在工商事務(wù)處理過程中形成的原始文件材料，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集公司工商事務(wù)處理過程中的各類文件材料，保證檔案的完整性，能夠反映公司工商活動的全貌。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的工商檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、工商檔案的分類與編號（一）分類1.設(shè)立登記檔案包括公司設(shè)立申請書、公司章程、股東身份證明、注冊資本證明、法定代表人任職文件等相關(guān)材料。2.變更登記檔案涵蓋公司名稱變更、經(jīng)營范圍變更、注冊資本變更、股東變更、法定代表人變更等各類變更事項的申請文件、審批文件及相關(guān)證明材料。3.注銷登記檔案包含公司注銷申請書、清算報告、稅務(wù)注銷證明、債權(quán)債務(wù)清理情況等相關(guān)材料。4.年度報告檔案公司每年向工商行政管理部門報送的年度報告及相關(guān)附表、證明材料。5.其他檔案如工商行政管理部門的各類通知、函件、行政處罰決定書等與公司工商事務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）編號工商檔案編號采用“年份+檔案類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。具體如下：1.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.檔案類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用一位大寫字母表示，“S”代表設(shè)立登記檔案，“B”代表變更登記檔案，“Z”代表注銷登記檔案，“N”代表年度報告檔案，“Q”代表其他檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號，如“001”“002”等。例如，2023年設(shè)立登記檔案的第一份檔案編號為“2023S001”。三、工商檔案的收集與整理（一）收集1.明確責(zé)任部門與人員公司各部門在辦理工商事務(wù)過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)及時收集相關(guān)文件材料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。2.收集范圍涵蓋工商事務(wù)處理過程中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文件、電子文件、證照原件及復(fù)印件等。具體包括但不限于申請書、決議書、合同協(xié)議、身份證明、資質(zhì)證明、審批文件、財務(wù)報表等。3.收集要求文件材料應(yīng)齊全完整，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。證照原件應(yīng)妥善保管，如需留存復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，并注明“與原件一致”字樣，加蓋公司公章。（二）整理1.分類排序檔案管理人員按照本制度規(guī)定的分類方法，對收集到的工商檔案進(jìn)行分類，并按照檔案形成時間或重要程度進(jìn)行排序。2.編目裝訂編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。對每份檔案進(jìn)行裝訂，保持文件材料的整齊有序，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固。3.數(shù)字化處理為提高檔案利用效率，便于遠(yuǎn)程查閱和共享，對重要的工商檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。四、工商檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號進(jìn)行有序存放。（二）保管期限1.永久保管涉及公司設(shè)立、合并、分立、改制等重大事項的工商檔案以及具有重要歷史價值和法律意義的文件材料，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他工商檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為10年或30年。保管期限自檔案形成年度的次年1月1日起計算。（三）檔案清查1.定期清查檔案管理部門應(yīng)每年定期對工商檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，檔案保管狀況是否良好。清查工作應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.不定期清查根據(jù)公司實際情況或上級主管部門要求，不定期對工商檔案進(jìn)行全面清查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。五、工商檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工商檔案的，可按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行申請。利用范圍包括但不限于了解公司工商登記情況、查詢歷史檔案資料、作為業(yè)務(wù)辦理的參考依據(jù)等。（二）利用申請1.填寫申請表利用部門需填寫《工商檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用時間等信息，并加蓋部門公章。2.審批流程申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供檔案查閱服務(wù)。（三）查閱方式1.現(xiàn)場查閱利用部門可到檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案安全，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀。2.復(fù)制利用如需復(fù)制工商檔案，利用部門應(yīng)向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“經(jīng)核對與原件一致”字樣。（四）歸還與注銷利用完畢后，利用部門應(yīng)及時將工商檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。對于因查閱、復(fù)制等原因產(chǎn)生的臨時借閱記錄，應(yīng)及時進(jìn)行注銷。六、工商檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的保密審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，不得泄露檔案內(nèi)容。2.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，確保檔案存放環(huán)境安全。3.技術(shù)防范采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，對數(shù)字化工商檔案進(jìn)行安全防護(hù)，防止信息泄露和非法訪問。（二）安全管理1.防火防盜檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施正常運行。2.防潮防蟲采取防潮、防蟲措施，如安裝除濕設(shè)備、放置防蟲藥品等，防止檔案受潮發(fā)霉、被蟲蛀蝕。3.數(shù)據(jù)備份對數(shù)字化工商檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門或其他指定部門應(yīng)定期對工商檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價建立工商檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)包括檔案管理工作的質(zhì)量、效率、服務(wù)水平等方面?？己私Y(jié)果與績效掛鉤，對工作表