檔案存管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本檔案存管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責檔案管理的日常工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責收集公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：按照檔案管理的規(guī)范和標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案利用：負責辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，為公司/組織各部門及員工提供檔案利用服務，同時做好檔案利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計：負責對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經批準后負責檔案的銷毀工作，并做好銷毀記錄。7.檔案信息化管理：負責檔案信息的錄入、存儲、檢索等信息化管理工作，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結、行政公文、人事檔案等。2.業(yè)務管理類：根據公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷、財務管理、生產管理、質量管理、技術研發(fā)等各類業(yè)務檔案。3.項目管理類：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等檔案。4.客戶資料類：包括客戶基本信息、客戶往來函件、客戶投訴處理記錄等檔案。5.財務檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等檔案。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據等檔案。（二）檔案編號為了便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，流水號從001開始依次編排。2.業(yè)務管理類：根據不同業(yè)務類別，分別設定代碼，如市場營銷類代碼為“SC”，財務管理類代碼為“CW”等，流水號從001開始依次編排。3.項目管理類：代碼為“XM”，流水號從001開始依次編排。4.客戶資料類：代碼為“KH”，流水號從001開始依次編排。5.財務檔案類：代碼為“CF”，流水號從001開始依次編排。6.聲像檔案類：代碼為“SX”，流水號從001開始依次編排。7.電子檔案類：代碼為“DZ”，流水號從001開始依次編排。例如，行政管理類的第一份檔案編號為“XZ001”，市場營銷類的第二份檔案編號為“SC002”。四》檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責：公司/組織各部門負責本部門工作活動中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集范圍：各部門應收集的檔案包括但不限于以下內容：部門工作計劃、總結、報告等文件。部門內部會議記錄、紀要。部門與外部單位簽訂的合同、協(xié)議。部門工作中產生的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據。部門員工的人事檔案材料（如入職申請表、勞動合同、培訓記錄、考核表等）。其他與部門工作相關的文件、資料。3.收集時間：各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案，應及時收集并移交。（二）檔案整理1.整理要求：檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案管理的規(guī)范和標準進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。2.分類方法：按照本制度規(guī)定的檔案分類方法，對檔案進行分類。同一類檔案應按照時間順序、重要程度等進行排列。3.編號規(guī)則：按照本制度規(guī)定的檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進行編號，并在檔案封面、卷內目錄等位置標注編號。4.編目要求：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內目錄等。案卷目錄應反映檔案的分類、編號、題名、保管期限、起止日期等信息；卷內目錄應反映卷內每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。編目應準確、清晰，便于查閱。5.裝訂要求：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.建筑要求：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應采用耐火極限不低于規(guī)定標準的建筑材料，門窗應堅固防盜，并安裝防火、防盜報警裝置。3.內部布局：檔案庫房應合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。檔案存放區(qū)應設置檔案架、檔案柜等存儲設備，按照檔案分類順序進行排列存放。（二）檔案保管措施1.溫度濕度控制：檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在規(guī)定范圍內，相對濕度保持在適宜水平。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，確保檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定。2.防火防盜：檔案庫房應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。同時，應安裝防盜報警裝置，加強庫房的安全防范措施。3.防蟲防霉：在檔案庫房內放置防蟲、防霉藥品，定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變等情況及時處理。4.防光防塵：檔案庫房應采用遮光窗簾、燈罩等措施，防止光線直射檔案。同時，應保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，防止灰塵污染檔案。5.檔案存儲：檔案應按照分類、編號順序存放在檔案架、檔案柜等存儲設備中，不得隨意堆放。對于磁性載體檔案，應存放在防磁、防潮的容器中，并定期進行檢查和維護。6.檔案清點與核對：定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量、質量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應措施。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本公司/組織的檔案。查閱、借閱檔案應遵守本制度規(guī)定的程序和要求。（二）利用程序1.查閱申請：查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.借閱申請：借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。3.查閱、借閱登記：檔案管理部門收到查閱、借閱申請后，應進行登記，記錄查閱、借閱人的姓名、部門、查閱/借閱內容、查閱/借閱時間、歸還時間等信息。4.查閱、借閱服務：檔案管理人員根據查閱、借閱申請，提供相應的檔案查閱、借閱服務。查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域進行，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。借閱檔案應按照規(guī)定的時間歸還，如需延期歸還，應辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱記錄：檔案管理人員應對查閱、借閱情況進行記錄，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人姓名、部門、查閱/借閱內容等信息。查閱、借閱記錄應妥善保存，以備查詢。（三）利用限制1.機密檔案限制：對于涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格限制查閱、借閱范圍。查閱、借閱機密檔案需經公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的專人監(jiān)督下進行查閱、借閱。2.特殊情況限制：在特殊情況下，如需查閱、借閱檔案但手續(xù)不全或不符合規(guī)定要求的，檔案管理部門應拒絕提供服務，并說明原因。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史觀點、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案價值鑒定：根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案的保存價值進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.檔案密級鑒定：對檔案的密級進行鑒定，確定檔案是否仍屬于機密文件。如檔案密級發(fā)生變化，應及時調整檔案的保管措施。（四）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對到期檔案進行初步審查，清理出需要鑒定的檔案清單，并提交鑒定小組。2.鑒定小組審查：鑒定小組對檔案進行審查，根據鑒定原則和標準，對檔案的價值和密級進行鑒定，提出鑒定意見。3.審批：鑒定意見經公司/組織主管領導批準后生效。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：對經鑒定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的編號、題名、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀實施：檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄：銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。銷毀記錄應妥善保存，以備查詢。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司/組織檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質檔案和電子檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據庫。2.檔案檢索：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案借閱管理：在信息化管理系統(tǒng)中辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤。4.檔案統(tǒng)計分析：對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據支持。5.安全管理：設置用戶權限，對檔案信息進行加密存儲，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.數(shù)據錄入要求：檔案管理人員應按照檔案管理的規(guī)范和標準，準確、完整地將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據應與紙質檔案一致，確保數(shù)據的真實性和可靠性。2.