檔案統(tǒng)計制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理的科學化、規(guī)范化，準確掌握檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用，特制定本檔案統(tǒng)計制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動中的統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須真實、準確地反映檔案管理的實際情況。2.科學性原則：采用科學的統(tǒng)計方法和指標體系，確保統(tǒng)計結(jié)果的可靠性和有效性。3.及時性原則：及時收集、整理、匯總和上報檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，保證統(tǒng)計信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案統(tǒng)計信息予以嚴格保密。二、檔案統(tǒng)計機構(gòu)與人員職責（一）檔案統(tǒng)計機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。領(lǐng)導小組負責領(lǐng)導和協(xié)調(diào)全公司/組織的檔案統(tǒng)計工作，制定統(tǒng)計工作計劃，審核統(tǒng)計報表等。（二）檔案統(tǒng)計人員職責1.檔案管理部門指定專人負責檔案統(tǒng)計工作，負責收集、整理、匯總、分析和上報檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.嚴格按照本制度規(guī)定的統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計方法和統(tǒng)計時間要求，及時、準確地完成各項統(tǒng)計任務(wù)。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行認真審核，確保數(shù)據(jù)的真實性和準確性。發(fā)現(xiàn)問題及時核實并糾正。4.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，撰寫統(tǒng)計分析報告，為公司/組織檔案管理決策提供依據(jù)。5.負責保管檔案統(tǒng)計資料，建立統(tǒng)計臺賬，按照檔案管理的要求進行歸檔保存。三、檔案統(tǒng)計范圍與內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.各類檔案的累計數(shù)量，即從檔案形成以來的總數(shù)。3.不同保管期限檔案的數(shù)量分布，如永久、長期、短期檔案的數(shù)量。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.檔案的整理數(shù)量，包括年度整理的檔案卷（件）數(shù)。2.檔案整理的質(zhì)量情況，如整理的規(guī)范性、準確性等。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱利用的人次，即年度內(nèi)查閱檔案的總?cè)藬?shù)。2.檔案借閱利用的次數(shù)，包括借出檔案的數(shù)量和歸還情況。3.檔案復制利用的份數(shù)，如復印、掃描等復制的檔案數(shù)量。4.檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或社會效益的相關(guān)數(shù)據(jù)（如有）。（四）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案室的面積、庫房數(shù)量等基本情況。2.檔案存儲設(shè)備的數(shù)量、類型及使用狀況，如檔案柜、密集架、光盤存儲設(shè)備等。3.檔案保管的安全狀況統(tǒng)計，包括是否發(fā)生過檔案損壞、丟失、霉變、蟲蛀等情況及相關(guān)處理結(jié)果。（五）檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計1.檔案數(shù)字化的數(shù)量，即已完成數(shù)字化處理的檔案數(shù)量及占總檔案數(shù)量的比例。2.檔案管理軟件的使用情況，如軟件功能的應用程度、數(shù)據(jù)錄入的準確性等。3.檔案信息系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、響應時間等。四、檔案統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：按照月度、季度、年度進行常規(guī)統(tǒng)計，由檔案管理人員負責收集相關(guān)數(shù)據(jù)。2.專項統(tǒng)計：根據(jù)檔案管理工作的需要，針對特定的檔案管理活動或項目進行專項統(tǒng)計。統(tǒng)計人員根據(jù)專項工作要求設(shè)計統(tǒng)計表格，收集數(shù)據(jù)并進行分析。3.抽樣統(tǒng)計：對于數(shù)量較大的檔案類別，可采用抽樣統(tǒng)計的方法，選取一定比例的樣本進行統(tǒng)計分析，以推斷總體情況。抽樣方法應符合統(tǒng)計學原理，確保樣本的代表性。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案管理人員定期從檔案管理系統(tǒng)、檔案整理記錄、借閱登記冊、利用效果反饋表等渠道收集相關(guān)數(shù)據(jù)。各部門檔案管理人員應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)報送至檔案管理部門。2.數(shù)據(jù)整理檔案統(tǒng)計人員對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總，剔除重復、無效的數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性、完整性和邏輯性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關(guān)部門或人員核實更正。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析根據(jù)統(tǒng)計目的和要求，運用適當?shù)慕y(tǒng)計方法對整理好的數(shù)據(jù)進行分析，計算各項統(tǒng)計指標。繪制統(tǒng)計圖表，直觀展示檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的變化趨勢和分布情況。通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)檔案管理工作中的成績、問題和規(guī)律，提出改進建議。4.統(tǒng)計報告編制檔案統(tǒng)計人員根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計報告。報告應包括統(tǒng)計目的、統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計方法、主要統(tǒng)計指標及分析、存在問題和改進措施等內(nèi)容。統(tǒng)計報告應語言簡潔、數(shù)據(jù)準確、分析客觀，能夠為公司/組織的檔案管理決策提供有力支持。5.審核與上報檔案統(tǒng)計報告編制完成后，先由檔案管理部門負責人審核，確保報告內(nèi)容真實、準確、完整。審核通過后的統(tǒng)計報告按照規(guī)定的程序上報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導和部門。五、檔案統(tǒng)計報表（一）報表種類1.《檔案數(shù)量統(tǒng)計表》：按年度統(tǒng)計各類檔案的新增數(shù)量、累計數(shù)量及保管期限分布情況。2.《檔案整理情況統(tǒng)計表》：記錄年度檔案整理的數(shù)量及質(zhì)量情況。3.《檔案利用情況統(tǒng)計表》：統(tǒng)計檔案查閱、借閱、復制利用的人次、次數(shù)、份數(shù)等信息。4.《檔案保管情況統(tǒng)計表》：反映檔案室基本情況、檔案存儲設(shè)備狀況及檔案保管安全情況。5.《檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計表》：統(tǒng)計檔案數(shù)字化數(shù)量、檔案管理軟件使用情況及檔案信息系統(tǒng)運行情況。（二）報表格式檔案統(tǒng)計報表應設(shè)計規(guī)范、格式統(tǒng)一，包括報表名稱、編號、填報單位、填報日期、統(tǒng)計項目、指標數(shù)值、審核人、填報人等內(nèi)容。具體格式如下：|報表名稱|報表編號|填報單位|填報日期|統(tǒng)計項目|指標數(shù)值|審核人|填報人|||||||||||檔案數(shù)量統(tǒng)計表|[具體編號]|[公司/組織名稱]|[具體日期]|文書檔案新增數(shù)量|[X]卷（件）|[審核人姓名]|[填報人姓名]||||||科技檔案新增數(shù)量|[X]卷（件）||||||||人事檔案新增數(shù)量|[X]卷（件）||||||||……||||（三）報表報送要求1.各部門檔案管理人員應在規(guī)定的時間內(nèi)（如每月[具體日期]前）將本部門的檔案統(tǒng)計報表報送至檔案管理部門。2.檔案管理部門將匯總后的檔案統(tǒng)計報表報送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導和部門時，應確保報表數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全。六、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的管理與保密（一）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，將各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫進行存儲，便于查詢、分析和匯總。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應進行嚴格的審批和記錄，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。（二）數(shù)據(jù)保密1.檔案統(tǒng)計人員應對涉及公司/組織機密的統(tǒng)計數(shù)據(jù)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、存儲等過程中，應采取必要的安全保密措施，如加密傳輸、設(shè)置訪問權(quán)限等。3.嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如因工作需要查閱統(tǒng)計數(shù)據(jù)，應履行相應的審批手續(xù)。七、檔案統(tǒng)計工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織檔案管理部門定期對各部門的檔案統(tǒng)計工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性，統(tǒng)計報表的報送情況等。2.對檔案統(tǒng)計工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.建立檔案統(tǒng)計工作考核制度，將檔案統(tǒng)計工作納入部門及個人的績效考核體系。2.考核指標包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量、報表報送及時