正規(guī)檔案制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務工作，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的查閱效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務指導和支持。7.定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作情況，接受監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的安全保密工作，對涉及本部門機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴格管理，防止泄露。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、黨群工作、業(yè)務管理等活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設等活動中形成的技術文件、圖紙、圖表、實驗報告、項目計劃與總結等。3.人事檔案包括員工的個人基本信息、履歷、學歷學位、工作經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況、工資福利、勞動合同等資料。4.財務檔案包含公司/組織的會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等財務資料。5.業(yè)務檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、客戶檔案（包括客戶基本信息、業(yè)務往來記錄、客戶反饋等）、合同檔案（包括各類業(yè)務合同、協(xié)議等）、項目檔案（包括項目立項、實施、驗收等全過程資料）等。6.聲像檔案記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等場景的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案（數(shù)字化檔案）以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括電子文件、電子表格、電子圖紙、數(shù)據(jù)庫等，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的分類管理和檢索查詢。2.編號方法文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案?？萍紮n案編號：按照項目名稱或專業(yè)類別進行分類編號，如“KJ項目A001”，表示科技類項目A的第1份檔案；對于圖紙等可按照圖號進行編號。人事檔案編號：以員工個人身份證號為基礎進行編號，如“RS42xxxxxxxxx001”，便于識別和管理員工個人檔案。財務檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號，如“CW2023憑證001”，表示2023年的第1份會計憑證檔案。業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務類型和時間順序進行編號，如“SY市場營銷202301001”，表示2023年1月市場營銷業(yè)務的第1份檔案。聲像檔案編號：按照形成時間和類別進行編號，如“SX202305會議001”，表示2023年5月會議類的第1份聲像檔案。電子檔案編號：與相應紙質(zhì)檔案編號一致，并在編號后加上“E”標識，如“2023永久001E”，表示對應的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集工作，應按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時、全面地收集各類檔案資料。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關部門應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應將其個人檔案資料整理齊全后移交至檔案管理部門，辦理檔案交接手續(xù)。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理編目。首先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構（問題）進行分類排列，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫卷皮，裝訂成冊。3.科技檔案整理按照項目或專業(yè)類別進行分類整理，對每個項目或專業(yè)的檔案資料進行系統(tǒng)排列，編制項目檔案目錄，并根據(jù)需要繪制相關的檔案索引圖、示意圖等，便于查閱。4.人事檔案整理按照《干部人事檔案整理工作細則》的要求進行整理，將員工檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂，建立檔案目錄和索引，確保人事檔案的規(guī)范整齊。5.財務檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，會計憑證應按月裝訂成冊，賬簿應按年度整理歸檔，報表應按時間順序排列，編制財務檔案目錄，注明檔案的起止日期、保管期限等信息。6.業(yè)務檔案整理根據(jù)業(yè)務類型的不同，分別制定整理規(guī)則。如市場營銷檔案可按客戶名稱、業(yè)務時間等進行分類整理；合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等順序排列，編制合同檔案目錄；項目檔案應按照項目階段進行整理，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目驗收文件等，確保業(yè)務檔案的系統(tǒng)性和完整性。7.聲像檔案整理對照片檔案應按照拍攝時間、地點、內(nèi)容等進行分類整理，編寫照片說明，注明拍攝者、拍攝時間、照片主題等信息；對錄音、錄像檔案應進行轉錄、標注，注明錄制時間、地點、內(nèi)容、錄制人等信息，并建立聲像檔案目錄。8.電子檔案整理電子檔案應按照與紙質(zhì)檔案相對應一致的分類方法進行整理，建立電子檔案文件夾結構，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲有序。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計等，保證檔案庫房的環(huán)境條件符合國家有關標準要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放于檔案密集架或檔案柜中，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.對于珍貴、稀有或具有特殊價值的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存、定期檢查等，確保檔案的安全和完整。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份，防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲設備應定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。永久保管的文書檔案主要包括公司/組織的重要決策、規(guī)章制度、年度計劃與總結、財務預決算、重大合同協(xié)議、重要人事任免等文件。長期保管的文書檔案包括一般性的行政管理文件、業(yè)務往來文件、階段性工作文件等，保管期限根據(jù)文件的重要程度和實際需要確定。短期保管的文書檔案為在一定時間內(nèi)具有查考利用價值，但保管期限較短的文件，如一般性的通知、簡報、便函等。2.科技檔案保管期限根據(jù)項目的性質(zhì)、重要程度和實際利用價值確定，一般分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。對于涉及公司/組織核心技術、重大工程建設等項目的檔案應永久保管；一般性的科研項目、技術改造項目等檔案可根據(jù)實際情況確定保管期限。3.人事檔案保管期限為員工離職后[X]年，離職后[X]年以上的人事檔案可按照國家有關規(guī)定進行銷毀或移交相關部門保管。4.財務檔案保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，會計憑證保管期限為[X]年，會計賬簿保管期限為[X]年，財務報告保管期限為[X]年等，具體期限根據(jù)不同類型的財務檔案確定。5.業(yè)務檔案保管期限根據(jù)業(yè)務特點和實際需要確定，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等一般應保管至業(yè)務結束后[X]年，以滿足可能的查詢和糾紛處理等需求；項目檔案應保管至項目結束后[X]年，確保項目資料的完整性和可追溯性。6.聲像檔案保管期限根據(jù)其反映的內(nèi)容和重要程度確定，一般與相關紙質(zhì)檔案保管期限相同或適當延長，對于具有重要歷史意義和紀念價值的聲像檔案應永久保管。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量、利用情況等。2.每月應對檔案庫房進行一次全面檢查，檢查檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等情況，檔案密集架、檔案柜等設備是否正常運行，溫濕度是否符合要求等。3.每季度應對各類檔案進行一次抽樣檢查，檢查檔案的整理質(zhì)量、編號是否準確、目錄是否清晰等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。4.每年應對檔案的保管期限進行一次核對，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管、銷毀或移交。5.檔案檢查應做好記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，并將處理情況記錄在案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案的存毀價值。3.鑒定檔案時，應重點審查檔案是否涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私，是否具有歷史查考價值、現(xiàn)實利用價值和憑證作用等。4.對于經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀理由等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊編制完成后，應報經(jīng)公司/組織主管領導審批。經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。對于電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行徹底刪除，并對存儲設備進行格式化處理。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的真實性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔保存。4.嚴禁擅自銷毀檔案，對于未經(jīng)批準擅自銷毀檔案的行為，應追究相關人員的責任。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，嚴格控制查閱范圍和時間。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)時，檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，核對查閱人員身份和審批手續(xù)，提供相應的檔案資料。2.查閱人員應在檔案查閱登記薄上詳細記錄查閱檔案的名稱、編號、查閱時間、查閱人員等信息。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應積極主動地為公司/組織各項工作提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人員的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于需要利用檔案進行決策參考、項目論證、業(yè)務辦理等工作的部門和人員，檔案管理部門應協(xié)助其進行檔案資料的分析和研究，提供必要的檔案信息支持。3.鼓勵公司/組織員工