檔案八個制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案八個制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項業(yè)務活動，保證檔案的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司設立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件，包括合同協(xié)議、項目文檔、財務報表、人事檔案等。3.公司內部管理活動中形成的文件，如會議紀要、規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等。4.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議等。5.公司員工個人在工作中形成的重要文件，如科研成果、業(yè)務報告、技術方案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，及時將本部門形成的文件材料收集齊全、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的文件材料應按照規(guī)定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）收集時間1.日常業(yè)務活動中形成的文件，應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內收集完畢。2.定期形成的文件，如月度報表、季度總結等，應在規(guī)定時間內及時收集。3.重大活動、項目結束后，相關部門應在[X]個工作日內將形成的文件材料收集整理后移交檔案管理部門。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、項目管理類等類別。2.行政管理類檔案包括公司設立、變更、終止文件，規(guī)章制度，會議紀要，工作計劃，工作總結等。3.業(yè)務管理類檔案包括合同協(xié)議，項目文檔，市場調研資料，客戶信息等。4.人事管理類檔案包括員工入職、離職、晉升、考核等文件，員工檔案，培訓記錄等。5.財務管理類檔案包括財務報表，會計憑證，審計報告，稅務資料等。6.項目管理類檔案包括項目立項、可行性研究報告，項目計劃，項目進度報告，項目驗收報告等。（三）整理方法1.紙質檔案對收集的文件材料進行分類、排序，去除重復、無效的文件。按照分類標準，將文件材料分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等信息。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，并打印成冊。2.電子檔案對電子文件進行分類、命名，確保文件名準確反映文件內容。建立電子檔案文件夾結構，按照分類標準將電子文件分別存儲在相應的文件夾中。對電子文件進行元數(shù)據(jù)錄入，包括文件編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。四、檔案保管制度（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設立、變更、終止文件，公司章程，營業(yè)執(zhí)照，組織機構代碼證，重要合同協(xié)議，重大項目文檔，財務審計報告等。3.長期保管的檔案包括一般合同協(xié)議，項目文檔，人事檔案（員工工作期間形成的重要文件），財務報表等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件材料，如工作計劃、工作總結、會議紀要等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案應按照分類標準進行排列上架，便于查找和利用。2.對紙質檔案應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如霉變、蟲蛀、破損等。3.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記，確保檔案的安全。五、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案。2.外單位人員因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關領導批準，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，發(fā)放《檔案借閱證》。4.借閱人憑《檔案借閱證》到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應按照借閱申請表的內容提供檔案，并做好借閱登記。（三）借閱期限1.公司員工借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，須經(jīng)公司相關領導批準。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、拍照、摘錄檔案內容。2.借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向借閱人提出。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.為公司內部各項工作提供參考依據(jù)，如查閱合同協(xié)議、項目文檔、財務報表等。2.為公司對外宣傳、交流活動提供資料支持，如查閱公司發(fā)展歷程、業(yè)務成果等檔案。3.為公司員工提供個人職業(yè)發(fā)展所需的檔案信息，如查閱個人培訓記錄、工作業(yè)績等檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用人的需求，提供相應的檔案供其查閱。2.借閱：利用人因工作需要，可按照檔案借閱制度的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用。3.復制：利用人如需復制檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。（三）利用流程1.利用人填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、數(shù)量、用途、利用方式等信息。2.《檔案利用申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用人提供相應的檔案利用服務，并做好利用登記。（四）利用要求1.利用人應按照檔案利用制度的規(guī)定辦理相關手續(xù)，不得擅自利用檔案。2.利用人在利用檔案過程中，應遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定制度（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業(yè)務人員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿的檔案，應進行重新鑒定，確定其是否仍有保存價值。3.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，報公司領導批準。4.檔案管理部門按照批準的《檔案銷毀清單》，組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。（四）鑒定要求1.檔案鑒定工作應堅持客觀、公正、準確的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。2.檔案鑒定工作小組應認真履行職責，嚴格按照鑒定標準進行鑒定，不得擅自擴大或縮小檔案的存毀范圍。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案的鑒定，應采取更加嚴格的保密措施，防止檔案信息的泄露。八、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計臺賬的數(shù)據(jù)進行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計報表應包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內容，并于每年[X]月底前報公司領導和上級主管部門。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計工作應及時、準確、完整，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)