利用檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范與檢查要求。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.及時準(zhǔn)確原則檔案的形成、整理、歸檔要及時，信息記錄準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或損壞，對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案檢查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案檢查計劃，并組織實施。2.定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。4.建立檔案檢查記錄檔案，對每次檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作符合公司制度要求。2.督促本部門員工及時整理、歸檔各類文件資料，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門的檢查工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時組織整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案檢查工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。3.對檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案檢查內(nèi)容（一）檔案收集情況檢查1.檢查各部門是否按照規(guī)定及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.查看收集的文件資料是否齊全，有無遺漏重要文件。3.核實文件資料的來源是否合法合規(guī)，是否符合公司業(yè)務(wù)活動的實際情況。（二）檔案整理情況檢查1.檢查檔案的分類是否合理，是否按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類。2.查看文件資料的編號是否規(guī)范，編號是否連續(xù)、準(zhǔn)確。3.檢查檔案的裝訂是否整齊，有無破損、散頁等情況。4.核實檔案的目錄編制是否準(zhǔn)確、完整，與檔案內(nèi)容是否一致。（三）檔案歸檔情況檢查1.檢查檔案是否及時歸檔，歸檔時間是否符合規(guī)定要求。2.查看檔案的存放位置是否合理，是否便于查找和利用。3.核實檔案的移交手續(xù)是否齊全，交接記錄是否完整。（四）檔案保管情況檢查1.檢查檔案保管場所的環(huán)境條件是否符合要求，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.查看檔案的存儲介質(zhì)是否安全，有無損壞、丟失等情況。3.核實檔案保管期限的劃分是否準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進(jìn)行定期鑒定和銷毀。（五）檔案利用情況檢查1.檢查檔案查閱、借閱制度的執(zhí)行情況，是否有嚴(yán)格的登記手續(xù)。2.查看檔案利用記錄，了解檔案的利用頻率和利用效果。3.核實檔案利用過程中是否存在違規(guī)操作，如涂改、損壞、丟失檔案等情況。四、檔案檢查方式（一）定期檢查檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案檢查，對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)檢查。檢查時間一般安排在年底，以便對全年的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估。（二）不定期抽查檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。抽查內(nèi)容可以是某一時間段的檔案收集情況、某一類檔案的整理情況等。抽查比例不低于公司部門總數(shù)的[X]%。（三）專項檢查針對公司重大項目、重要活動等形成的檔案，檔案管理部門可組織專項檢查。專項檢查重點關(guān)注檔案的形成過程、內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性等方面，確保重要檔案的質(zhì)量。五、檔案檢查程序（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檢查方案，明確檢查的目的、范圍、內(nèi)容、方式、時間安排等。2.組建檢查小組，成員包括檔案管理部門人員及相關(guān)專業(yè)人員。3.準(zhǔn)備檢查所需的文件資料，如檔案管理規(guī)定、檢查表格等。（二）實施階段1.檢查小組向被檢查部門發(fā)出檢查通知，告知檢查的時間、內(nèi)容和要求。2.被檢查部門按照通知要求，準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，配合檢查小組進(jìn)行檢查。3.檢查小組通過查閱檔案、實地查看、詢問相關(guān)人員等方式，對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，并做好檢查記錄。（三）總結(jié)階段1.檢查結(jié)束后，檢查小組及時對檢查情況進(jìn)行總結(jié)，撰寫檢查報告。2.檢查報告內(nèi)容包括檢查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。3.將檢查報告提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后印發(fā)給各部門。（四）整改階段1.各部門根據(jù)檢查報告中提出的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限。2.整改責(zé)任人按照整改措施認(rèn)真組織整改，確保問題得到有效解決。3.檔案管理部門對各部門的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，對整改不力的部門進(jìn)行督促和指導(dǎo)。六、檔案檢查結(jié)果處理（一）對檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，檔案管理部門應(yīng)及時向被檢查部門反饋，并提出整改意見。被檢查部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改情況書面報告檔案管理部門。（二）對檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重問題，如檔案丟失、損壞、泄露等，檔案管理部門應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。同時，要求責(zé)任部門采取有效措施，防止問題進(jìn)一步擴(kuò)大，并對造成的損失進(jìn)行評估和賠償。（三）檔案檢查結(jié)果將作為公司各部門績效考核的重要依據(jù)之一。對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對檔案管理工作存在嚴(yán)重問題的部門和個人，進(jìn)行批評教育，并扣減相應(yīng)的績效考核分?jǐn)?shù)。七、檔案檢查記錄與檔案（一）檔案檢查記錄檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案檢查記錄檔案，對每次檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查部門、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題、整改意見及整改情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。（二）檔案檢查相關(guān)檔案與檔案檢查相關(guān)的文件資料，如檢查通知、