測繪成果檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測繪成果檔案的管理，確保測繪成果檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪成果檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪成果檔案管理的部門、項(xiàng)目組及個(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司測繪成果檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則測繪成果檔案應(yīng)如實(shí)反映測繪項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.保密性原則測繪成果檔案涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等重要信息，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的實(shí)際需求，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司測繪成果檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司測繪成果檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀檔案。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、編研和開發(fā)利用工作，為公司提供檔案信息服務(wù)。5.監(jiān)督、檢查各部門測繪成果檔案管理工作，指導(dǎo)和培訓(xùn)檔案管理人員。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測繪成果檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)本項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和保密性負(fù)責(zé)，并督促項(xiàng)目組成員及時(shí)移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱和歸還登記工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱檔案。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、編研和開發(fā)利用工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬物相符。三、檔案的形成與收集（一）測繪項(xiàng)目實(shí)施過程中1.項(xiàng)目組應(yīng)按照測繪工作的流程和規(guī)范，及時(shí)形成各類測繪成果資料，包括原始觀測記錄、計(jì)算資料、繪圖資料、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集和整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。（二）項(xiàng)目完成后1.項(xiàng)目組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的測繪成果檔案移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目組補(bǔ)充完善。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照測繪項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如地形測繪、工程測量、地籍測繪等。2.在每個(gè)項(xiàng)目類別下，按照文件材料的形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方法進(jìn)行整理，編制檔案目錄，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等條件良好的地方。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好標(biāo)識(shí)。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、溫濕度、防火防盜等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。2.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作需要，可查閱、借閱測繪成果檔案。2.經(jīng)公司批準(zhǔn)，外部單位因工作需要，可查閱、借閱公司測繪成果檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱、借閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)與查閱、借閱單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）歸還要求1.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱、借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)測繪成果檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、用途等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注銷登記。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施。3.檔案查閱、借閱場所應(yīng)具備保密條件，防止檔案信息泄露。4.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房