檔案月檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案月檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，確保檔案資料無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、評估，提出改進(jìn)意見和建議。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合公司檔案管理部門開展檔案檢查、評估等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。5.員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.公司的財務(wù)報表、賬簿、憑證等財務(wù)檔案。7.公司的科研項(xiàng)目、技術(shù)資料、產(chǎn)品檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料，確保檔案的時效性。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理，同一事由的文件材料應(yīng)集中排列。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理，如合同檔案按照合同類別和簽訂時間順序整理。3.財務(wù)檔案按照會計年度、類別進(jìn)行整理，憑證、賬簿、報表等應(yīng)分別裝訂成冊。4.人事檔案按照干部檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的規(guī)范和完整。5.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份存儲。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照規(guī)定整理歸檔，保管一年后移交公司檔案管理部門。4.人事檔案應(yīng)及時歸檔，員工離職后，其檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交公司檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交給公司檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)。（三）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案月檢查內(nèi)容（一）檔案收集情況1.檢查各部門是否按照規(guī)定及時收集檔案材料，有無遺漏或拖延現(xiàn)象。2.收集的檔案材料是否齊全完整，是否符合歸檔要求。（二）檔案整理情況1.文件材料的分類、編號、裝訂是否符合整理標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案目錄是否準(zhǔn)確、清晰，與檔案內(nèi)容是否一致。（三）檔案歸檔情況1.是否按照規(guī)定的時間和程序進(jìn)行歸檔，歸檔手續(xù)是否完備。2.移交的檔案數(shù)量與移交清單是否相符。（四）檔案保管情況1.檔案庫房的環(huán)境條件是否符合要求，檔案保管設(shè)備是否正常運(yùn)行。2.檔案存放是否有序，有無損壞、丟失現(xiàn)象。3.電子檔案的備份存儲是否安全，是否定期進(jìn)行檢查。（五）檔案利用情況1.檔案借閱登記手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定。2.檔案利用效果是否良好，是否滿足公司業(yè)務(wù)和員工工作的需要。六、月檢查組織與實(shí)施（一）檢查小組組成公司成立檔案月檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員或相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。（二）檢查時間安排每月[具體日期]為檔案月檢查時間，檢查小組對各部門檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。（三）檢查方式1.實(shí)地檢查：檢查小組到各部門檔案庫房或辦公場所，對檔案的實(shí)體進(jìn)行檢查。2.查閱資料：查閱檔案收集、整理、歸檔、利用等相關(guān)記錄和文件。3.詢問了解：與各部門檔案管理人員及相關(guān)人員進(jìn)行溝通，了解檔案管理工作的實(shí)際情況。（四）檢查記錄與反饋1.檢查小組應(yīng)填寫檔案月檢查記錄表，詳細(xì)記錄檢查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、存在的不足等。2.檢查結(jié)束后，檢查小組應(yīng)及時向各部門反饋檢查結(jié)果，提出整改意見和建議。七、整改措施與跟蹤（一）整改責(zé)任部門各部門對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)整改，明確整改責(zé)任人，制定整改計劃。（二）整改期限一般問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成整改，較為復(fù)雜的問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)制定整改方案，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。（三）跟蹤復(fù)查檔案管理部門對各部門的整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門，將進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其限期整改到位。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價值。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可