婦聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強婦聯(lián)檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用檔案資源，提高婦聯(lián)工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合婦聯(lián)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于婦聯(lián)機關(guān)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指婦聯(lián)在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門（檔案室），配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.做好檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為婦聯(lián)各項工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，指定專人負責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門在工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，要及時整理、立卷，定期向檔案管理部門移交，確保檔案的齊全、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級婦聯(lián)及相關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示、會議材料等。2.婦聯(lián)組織召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.婦聯(lián)開展各項業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表、活動方案、活動記錄等。4.婦聯(lián)組織建設(shè)、干部隊伍建設(shè)方面的文件材料，如組織章程、機構(gòu)設(shè)置、人員任免、考核獎懲等。5.婦女權(quán)益保障工作中形成的文件材料，如法律法規(guī)宣傳資料、維權(quán)案例、信訪記錄等。6.婦女發(fā)展工作的相關(guān)文件材料，如培訓(xùn)資料、項目申報書、項目實施報告等。7.婦聯(lián)參與社會活動、對外交流合作形成的文件材料，如活動邀請函、合作協(xié)議、交流成果等。8.財務(wù)、資產(chǎn)等方面的文件材料，如財務(wù)報表、審計報告、資產(chǎn)登記等。9.其他具有保存價值的文件材料，如照片、音像資料、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門要明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保應(yīng)歸檔文件材料及時、完整地收集起來。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件要同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、業(yè)務(wù)工作類、行政管理類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對電子檔案應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進行備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映婦聯(lián)主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，如婦聯(lián)章程、重要會議文件、重大活動記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映婦聯(lián)一般工作活動和重要業(yè)務(wù)工作的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)報告等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，如一般性會議文件、臨時性工作文件等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、調(diào)整檔案存放位置等。五、檔案的利用（一）利用原則1.根據(jù)檔案的密級和保管期限，按照有關(guān)規(guī)定提供利用。2.堅持方便利用和確保安全的原則，既要滿足利用者的合理需求，又要保證檔案的安全。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實際情況，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報婦聯(lián)主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為婦聯(lián)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰、完整。2.對電子檔案進行規(guī)范化整理，確保元數(shù)據(jù)準確、完整，符合相關(guān)標準要求。（三）存儲與管理1.將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)對檔案進行分類、編目、檢索等管理，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。（四）利用與共享1.建立