傳染病檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織對傳染病防控工作的管理，規(guī)范傳染病檔案的建立、保存、使用和管理，有效預(yù)防、控制和消除傳染病的傳播與流行，保障員工的身體健康和公司/組織的正常運營，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)傳染病防治的法律法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映傳染病防控工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整。3.及時歸檔原則：傳染病相關(guān)信息應(yīng)及時收集、整理并歸檔，確保檔案的時效性。4.保密安全原則：對涉及個人隱私和敏感信息的傳染病檔案，嚴(yán)格保密，確保信息安全。二、傳染病檔案的內(nèi)容（一）員工健康檔案1.個人基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門、崗位等。2.健康狀況記錄：定期體檢報告、既往病史、過敏史等。3.傳染病篩查記錄：如乙肝、丙肝、艾滋病、結(jié)核病等篩查結(jié)果。4.疫苗接種記錄：各類傳染病疫苗接種情況。（二）傳染病疫情報告檔案1.疫情報告登記表：詳細(xì)記錄疫情發(fā)生的時間、地點、涉及人員、癥狀表現(xiàn)等信息。2.報告流程記錄：包括報告人、報告時間、報告途徑（如電話、網(wǎng)絡(luò)等）以及接收報告的部門和人員等。3.疫情調(diào)查處理記錄：調(diào)查過程、采取的防控措施、處理結(jié)果等。（三）防控措施檔案1.環(huán)境衛(wèi)生消毒記錄：消毒時間、地點、消毒方法、消毒劑種類及濃度等。2.通風(fēng)換氣記錄：通風(fēng)時間、頻率等。3.個人防護(hù)用品使用記錄：口罩、手套、防護(hù)服等的發(fā)放、使用和回收情況。4.隔離觀察記錄：隔離人員名單、隔離時間、健康監(jiān)測情況等。（四）培訓(xùn)教育檔案1.傳染病防控知識培訓(xùn)計劃、方案。2.培訓(xùn)教材、課件等資料。3.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)時間、地點、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)內(nèi)容及考核情況等。（五）應(yīng)急物資檔案1.應(yīng)急物資清單：口罩、防護(hù)服、消毒劑、體溫計、急救藥品等物資的種類、數(shù)量、規(guī)格等。2.物資采購記錄：采購時間、供應(yīng)商、采購數(shù)量及金額等。3.物資儲備管理記錄：庫存盤點、出入庫登記、有效期管理等。三、傳染病檔案的建立與收集（一）責(zé)任部門與人員1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工基本信息和健康檔案的收集、整理和更新。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門傳染病相關(guān)信息的收集，并及時報送至公司/組織的傳染病防控管理部門。3.傳染病防控管理部門負(fù)責(zé)匯總、審核各類傳染病檔案信息，并進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理。（二）建立流程1.員工入職時，人力資源部門應(yīng)要求員工填寫個人基本信息和健康狀況聲明，并提交近期體檢報告等相關(guān)資料，建立員工健康檔案。2.各部門應(yīng)定期收集員工的健康信息變化情況，如患病、疫苗接種等，及時更新員工健康檔案。3.一旦發(fā)現(xiàn)傳染病疫情，相關(guān)部門應(yīng)立即按照規(guī)定的報告流程進(jìn)行報告，并同時收集疫情相關(guān)的詳細(xì)信息，形成傳染病疫情報告檔案。4.對于傳染病防控措施的實施情況，各責(zé)任部門應(yīng)做好相應(yīng)記錄，定期報送至傳染病防控管理部門，由其整理歸檔。5.培訓(xùn)教育活動結(jié)束后，組織培訓(xùn)的部門應(yīng)將培訓(xùn)計劃、教材、記錄等資料及時提交至傳染病防控管理部門存檔。6.應(yīng)急物資管理部門應(yīng)建立應(yīng)急物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的采購、儲備、使用等情況，并定期向傳染病防控管理部門報送相關(guān)信息，由其統(tǒng)一整理成應(yīng)急物資檔案。（三）收集要求1.信息收集應(yīng)全面、準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)容完整反映傳染病防控工作的實際情況。2.收集過程中應(yīng)及時核對信息，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正補充。對于重要信息，應(yīng)要求提供相關(guān)證明材料。3.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點報送傳染病檔案信息，確保信息的及時性和連貫性。四、傳染病檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理原則：按照傳染病檔案的內(nèi)容類別進(jìn)行分類，如員工健康檔案、疫情報告檔案等，便于查找和管理。2.順序排列原則：同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。3.編號標(biāo)識原則：為每一份檔案或檔案盒賦予唯一的編號和標(biāo)識，便于快速定位和檢索。（二）整理方法1.對收集到的傳染病檔案資料進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無效的信息。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.按照分類和編號順序，將檔案資料依次排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)明類別、編號、年度等信息。4.對于電子檔案，應(yīng)按照相同的分類原則進(jìn)行整理，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進(jìn)行命名，確保文件名與檔案內(nèi)容相符且便于查找。（三）歸檔要求1.傳染病檔案應(yīng)定期歸檔，歸檔時間為每季度末。2.歸檔時應(yīng)確保檔案資料齊全、完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸檔檔案的內(nèi)容和編號，確保歸檔準(zhǔn)確無誤。4.歸檔后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。五、傳染病檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部授權(quán)人員因工作需要可查閱傳染病檔案。查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍和時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和傳染病防控管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.涉及員工個人隱私的健康檔案信息，僅限人力資源部門、員工本人及經(jīng)員工授權(quán)的人員查閱。3.外部單位或個人因法定事由需要查閱傳染病檔案的，須持有效證明文件，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、記錄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請表轉(zhuǎn)至傳染病防控管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.傳染病防控管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）使用規(guī)定1.傳染病檔案僅供公司/組織內(nèi)部用于傳染病防控工作的管理、決策、統(tǒng)計分析等目的，不得用于其他任何非法定用途。2.使用檔案信息時應(yīng)遵循保密原則，不得泄露涉及個人隱私和敏感信息的內(nèi)容。如需對外提供相關(guān)信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。3.任何部門和個人不得擅自修改、刪除傳染病檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或需要補充完善，應(yīng)及時通知檔案管理人員進(jìn)行修改，并做好記錄。六、傳染病檔案的保管與保密（一）保管期限1.員工健康檔案應(yīng)長期保存，直至員工離職后[X]年。2.傳染病疫情報告檔案、防控措施檔案、培訓(xùn)教育檔案、應(yīng)急物資檔案等應(yīng)保存[X]年。（二）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案安全。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。（三）保密措施1.對傳染病檔案中涉及的個人隱私和敏感信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.檔案查閱和使用過程中，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。4.對檔案保管場所和存儲設(shè)備采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、加密存儲等，防止檔案信息泄露。七、傳染病檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立傳染病檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級別和操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將傳染病檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和更新，發(fā)現(xiàn)錯誤或變更信息時，應(yīng)及時進(jìn)行修改，并做好記錄。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機制，對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量符合要求。（三）信息安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.對系統(tǒng)用戶的賬號和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜