職工管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工管理檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工管理檔案的建立、保管、查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職工檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映職工個(gè)人的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集職工在各個(gè)方面的信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)職工檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)職工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善職工管理檔案制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司職工管理檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.指導(dǎo)各部門做好職工檔案材料的收集和報(bào)送工作。4.對(duì)職工檔案信息進(jìn)行分析和利用，為公司人力資源決策提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門職工檔案材料的形成、積累和整理，并及時(shí)移交人力資源部門。2.協(xié)助人力資源部門做好職工檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格遵守職工管理檔案制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造職工檔案材料。三、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位證書編號(hào)等。2.學(xué)歷教育經(jīng)歷，包括入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)習(xí)形式等。（三）工作經(jīng)歷1.工作單位名稱、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)等。2.工作變動(dòng)情況及原因說明。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。2.培訓(xùn)證書及相關(guān)證明材料。（五）職業(yè)資格證書1.取得的職業(yè)資格證書名稱、證書編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間等。2.與職業(yè)資格相關(guān)的考試成績(jī)、培訓(xùn)記錄等材料。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間等。2.受到的各類處罰，包括處罰原因、處罰單位、處罰時(shí)間等。（七）勞動(dòng)合同1.簽訂的勞動(dòng)合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。2.勞動(dòng)合同變更、解除、終止等相關(guān)手續(xù)材料。（八）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括工資條、工資報(bào)表等。2.福利待遇情況，如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等相關(guān)材料。（九）健康狀況1.入職體檢報(bào)告、年度體檢報(bào)告等。2.重大疾病診斷證明、病假條等相關(guān)材料。（十）其他材料1.個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)、業(yè)績(jī)考核材料等。2.其他與職工個(gè)人相關(guān)的重要材料，如榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)作品、專利證書等。四、檔案建立與收集（一）新職工檔案建立1.新職工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《職工檔案材料清單》，明確所需提交的檔案材料內(nèi)容。2.新職工應(yīng)按照要求及時(shí)提交個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。3.人力資源部門對(duì)新職工提交的檔案材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。審核無誤后，將檔案材料進(jìn)行整理、歸檔，建立新職工管理檔案。（二）檔案材料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門職工檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)形成和積累。2.檔案材料收集范圍包括但不限于職工的工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格證書、勞動(dòng)合同變更等相關(guān)材料。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將收集到的檔案材料移交人力資源部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案材料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類編號(hào)，便于查找和管理。3.剔除重復(fù)、無效的檔案材料，確保檔案內(nèi)容的精煉和準(zhǔn)確。（二）整理方法1.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.按照檔案內(nèi)容的類別，將檔案材料分為個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況、勞動(dòng)合同、薪酬福利、健康狀況、其他材料等類別，并分別進(jìn)行整理。3.在每類檔案材料前設(shè)置目錄，目錄應(yīng)包括材料名稱、編號(hào)、日期等信息，便于查閱。（三）歸檔要求1.整理好的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房。2.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.建立檔案索引，記錄檔案的存放位置、編號(hào)、類別等信息，方便快速查閱。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.職工管理檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以確保檔案信息的完整性和可追溯性。2.對(duì)于已離職職工的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司制度進(jìn)行妥善保管，保管期限一般為離職后[X]年。（三）保管責(zé)任1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記薄上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及職工個(gè)人隱私或敏感信息的檔案材料，未經(jīng)職工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱職工管理檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)借閱函內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。借閱時(shí)，應(yīng)與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱登記薄和檔案借閱協(xié)議的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的整潔和完好。3.查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案保管人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究查閱和借閱人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司職工管理檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源管理提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.將職工管理檔案中的各類信息錄入信息化系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、索引等管理，確保電子檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化安全管理1.建立健全信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.公司全體職工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜設(shè)備、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。同時(shí)，應(yīng)積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，最大限度地減少損失。十、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.職工檔案中已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案材料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效的檔案材料。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.人力資源部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，