行政執(zhí)法檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理，規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法水平，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在行政執(zhí)法過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政檢查等執(zhí)法活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：行政執(zhí)法檔案應(yīng)如實(shí)反映行政執(zhí)法活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理行政執(zhí)法過(guò)程中形成的各種材料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政執(zhí)法檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各執(zhí)法部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理行政執(zhí)法檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，并做好登記和記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。（二）執(zhí)法部門職責(zé)1.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門行政執(zhí)法檔案的收集、整理、歸檔工作。2.在行政執(zhí)法活動(dòng)中，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集與執(zhí)法活動(dòng)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。3.將整理好的檔案定期移交檔案管理部門，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政處罰檔案應(yīng)收集立案審批表、調(diào)查詢問(wèn)筆錄、證據(jù)材料、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等相關(guān)材料。2.行政許可檔案應(yīng)收集行政許可申請(qǐng)書、申請(qǐng)人身份證明材料、申請(qǐng)材料清單、受理通知書、審查意見(jiàn)、行政許可決定書、送達(dá)回執(zhí)等相關(guān)材料。3.行政強(qiáng)制檔案應(yīng)收集行政強(qiáng)制措施審批表、行政強(qiáng)制措施決定書、查封扣押清單、現(xiàn)場(chǎng)筆錄、當(dāng)事人陳述申辯材料等相關(guān)材料。4.行政檢查檔案應(yīng)收集檢查計(jì)劃、檢查通知書、檢查記錄、檢查報(bào)告等相關(guān)材料。5.其他與行政執(zhí)法活動(dòng)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.執(zhí)法人員應(yīng)在行政執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料收集齊全，確保材料的完整性。2.收集的材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改、損毀。3.對(duì)收集的材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照一定的順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）整理方法1.按照行政執(zhí)法活動(dòng)的類別進(jìn)行分類，如行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政檢查等。2.每一類檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段內(nèi)的檔案按照重要程度或事件發(fā)展順序排列。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、編號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.執(zhí)法部門檔案管理人員將整理好的檔案定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行歸檔，按照檔案分類編號(hào)順序存入檔案柜或檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.行政執(zhí)法檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案保管期限為[X]年，中期檔案保管期限為[X]年，長(zhǎng)期檔案保管期限為[X]年以上。3.具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.需要查閱行政執(zhí)法檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱程序1.因工作需要借閱行政執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并與借閱人員辦理交接手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的行政執(zhí)法檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。2.行政執(zhí)法檔案的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得隨意擴(kuò)大范圍或違反規(guī)定操作。3.檔案管理部門應(yīng)建立查閱和借閱登記制度，對(duì)查閱和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的行政執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)法部門代表、業(yè)務(wù)專家等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀程序1.對(duì)確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、日期、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立行政執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化存儲(chǔ)。2.開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理部門和執(zhí)法部門的使用。3.建立檔案信息安全管理