檔案利用登記制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本檔案利用登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案利用的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。同時，對涉及公司/組織機密的檔案，要嚴(yán)格履行保密義務(wù)。3.服務(wù)高效原則以方便利用者為出發(fā)點，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案利用登記的范圍（一）查閱檔案1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱本部門形成的檔案。2.因工作需要查閱非本部門形成的檔案，如跨部門協(xié)作項目檔案、涉及公司/組織整體業(yè)務(wù)的檔案等。（二）借閱檔案1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要短期借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)借閱檔案。（三）復(fù)制檔案1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要復(fù)制本部門形成的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)復(fù)制檔案。（四）檔案摘錄在不影響檔案原件完整的前提下，因工作需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄。三、檔案利用登記的流程（一）提出申請1.查閱、借閱、復(fù)制檔案或進(jìn)行檔案摘錄的人員，需填寫《檔案利用申請表》。申請表應(yīng)包括申請人姓名、所在部門、申請利用檔案的名稱、檔號、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制、摘錄）、預(yù)計利用時間等信息。2.申請表由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核，明確是否同意其利用申請，并說明利用目的的合理性和必要性。（二）審批1.對于一般性檔案利用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批時應(yīng)重點審查申請利用檔案的范圍是否符合規(guī)定、利用目的是否合理、利用方式是否恰當(dāng)?shù)取?.對于涉及公司/組織重要機密、關(guān)鍵業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理相關(guān)手續(xù)。（三）登記1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的《檔案利用申請表》，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請人姓名、所在部門、申請日期、利用檔案名稱、檔號、利用方式、利用期限、歸還日期、審批意見等。2.登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便于跟蹤檔案利用情況，確保檔案按時歸還和安全保管。（四）提供檔案服務(wù)1.查閱檔案檔案管理人員根據(jù)登記信息，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱檔案檔案管理人員根據(jù)登記信息，將檔案借給利用者。借閱檔案時，應(yīng)向利用者發(fā)放《檔案借閱證》，明確借閱期限、歸還日期和注意事項等。利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案檔案管理人員根據(jù)登記信息，按照利用者的需求進(jìn)行檔案復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制件進(jìn)行核對，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門的印章。4.檔案摘錄檔案管理人員根據(jù)登記信息，為利用者提供檔案摘錄服務(wù)。摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)忠實于原件，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄完成后，檔案管理人員應(yīng)對摘錄內(nèi)容進(jìn)行核對，并在摘錄件上加蓋檔案管理部門的印章。（五）歸還檔案1.借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。2.利用者歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案利用登記表》上記錄檔案歸還日期，并注銷《檔案借閱證》。四、檔案利用登記的要求（一）登記信息的準(zhǔn)確性檔案利用登記人員應(yīng)認(rèn)真審核《檔案利用申請表》，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。登記信息如有變更，應(yīng)及時通知檔案管理人員進(jìn)行修改。（二）登記時間的及時性檔案利用登記應(yīng)在申請審批通過后及時進(jìn)行，不得拖延。對于緊急利用檔案的情況，應(yīng)優(yōu)先辦理登記手續(xù)，確保利用者能夠及時獲取檔案服務(wù)。（三）登記資料的完整性檔案利用登記人員應(yīng)將《檔案利用申請表》、審批意見、利用記錄等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。歸檔資料應(yīng)完整、齊全，以便于日后查閱和統(tǒng)計分析。（四）登記記錄的保密性檔案利用登記記錄屬于公司/組織的內(nèi)部信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、泄露登記記錄內(nèi)容。五、檔案利用過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守檔案管理部門的安全規(guī)定，不得擅自操作檔案管理設(shè)備，不得在檔案查閱場所吸煙、使用明火等。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，明確保密級別和保密期限。2.利用者在查閱、借閱、復(fù)制、摘錄涉及公司/組織機密的檔案時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容予以保密。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制涉及公司/組織機密檔案的利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將機密檔案提供給無關(guān)人員查閱、借閱、復(fù)制或摘錄。4.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒利用者注意保密事項，防止檔案信息泄露。如發(fā)現(xiàn)利用者有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止，并追究其責(zé)任。六、檔案利用登記的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用登記情況進(jìn)行自查，檢查登記信息是否準(zhǔn)確、完整，利用流程是否規(guī)范，安全與保密措施是否落實等。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計，檢查檔案利用登記制度是否健全，是否存在違規(guī)利用檔案的情況等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.對于涉及檔案利用的投訴和舉報，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查處理，維護(hù)公司/組織檔案管理的良好秩序。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱、復(fù)制、摘錄檔案。2.擅自將檔案帶出查閱場所或轉(zhuǎn)借他人。3.涂改、污損、丟失檔案。4.泄露檔案內(nèi)容或違反保密規(guī)定。5.其他違反檔案利用登記制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求違規(guī)人員立即改正。2.對于違規(guī)行為造成檔案損壞、丟失或信息泄露的