文書檔案制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織文書檔案的管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實(shí)完整原則：確保文書檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)，保持檔案的完整性。3.便于利用原則：遵循方便利用的原則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，提高檔案查閱效率。二、文書檔案的歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織的各類文件、通知、決定、決議、章程、制度、規(guī)定等。2.公司/組織的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司/組織的人事任免、獎(jiǎng)懲文件等。5.公司/組織的行政事務(wù)處理文件，如辦公用品管理、車輛管理、安全保衛(wèi)等文件。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。2.公司/組織的業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。3.公司/組織的市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等。4.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的文件。（三）財(cái)務(wù)管理類1.公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.公司/組織的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。3.公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.公司/組織的資金管理、資產(chǎn)管理等文件。（四）黨群工作類1.公司/組織的黨組織文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)等。2.公司/組織的工會(huì)文件、活動(dòng)記錄等。3.公司/組織的共青團(tuán)文件、活動(dòng)記錄等。三、文書檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保各類文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文書檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷毀。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)收集一式多份，以備不同用途。（二）整理方法1.分類：按照文書檔案的歸檔范圍，將收集到的文件進(jìn)行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、黨群工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類文書檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將每份文件按順序排列整齊，進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊。4.編目：編制文書檔案的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等信息，以便查閱。四、文書檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于緊急文件或特殊情況的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案移交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文書檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案管理部門將核對(duì)無(wú)誤的文書檔案進(jìn)行上架保管，并做好登記。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的文書檔案分為30年、10年兩種。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況確定。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)備。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織文書檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.涉及公司/組織機(jī)密的文書檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文書檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各部門提供文書檔案的查閱服務(wù)，滿足工作需要。2.對(duì)于需要復(fù)制、摘抄文書檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《文書檔案復(fù)制摘抄申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定辦理。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，定期開展檔案編研工作，為公司/組織提供決策參考。六、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀文書檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、電子文書檔案管理（一）電子文書檔案的收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文書檔案收集齊全，并進(jìn)行分類整理。2.電子文書檔案應(yīng)采用通用格式保存，確保其可讀性和可利用性。（二）電子文書檔案的整理與歸檔1.電子文書檔案的整理應(yīng)按照文書檔案的歸檔范圍和分類方法進(jìn)行，確保其系統(tǒng)性和完整性。2.電子文書檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。3.電子文書檔案的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文書檔案同步進(jìn)行，確保兩者的一致性。（三）電子文書檔案的查閱與利用1.電子文書檔案的查閱與利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)文書檔案相同的原則和程序。