離任檔案交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織人員離任時檔案交接工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，防止檔案丟失、損壞或泄密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有因離職、退休、調(diào)動等原因離開原工作崗位的人員檔案交接工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)完整原則：交接的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠全面反映離任人員的工作經(jīng)歷和業(yè)績。3.及時高效原則：離任人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案交接，確保工作的順利進(jìn)行。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)問題能夠及時追溯和解決。二、檔案范圍（一）人事檔案1.員工履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等基本信息資料。2.勞動合同、崗位變動記錄、薪資調(diào)整記錄等工作經(jīng)歷相關(guān)資料。3.培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等業(yè)績評價資料。4.社會保險繳納記錄、住房公積金繳納記錄等社會保障資料。（二）業(yè)務(wù)檔案1.工作中形成的各類文件、報告、報表、合同等資料。2.項目文檔，包括項目計劃、方案、執(zhí)行記錄、總結(jié)報告等。3.客戶資料，如客戶名單、聯(lián)系方式、合作協(xié)議等。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄，如銷售數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、運(yùn)營數(shù)據(jù)等。（三）其他檔案1.個人榮譽(yù)證書、獲獎證明等榮譽(yù)資料。2.參加會議、培訓(xùn)、活動的相關(guān)記錄和資料。3.其他與工作相關(guān)的重要資料。三、交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.離任人員在接到離職通知后，應(yīng)及時整理個人檔案資料，確保資料齊全、完整。2.填寫《離任檔案交接清單》，詳細(xì)列出所交接檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。3.將整理好的檔案資料按類別進(jìn)行分類整理，并裝入檔案袋或文件夾中，標(biāo)注清楚檔案內(nèi)容和所屬類別。（二）交接手續(xù)辦理1.離任人員應(yīng)在規(guī)定的離職日期前，將整理好的檔案資料及《離任檔案交接清單》一并提交給所在部門負(fù)責(zé)人或指定的檔案接收人員。2.部門負(fù)責(zé)人或檔案接收人員對交接的檔案資料進(jìn)行核對，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與離任人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。3.核對無誤后，交接雙方在《離任檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，并注明交接日期?！峨x任檔案交接清單》一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（三）檔案保管與移交1.部門負(fù)責(zé)人或檔案接收人員應(yīng)將接收的檔案資料妥善保管，按照公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行分類存放。2.如需將檔案資料移交至公司/組織的檔案管理部門，應(yīng)填寫《檔案移交登記表》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收移交的檔案資料后，應(yīng)對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理，確保檔案符合公司/組織的檔案管理要求。四、交接責(zé)任（一）離任人員責(zé)任1.離任人員應(yīng)確保所交接的檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得隱瞞或遺漏重要信息。2.按照規(guī)定的時間和要求完成檔案交接工作，不得拖延或拒絕交接。3.在檔案交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或缺失，應(yīng)及時負(fù)責(zé)補(bǔ)充或更正。4.對所交接的檔案資料的保密性負(fù)責(zé)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）接收人員責(zé)任1.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對交接的檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.及時辦理檔案交接手續(xù)，不得無故拒絕接收或拖延辦理。3.對接收的檔案資料妥善保管，按照公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行管理，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。4.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或損壞，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）監(jiān)督責(zé)任1.在檔案交接過程中，公司/組織的人力資源部門或?qū)徲嫴块T應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保交接工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。2.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.如發(fā)現(xiàn)交接雙方存在違規(guī)行為，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案管理與查閱（一）檔案管理1.公司/組織的檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，對離任人員的檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行整理、歸檔和更新，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案資料被盜、被篡改或丟失。（二）檔案查閱權(quán)限1.因工作需要查閱離任人員檔案資料的，應(yīng)按照公司/組織的檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱檔案資料應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。六、保密規(guī)定（一）保密范圍1.離任人員的個人隱私信息，如身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案資料。3.其他需要保密的檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)對所交接的檔案資料嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案交接過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封檔案袋、限制查閱人員等。3.對涉及保密信息的檔案資料，應(yīng)按照公司/組織的保密制度進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期組織檔案交接相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工對檔案交接工作的認(rèn)識和重視程度。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案交接的流程、責(zé)任、保密規(guī)定等方面的知識，確保員工熟悉檔案交接工作的要求和方法。3.通過培訓(xùn)，使員工了解檔案交接工作的重要性，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識和保密意識。（二）宣傳1.利用公司/組織內(nèi)部的宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳檔案交接制度的相關(guān)內(nèi)容，提高制度的知曉率。2.定期發(fā)布檔案交接工作的動態(tài)和案例，引導(dǎo)員工自覺遵守檔案交接制度。3.鼓勵員工對檔案交接工作提出意見和建議，不斷完善檔案交接