檔案材料清理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和有效性，提高檔案利用效率，特制定本檔案材料清理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、保管、利用等過程中的檔案材料清理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清理工作合法合規(guī)。2.全面清理原則：對公司各類檔案材料進(jìn)行全面清查，不留死角。3.分類管理原則：按照檔案的類別、來源、時間等因素進(jìn)行分類清理，便于管理和查找。4.安全保密原則：在檔案清理過程中，確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。二、檔案清理的組織與職責(zé)（一）檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的數(shù)據(jù)清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案清理工作，研究解決清理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清理工作計劃和方案，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門開展檔案清理工作，對清理過程中遇到的問題進(jìn)行解答和處理。3.負(fù)責(zé)對各部門清理后的檔案進(jìn)行審核、整理和歸檔，確保檔案質(zhì)量。4.定期對檔案清理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，提出改進(jìn)措施和建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的清理工作，按照檔案清理制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行全面清查、分類、整理和鑒定。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案清理工作，確保清理工作的順利進(jìn)行。3.將清理后的檔案移交公司檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的審核、整理和歸檔工作。三、檔案清理的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.各類紅頭文件、請示報告、通知、會議紀(jì)要等。2.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項目文檔等。4.人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.財務(wù)檔案、審計檔案、稅務(wù)檔案等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、測試報告等。2.工藝文件檔案，包括工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。3.設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.基建檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工記錄等。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。（四）電子檔案1.各類電子文檔，包括辦公文件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、圖片、音頻、視頻等。2.電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份。四、檔案清理的方法與步驟（一）清查階段1.各部門按照檔案清理范圍和內(nèi)容，對本部門的檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案的數(shù)量、種類、完整性等情況。2.填寫檔案清查登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、存放地點等信息。（二）分類階段1.根據(jù)檔案的類別、來源、時間等因素，對清查后的檔案進(jìn)行分類。2.文書檔案按照年度、保管期限進(jìn)行分類；科技檔案按照項目、專業(yè)進(jìn)行分類；會計檔案按照會計年度、類別進(jìn)行分類。（三）整理階段1.對分類后的檔案進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無效的檔案材料。2.對破損、褪色、字跡模糊的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案整理規(guī)范，對檔案進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理。（四）鑒定階段1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.填寫檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄檔案的鑒定情況和處理意見。（五）銷毀階段1.對鑒定為銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、存放地點等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔。（六）歸檔階段1.對清理后需要歸檔的檔案，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理、編目、裝訂等處理。2.將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核、登記，確保檔案質(zhì)量，并將檔案妥善保管。五、檔案清理的時間安排（一）定期清理每年[具體時間]，公司組織一次全面的檔案清理工作，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成本部門檔案的清理工作，并將清理后的檔案移交公司檔案管理部門。（二）不定期清理根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案管理需要等情況，適時組織不定期的檔案清理工作，對特定領(lǐng)域或特定時間段的檔案進(jìn)行清理。六、檔案清理的質(zhì)量要求（一）準(zhǔn)確性檔案清理過程中，要確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤，不得遺漏、篡改檔案內(nèi)容。（二）完整性檔案清理要保證檔案的完整性，不得丟失重要的檔案材料。（三）規(guī)范性檔案清理工作要嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行，確保檔案整理、編目、裝訂等符合要求。（四）安全性在檔案清理過程中，要確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。七、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門檔案清理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司審計部門對檔案清理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，確保檔案清理工作合法合規(guī)。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改落實。八、檔案清理的責(zé)任追究（一）對違反檔案清理制度的