制度信用檔案總則目的為加強(qiáng)公司/組織的制度信用建設(shè)，規(guī)范制度信用檔案的管理，提高公司/組織的管理水平和公信力，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在制度執(zhí)行過程中涉及的信用信息管理?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：制度信用檔案的建立、管理和使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的合法性、真實(shí)性和完整性。2.客觀公正原則：以客觀事實(shí)為依據(jù)，公正記錄公司/組織及員工在制度執(zhí)行過程中的信用表現(xiàn)，不受主觀因素干擾。3.全面及時(shí)原則：全面收集、整理和記錄與制度執(zhí)行相關(guān)的各類信用信息，并及時(shí)更新，保證檔案信息的時(shí)效性。4.保密安全原則：嚴(yán)格保密制度信用檔案中的信息，確保信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。制度信用檔案的內(nèi)容公司/組織信用信息1.制度建設(shè)情況各項(xiàng)規(guī)章制度的制定、修訂及廢止情況。制度的科學(xué)性、合理性、完整性評(píng)估。2.制度執(zhí)行情況公司/組織整體對(duì)制度的執(zhí)行力度、執(zhí)行效果評(píng)估。制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題及處理情況。3.違規(guī)違紀(jì)記錄公司/組織因違反法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范或內(nèi)部制度而受到的處罰記錄。涉及的違規(guī)違紀(jì)行為的詳細(xì)情況，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過等。員工信用信息1.制度遵守情況員工遵守公司/組織各項(xiàng)規(guī)章制度的表現(xiàn)，如考勤記錄、工作紀(jì)律等。員工對(duì)制度的理解和執(zhí)行能力評(píng)估。2.違規(guī)違紀(jì)行為員工違反公司/組織制度的具體行為記錄，包括違規(guī)時(shí)間、違規(guī)事項(xiàng)、造成的影響等。員工因違規(guī)違紀(jì)受到的處理結(jié)果，如警告、罰款、降職、辭退等。3.獎(jiǎng)勵(lì)表彰情況員工因遵守制度、表現(xiàn)突出而獲得的公司/組織內(nèi)部或外部的獎(jiǎng)勵(lì)表彰記錄。獎(jiǎng)勵(lì)表彰的具體內(nèi)容、級(jí)別及時(shí)間。制度信用檔案的建立與收集檔案建立主體公司/組織設(shè)立專門的制度信用檔案管理部門（以下簡稱“檔案管理部門”），負(fù)責(zé)制度信用檔案的統(tǒng)一建立、管理和維護(hù)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工制度信用信息的收集、整理和報(bào)送工作。信息收集渠道1.內(nèi)部管理系統(tǒng)：通過公司/組織的內(nèi)部管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)收集員工的考勤、工作任務(wù)完成情況、內(nèi)部審批等相關(guān)信息，作為制度信用信息的重要來源。2.部門報(bào)送：各部門定期向檔案管理部門報(bào)送本部門員工的制度遵守情況、違規(guī)違紀(jì)及獎(jiǎng)勵(lì)表彰等信息，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。3.監(jiān)督檢查記錄：公司/組織內(nèi)部的監(jiān)督檢查部門在日常檢查、專項(xiàng)審計(jì)等工作中發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，及時(shí)反饋給檔案管理部門，納入制度信用檔案。4.外部信息獲?。宏P(guān)注政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等發(fā)布的與公司/組織相關(guān)的信用信息，如行政處罰、榮譽(yù)稱號(hào)等，及時(shí)收集并補(bǔ)充到制度信用檔案中。信息收集要求1.真實(shí)性：信息提供部門和個(gè)人應(yīng)確保所提供信息的真實(shí)性，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或篡改信息。2.準(zhǔn)確性：收集的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，詳細(xì)記錄事件的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、經(jīng)過及結(jié)果等關(guān)鍵要素。3.完整性：全面收集與制度執(zhí)行相關(guān)的各類信息，避免遺漏重要信息。4.及時(shí)性：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)報(bào)送信息，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。制度信用檔案的整理與歸檔整理原則1.分類清晰原則：按照公司/組織信用信息和員工信用信息兩大類別，進(jìn)一步細(xì)分具體項(xiàng)目，確保檔案內(nèi)容分類明確，便于查找和管理。2.邏輯連貫原則：對(duì)同一事件或同一員工的信用信息進(jìn)行集中整理，保持信息的連貫性和關(guān)聯(lián)性。3.便于查詢?cè)瓌t：建立科學(xué)合理的索引目錄，方便快速準(zhǔn)確地查詢所需信息。整理方法1.資料分類：將收集到的各類制度信用信息按照上述整理原則進(jìn)行分類，分別歸入公司/組織信用檔案和員工信用檔案。2.編號(hào)編排：為每個(gè)檔案類別、檔案條目及具體信息賦予唯一的編號(hào)，以便于標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于記憶和查詢。3.目錄編制：根據(jù)分類和編號(hào)情況，編制詳細(xì)的檔案目錄，注明各類信息的名稱、編號(hào)、存放位置等，方便查閱和檢索。歸檔要求1.紙質(zhì)檔案歸檔：對(duì)重要的紙質(zhì)文件資料，如處罰決定書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等，應(yīng)進(jìn)行掃描備份，并按照檔案整理順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，存入專門的檔案柜中。2.電子檔案歸檔：將整理好的制度信用信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案庫。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.定期歸檔：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集到的制度信用信息進(jìn)行整理和歸檔，原則上每月進(jìn)行一次小歸檔，每季度進(jìn)行一次大歸檔，確保檔案信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。制度信用檔案的查詢與使用查詢權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部查詢公司/組織管理層有權(quán)查詢公司/組織整體的制度信用檔案，了解公司/組織的制度建設(shè)和執(zhí)行情況，為決策提供參考依據(jù)。各部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查詢本部門員工的制度信用檔案，以便掌握部門內(nèi)部員工的工作表現(xiàn)，進(jìn)行針對(duì)性的管理和指導(dǎo)。人力資源部門在進(jìn)行員工績效考核、晉升、獎(jiǎng)懲等工作時(shí)，有權(quán)查詢相關(guān)員工的制度信用檔案，作為重要的參考依據(jù)。2.外部查詢因法律法規(guī)要求或工作需要，政府部門、司法機(jī)關(guān)等有權(quán)依法查詢公司/組織的制度信用檔案。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和提供相關(guān)信息。在與合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，經(jīng)公司/組織授權(quán)，合作伙伴可查詢公司/組織的部分制度信用信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議。查詢流程1.內(nèi)部查詢流程查詢?nèi)颂顚憽吨贫刃庞脵n案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢范圍等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)查詢申請(qǐng)表的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相應(yīng)的制度信用檔案信息，并做好查詢記錄。2.外部查詢流程外部機(jī)構(gòu)提出查詢申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的證明文件和查詢函，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢范圍等信息。檔案管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定程序向外部機(jī)構(gòu)提供相關(guān)制度信用檔案信息，并做好登記備案工作。使用規(guī)定1.內(nèi)部使用規(guī)定公司/組織內(nèi)部各部門在使用制度信用檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查詢權(quán)限和流程進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露查詢信息。制度信用檔案信息僅供內(nèi)部管理使用，不得用于其他非工作目的。如需將檔案信息用于對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)，應(yīng)經(jīng)過公司/組織相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)，并對(duì)信息進(jìn)行適當(dāng)處理，確保不泄露敏感信息。2.外部使用規(guī)定向外部機(jī)構(gòu)提供制度信用檔案信息時(shí)，應(yīng)與對(duì)方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息的安全和保密。外部機(jī)構(gòu)使用公司/組織制度信用檔案信息后，應(yīng)及時(shí)歸還相關(guān)資料，并不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他未經(jīng)授權(quán)的用途。制度信用檔案的更新與維護(hù)更新原則1.動(dòng)態(tài)跟蹤原則：制度信用檔案應(yīng)實(shí)時(shí)跟蹤公司/組織及員工的制度執(zhí)行情況，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)反饋原則：對(duì)于新發(fā)生的制度信用事件，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將信息反饋給檔案管理部門，以便及時(shí)更新檔案。3.定期審核原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)制度信用檔案進(jìn)行審核，檢查檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改。更新內(nèi)容1.公司/組織信用信息更新制度建設(shè)方面：如有新制度出臺(tái)、舊制度修訂或廢止，應(yīng)及時(shí)更新制度建設(shè)情況記錄。制度執(zhí)行方面：定期對(duì)公司/組織整體制度執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，更新執(zhí)行效果評(píng)估信息。違規(guī)違紀(jì)記錄：及時(shí)記錄公司/組織新發(fā)生的違規(guī)違紀(jì)事件及處理結(jié)果，確保違規(guī)違紀(jì)檔案的實(shí)時(shí)更新。2.員工信用信息更新制度遵守情況：根據(jù)員工日?？记?、工作紀(jì)律等方面的變化，及時(shí)更新員工的制度遵守記錄。違規(guī)違紀(jì)行為：員工如有新的違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生，所在部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將詳細(xì)信息報(bào)送檔案管理部門，更新員工違規(guī)違紀(jì)檔案。獎(jiǎng)勵(lì)表彰情況：及時(shí)收集員工新獲得的獎(jiǎng)勵(lì)表彰信息，更新員工獎(jiǎng)勵(lì)表彰檔案。維護(hù)措施1.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)制度信用檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。2.安全防護(hù)：建立健全檔案信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運(yùn)行效率。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員及信息收集報(bào)送人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保制度信用檔案管理工作的規(guī)范、高效進(jìn)行。制度信用檔案的保密與安全保密制度1.保密責(zé)任：公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守制度信用檔案的保密規(guī)定，對(duì)檔案信息的保密負(fù)責(zé)。檔案管理部門工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密范圍：制度信用檔案中的所有信息，包括公司/組織信用信息和員工信用信息，均屬于保密范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。3.保密措施：采取物理隔離、密碼保護(hù)、權(quán)限控制等措施，確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全性。對(duì)涉及敏感信息的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，并嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。安全管理1.安全制度建設(shè)：建立健全制度信用檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任和流程，確保檔案信息的安全。2.安全設(shè)施配備：配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，保障檔案實(shí)體的安全。3.應(yīng)急處置預(yù)案：制定檔案信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生信息泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保能夠及時(shí)、有效地應(yīng)對(duì)各類安全事故。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)制度信用檔案的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案信息的收集、整理、歸檔、查詢、使用及更新維護(hù)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：接受政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，按照要求提供制度信用檔案信息，對(duì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)?？己宿k法1.考核指標(biāo)：制定制度信用檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性，查詢使用的規(guī)范性，保密安全措施的落實(shí)情況等方面。2.考核方式：