村檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本村檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為村務(wù)決策、管理、服務(wù)以及歷史研究等提供可靠依據(jù)，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。涵蓋村委會日常工作形成的文件、資料、記錄，以及涉及村民權(quán)益、村集體事務(wù)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面的相關(guān)材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本村檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本村各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，材料完整齊全。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，為村民和相關(guān)部門提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村黨支部書記為組長，村委會主任為副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本村檔案工作，研究解決檔案工作中的重大問題，監(jiān)督檔案工作制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)本村各類檔案的收集工作，定期對各部門和個人形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案利用負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，登記利用情況。積極主動地為村民和相關(guān)部門提供檔案信息，滿足其利用需求。5.檔案統(tǒng)計負(fù)責(zé)對本村檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類包括村黨支部的工作計劃、總結(jié)、會議記錄、黨員名冊、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨費(fèi)收繳記錄等。2.行政管理類村委會的工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、合同協(xié)議、規(guī)章制度、人事任免文件等。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類本村經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)收支賬目、資產(chǎn)登記、土地承包合同、招商引資項(xiàng)目資料等。4.社會事務(wù)類村民基本信息、社會保障資料、民政救助記錄、計劃生育檔案、教育衛(wèi)生相關(guān)材料、文化活動記錄等。5.其他類本村獲得的榮譽(yù)證書、獎狀、照片、音像資料等具有保存價值的材料。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門和個人在工作中形成的文件材料應(yīng)及時收集齊全，不得遺漏。確保每份文件材料的內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰、工整，簽字蓋章等應(yīng)符合規(guī)范要求。電子文件應(yīng)存儲格式統(tǒng)一、規(guī)范，確保能夠長期有效讀取。3.整理及時各部門和個人應(yīng)在工作結(jié)束后及時將文件材料整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。檔案管理人員應(yīng)定期對收集到的文件材料進(jìn)行檢查，督促各部門按時歸檔。（三）收集程序1.部門收集各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，按照歸檔要求對文件材料進(jìn)行初步整理，定期將整理好的文件材料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員集中收集檔案管理人員對各部門移交的文件材料進(jìn)行集中收集，進(jìn)行再次核對和整理，確保檔案的質(zhì)量。對收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通解決。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的檔案分為不同的年度類別。2.機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)本村內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會事務(wù)等類別。3.問題分類法在每個機(jī)構(gòu)類別下，按照文件反映的問題進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為綜合管理、組織人事、財務(wù)審計等小類。（二）編號規(guī)則1.全宗號為本村檔案管理全宗的編號，統(tǒng)一設(shè)定為本村代碼。2.年度號采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.機(jī)構(gòu)號按照機(jī)構(gòu)分類順序，為每個機(jī)構(gòu)類別編制一個兩位數(shù)字代碼，如黨群工作為“01”，行政管理為“02”等。4.問題號在每個機(jī)構(gòu)類別下，按照問題分類順序，為每個小類編制一個兩位數(shù)字代碼，如行政管理類中綜合管理為“01”，組織人事為“02”等。5.件號以每份文件為一個保管單位，在同一類別下從“1”開始依次編號。（三）編目要求1.編制歸檔文件目錄：歸檔文件目錄應(yīng)包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.編制檔案盒封面及脊背項(xiàng)目：檔案盒封面應(yīng)填寫全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等信息；脊背應(yīng)填寫全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、保管期限等信息。（四）裝訂方法歸檔文件應(yīng)按件裝訂，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備。庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）檔案裝具使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)按照分類編號順序存放，盒內(nèi)文件應(yīng)排列有序。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本村主要職能活動和歷史面貌的，對本村、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如村黨支部、村委會的重要文件、決議、合同協(xié)議、財務(wù)賬目等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。如一般性的文件、資料、記錄等。（四）檔案保管制度1.定期檢查制度檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。2.安全保密制度嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定,非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。對檔案的查閱、借閱等應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，防止檔案信息泄露。3.庫房管理制度保持檔案庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。檔案裝具應(yīng)擺放整齊，不得隨意堆放。六、檔案利用（一）利用范圍1.本村村民村民因個人事務(wù)需要查閱本人或與本人相關(guān)的檔案，如戶籍信息、社會保障記錄、土地承包合同等。2.村委會工作人員村委會工作人員因工作需要查閱相關(guān)檔案，用于村務(wù)決策、管理、服務(wù)等工作。3.上級部門及其他相關(guān)單位上級部門因工作檢查、指導(dǎo)等需要查閱本村相關(guān)檔案；其他相關(guān)單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱本村有關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱本村村民、村委會工作人員及其他符合條件的人員可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱人員找到所需檔案。查閱人員應(yīng)在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案原件的，須經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容對已過保管期限，且內(nèi)容已不具有查考利用價值的檔案進(jìn)行鑒定。如一般性的會議記錄、臨時性的文件等。2.現(xiàn)實(shí)利用價值根據(jù)本村當(dāng)前及未來工作的實(shí)際需要，判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價值。對已失去現(xiàn)實(shí)利用價值的檔案可考慮銷毀。3.重復(fù)文件對內(nèi)容重復(fù)、保存價值不大的檔案進(jìn)行鑒定，可保留一份具有代表性的檔案，其他重復(fù)檔案予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案管理