中學(xué)檔案收集制度一、總則（一）目的中學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項工作的真實記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。為了加強中學(xué)檔案的收集工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校管理、教育教學(xué)、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職工在工作活動中形成的各類檔案資料的收集。（三）基本原則1.真實性原則：檔案收集必須如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)校工作中形成的各種門類、各種載體的檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于保管和利用。4.時效性原則：及時收集檔案資料，避免檔案散失或遺漏，確保檔案的時效性。二、檔案收集的范圍與內(nèi)容（一）行政管理類檔案1.學(xué)校規(guī)劃與決策學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)、重要會議記錄、決議等。學(xué)校重大改革方案、決策過程文件、專家論證意見等。2.機構(gòu)設(shè)置與人事管理學(xué)校機構(gòu)設(shè)置、人員編制文件。教職工招聘、錄用、考核、獎懲、晉升、調(diào)動、退休等人事檔案材料。教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審材料、教師資格認定材料等。3.財務(wù)管理學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)審計報告。收費文件、票據(jù)存根、財務(wù)報表等。固定資產(chǎn)登記、清查文件。4.后勤管理：校園建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、竣工驗收報告；校園安全管理制度、安全檢查記錄、突發(fā)事件處理文件；物資采購計劃、合同、出入庫記錄等。（二）教育教學(xué)類檔案1.教學(xué)常規(guī)管理教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程標準。教師教案、教學(xué)課件、教學(xué)反思。學(xué)生學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。教學(xué)進度表、課程表、考試安排、試卷及成績分析等。2.教研活動教研計劃、總結(jié)、教研活動記錄。教師參加教研培訓(xùn)的文件、證書、心得體會。課題研究立項申請書、研究方案、研究報告、結(jié)題證書等。3.學(xué)生活動學(xué)生社團活動計劃、總結(jié)、活動記錄。學(xué)生競賽獲獎證書、參賽作品。學(xué)生社會實踐活動方案、報告、照片、影像資料等。（三）德育工作類檔案1.德育工作計劃、總結(jié)、活動方案2.班主任工作手冊、班級工作計劃、總結(jié)3.學(xué)生思想政治教育工作記錄，如主題班會記錄、心理健康教育活動記錄等4.學(xué)生獎懲文件、表彰大會材料（四）師資隊伍建設(shè)類檔案1.教師培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書2.教師業(yè)務(wù)檔案，包括教學(xué)工作量、教學(xué)成果、公開課記錄等3.教師師德師風(fēng)建設(shè)文件、師德考核記錄（五）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件，如黨支部工作計劃、總結(jié)、黨員名冊等2.黨員教育活動記錄、黨課教案3.工會工作計劃、總結(jié)、活動記錄4.共青團工作計劃、總結(jié)、活動記錄（六）其他類檔案1.學(xué)校榮譽檔案，包括獲得的各級各類榮譽證書、獎牌、獎杯等2.學(xué)校對外交流合作文件材料，如合作協(xié)議、交流活動記錄等3.校友捐贈檔案，包括捐贈協(xié)議、捐贈物品清單等4.學(xué)校大事記三、檔案收集的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定檔案收集制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作。2.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高檔案收集人員的業(yè)務(wù)水平。3.對全校檔案收集工作進行檢查和考核，確保檔案收集工作的質(zhì)量。4.負責(zé)接收、整理、保管各部門移交的檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案利用服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案收集工作的責(zé)任人，負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集制度的要求，及時收集本部門工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.對收集的檔案資料進行初步分類、整理，編制檔案目錄，便于移交和查閱。4.定期將整理好的檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）教職工個人職責(zé)1.按照學(xué)校檔案收集制度的規(guī)定，及時將本人在工作中形成的各類檔案資料交所在部門的檔案收集責(zé)任人。2.對本人提交的檔案資料的真實性、完整性負責(zé)，確保檔案資料符合歸檔要求。四、檔案收集的工作流程（一）檔案形成各部門和教職工在工作活動中應(yīng)及時形成各類檔案資料，并按照檔案管理的要求進行整理和保管。（二）定期收集1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期（每月或每季度）對本部門的檔案資料進行收集和整理，確保檔案資料不遺漏。2.對于一些重要的、時效性較強的檔案資料，如緊急會議記錄、重要文件等，應(yīng)及時收集歸檔。（三）整理編目1.檔案收集責(zé)任人對收集到的檔案資料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類。2.編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。（四）移交歸檔1.各部門檔案收集責(zé)任人在完成檔案資料的整理編目后，應(yīng)及時將檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門。2.移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。（五）審核接收1.檔案管理部門對各部門移交的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回原部門，要求其補充或更正。3.審核合格后，檔案管理部門將檔案資料進行正式歸檔，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。五、檔案收集的質(zhì)量要求（一）內(nèi)容完整1.檔案資料應(yīng)涵蓋學(xué)校各項工作的各個方面，不得遺漏重要信息。2.對于一些連續(xù)性的工作，如教學(xué)計劃、教研活動等，應(yīng)收集完整的系列資料。（二）手續(xù)完備1.檔案資料應(yīng)具備相應(yīng)的簽字、蓋章等手續(xù)，確保檔案的真實性和有效性。2.對于一些重要文件，如合同、協(xié)議等，應(yīng)保存原件，并確保其內(nèi)容清晰、完整。（三）格式規(guī)范1.檔案資料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如紙張大小、字體、排版等，便于整理和保管。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（四）整理有序1.檔案資料應(yīng)按照檔案分類方案進行科學(xué)分類，排列有序，便于查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)清晰準確，與檔案資料一一對應(yīng)，便于索引。六、檔案收集的時間要求（一）日常收集各部門應(yīng)在每月底或每季度末將本部門當月或當季度形成的檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門。（二）年度歸檔每年年底，各部門應(yīng)將本年度形成的所有檔案資料進行全面整理和歸檔，并移交學(xué)校檔案管理部門。（三）特殊情況對于一些特殊情況形成的檔案資料，如突發(fā)事件處理文件、緊急會議記錄等，應(yīng)在事件處理完畢或會議結(jié)束后及時收集歸檔。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案管理部門定期對各部門的檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準確性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將檔案收集工作納入學(xué)校各部門的年度考核內(nèi)容，對檔案收集工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于檔案收集工作不力導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或延誤歸檔的部門和個人，進行通報批評，并責(zé)令其限期整改。整改不力的，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進行處理。八、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護。3.電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度