檔案制度管理原則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度管理原則。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理職責(zé)1.公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔等工作，并對(duì)檔案進(jìn)行集中保管和維護(hù)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案工作，妥善保管和使用在工作中形成的各類(lèi)檔案。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門(mén)及員工在工作過(guò)程中應(yīng)按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和格式要求，認(rèn)真、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠、完整。2.對(duì)于重要文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等，應(yīng)采用電子文檔與紙質(zhì)文檔同時(shí)保存的方式，電子文檔應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并定期進(jìn)行備份。（二）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)檔案：包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.人事管理類(lèi)檔案：?jiǎn)T工的入職、離職、調(diào)動(dòng)、薪酬福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案：市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售合同、客戶資料、項(xiàng)目策劃與執(zhí)行文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。5.技術(shù)研發(fā)類(lèi)檔案：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專(zhuān)利申請(qǐng)資料等。6.其他類(lèi)檔案：與公司/組織經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的各類(lèi)聲像資料、實(shí)物檔案等。（三）收集時(shí)間與方式1.各部門(mén)應(yīng)在每月末或每季度末對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行初步整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要或緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。2.檔案管理部門(mén)可定期到各部門(mén)進(jìn)行檔案收集，也可通過(guò)部門(mén)報(bào)送、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享等方式獲取檔案資料。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)別的檔案集中存放，便于查找。（二）分類(lèi)方法1.行政管理類(lèi)檔案可按照文件的性質(zhì)、用途分為綜合管理、行政事務(wù)、黨團(tuán)工作等類(lèi)別。2.人事管理類(lèi)檔案可按照員工類(lèi)別、檔案內(nèi)容分為員工基本信息、人事變動(dòng)、培訓(xùn)考核、薪酬福利等類(lèi)別。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)檔案可按照會(huì)計(jì)年度、檔案類(lèi)型分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)資料等類(lèi)別。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案可按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域、項(xiàng)目階段分為市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理等類(lèi)別。5.技術(shù)研發(fā)類(lèi)檔案可按照研發(fā)項(xiàng)目、技術(shù)專(zhuān)業(yè)分為項(xiàng)目文檔、技術(shù)文件、專(zhuān)利資料等類(lèi)別。（三）歸檔要求1.檔案整理人員應(yīng)按照分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，編制檔案目錄清單。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.歸檔的檔案應(yīng)確保紙質(zhì)文檔與電子文檔內(nèi)容一致，電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以保證檔案的質(zhì)量。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備等，確保檔案存放有序、安全。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障和損壞情況。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具體保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行合理確定。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并形成清查報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、檔案專(zhuān)業(yè)人員等組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)于擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式與要求1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合公司/組織的利益和國(guó)家法律法規(guī)要求。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案資料。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的審批程序辦理，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途、查閱或借閱期限等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核后，為查閱或借閱人員辦理相關(guān)手續(xù)，提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房；借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部人員查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱或借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍、期限等信息，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)與外部人員簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議要求提供檔案查閱或借閱服務(wù)。（四）利用記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息。2.利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)在工作中接觸到的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，確保檔案信息安全。（二）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備、查閱場(chǎng)所等的安全管理。2.配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及利用人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員及相關(guān)人員的應(yīng)急處置能力。3.一