檔案查詢借閱制度一、總則1.目的為了加強公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案查詢借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中涉及檔案查詢借閱的相關活動。3.檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理，制定和完善檔案管理制度。對各類檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。按照規(guī)定對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。對檔案查詢借閱情況進行登記和統(tǒng)計，定期向公司/組織領導匯報檔案管理工作情況。2.檔案形成部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查詢借閱工作，提供必要的協(xié)助和信息。對本部門形成的檔案的利用情況進行跟蹤和反饋，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.檔案利用部門職責根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序申請檔案查詢借閱。嚴格遵守檔案查詢借閱制度，妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失或銷毀檔案。在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所借閱的檔案，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。對所借閱檔案的利用效果進行總結和反饋，為檔案管理部門提供參考。三、檔案查詢1.查詢范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查詢與其工作相關的檔案。具體查詢范圍由檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容和員工工作職責進行界定。2.查詢申請員工如需查詢檔案，應填寫《檔案查詢申請表》，詳細注明查詢檔案的名稱、文號、形成時間、查詢目的等信息。將《檔案查詢申請表》提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對查詢申請進行認真審核，并簽署意見。經(jīng)部門負責人審核同意后，將《檔案查詢申請表》提交至檔案管理部門。3.查詢審批檔案管理部門收到《檔案查詢申請表》后，應進行嚴格的審批。審批內(nèi)容包括查詢申請的合理性、查詢范圍的準確性、查詢目的的真實性等。對于涉及重要機密檔案的查詢申請，檔案管理部門應報公司/組織主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門應及時通知查詢申請人，并告知其查詢的時間、地點和方式。4.查詢方式檔案管理部門應根據(jù)檔案的性質(zhì)和查詢需求，為查詢申請人提供多種查詢方式，如現(xiàn)場查閱、電子檔案查詢等?，F(xiàn)場查閱檔案時，檔案管理部門應安排專人負責接待和協(xié)助查詢，確保查詢工作的順利進行。查詢申請人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。電子檔案查詢應通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進行，檔案管理部門應確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，為查詢申請人提供便捷的查詢服務。查詢申請人應嚴格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，不得擅自對電子檔案進行修改、刪除等操作。四、檔案借閱1.借閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案。具體借閱范圍由檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容和員工工作職責進行界定。2.借閱申請員工如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、形成時間、借閱期限、借閱用途等信息。將《檔案借閱申請表》提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行認真審核，并簽署意見。經(jīng)部門負責人審核同意后，將《檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門。3.借閱審批檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應進行嚴格的審批。審批內(nèi)容包括借閱申請的合理性、借閱范圍的準確性、借閱期限的適當性、借閱用途的真實性等。對于涉及重要機密檔案的借閱申請，檔案管理部門應報公司/組織主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門應及時通知借閱申請人，并告知其借閱的時間、地點和方式。4.借閱手續(xù)借閱申請人應在檔案管理部門指定的時間和地點辦理借閱手續(xù)，領取所借閱的檔案。檔案管理部門應與借閱申請人當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并填寫《檔案借閱登記表》，雙方簽字確認。借閱申請人應向檔案管理部門提交有效身份證件或工作證件，作為借閱檔案的憑證。5.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延期使用，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請，經(jīng)批準后方可延期。續(xù)借期限不得超過原借閱期限。6.借閱歸還借閱申請人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案，不得逾期歸還。歸還檔案時，借閱申請人應將檔案整理整齊，確保檔案的完好無損。檔案管理部門應與借閱申請人當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱申請人應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。五、檔案保密1.保密原則公司/組織全體員工應嚴格遵守檔案保密制度,對在檔案查詢借閱過程中知悉的公司/組織機密信息予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.保密措施檔案管理部門應加強對檔案存儲場所的安全管理，設置必要的安全防護設施，確保檔案的安全保密。對涉及機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱和借閱范圍。在檔案查詢借閱過程中，檔案管理人員應嚴格遵守操作規(guī)程，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的查閱借閱場所，不得在非工作時間查閱借閱檔案。檔案利用部門和個人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。員工離職時，應將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門，并辦理相關的交接手續(xù)。六、檔案利用監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應定期對檔案查詢借閱情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案查詢借閱制度的嚴格執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查詢借閱申請的審批情況、查詢借閱手續(xù)的辦理情況、檔案的歸還情況、檔案的保密情況等。對于違反檔案查詢借閱制度的行為，檔案管理部門應及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.考核評價公司/組織應將檔案查詢借閱制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對檔案管理部門和檔案利用部門的工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范化程度、檔案查詢借閱服務質(zhì)量、檔案利用效果等。對于在檔案查詢借閱工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司/組織應給予表彰和獎勵；對于違反檔案查詢借閱制度的部門和個人，應給